Poradnik Przedsiębiorcy

Koszty dojazdu przedsiębiorcy do firmy - jak dokumentować?

Często zdarza się, że miejsce wykonywania działalności gospodarczej jest oddalone od miejsca zamieszkania przedsiębiorcy. Kiedy odległość jest znaczna, przedsiębiorca zmuszony jest skorzystać ze środków transportu. Czy i na jakich zasadach przedsiębiorca ma prawo rozliczać koszty dojazdu do firmy i z powrotem?

Koszty dojazdu jako koszty uzyskania przychodu

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT za koszty uzyskania przychodu uznaje się koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania/zabezpieczenia źródła tych przychodów (z wyłączeniem kosztów zawartych w art. 23).

W związku z powyższym koszty dojazdu przedsiębiorcy do firmy i z powrotem mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu.

Koszty dojazdu - stanowisko organów podatkowych

Organy podatkowe w pełni zgadzają się z uznaniem zarówno kosztów dojazdu do firmy, jak i z powrotem za koszty uzyskania przychodu. Zgodnie z prezentowanym przez nich stanowiskiem, przejazdy przedsiębiorcy z miejsca zamieszkania do firmy, jak i z firmy do domu są niezbędne w celu efektywnego prowadzenia działalności gospodarczej. Tym samym koszty związane z dojazdami spełniają warunek zawarty w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT - są ponoszone w celu uzyskania bądź zachowania źródła przychodów.

Przykładem takiego stanowiska może być interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 12.06.2008 roku (ITPB1/415-221/08/DP) (...)jeżeli codzienne dojazdy Wnioskodawcy z miejsca zamieszkania do miejsca wykonywania działalności są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania firmy, a w konsekwencji do osiągnięcia przez Wnioskodawcę przychodów, wydatki poniesione na ten cel mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej(...).

Koszty dojazdu - sposób dokumentowania

Wymogi dotyczące sposobu udokumentowania kosztów dojazdu przedsiębiorcy do firmy i z powrotem są różne. Zależą przede wszystkim od tego, jaką formą komunikacji przedsiębiorca się przemieszcza. W przypadku, gdy przedsiębiorca:

  • korzysta z usług wyspecjalizowanych przewoźników (taksówki, komunikacja miejska itp.) - podstawą udokumentowania kosztów będą faktury, rachunki, bilety za przejazd itd;
  • korzysta z samochodu firmowego (wpisanego do ewidencji ŚT) - podstawę zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu stanowić będą faktury i rachunki związane z eksploatacją pojazdu (np. rachunek za paliwo);
  • korzysta z niefirmowego samochodu osobowego (prywatnego, użyczonego, wynajmowanego) - konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówki. Na jej podstawie koszty dojazdu przedsiębiorcy zalicza się do kosztów uzyskania przychodu Należy jednak podkreślić, że możliwość ta podlega pewnym ograniczeniom (zależy od kwoty stanowiącej iloczyn ilości km przejechanych na potrzeby działalności gospodarczej i przyjętej stawki za 1 km przebiegu pojazdu). Udokumentowanie kosztów, podobnie jak w przypadku samochodu firmowego stanowić będą dokumenty związane z eksploatacją pojazdu (faktury, rachunki itp.)

Przykład 1.

Pan Jan prowadzi działalność gospodarczą we Wrocławiu. Jego miejsce zamieszkania znajduję się 15 km od granicy miasta. Pan Jan:

  • do Wrocławia dojeżdża pociągiem, a z dworca do firmy przemieszcza się korzystając z komunikacji miejskiej - podstawą zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu są: bilet PKP oraz bilety komunikacji miejskiej,
  • dojeżdża samochodem firmowym, który tankuje na stacji benzynowej po drodze do pracy - faktura lub rachunek za paliwo stanowi koszty uzyskania przychodu,
  • używa swojego prywatnego samochodu osobowego - koszty uzyskania przychodu również dokumentuje fakturami, rachunkami za paliwo itp. dodatkowo prowadzi jednak kilometrówkę z dokładnym rozpisem tras.