Powinno wydawać się oczywistym to, że wydatki prywatne - mające charakter osobisty - nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodów z działalności gospodarczej. Organy skarbowe bardzo pilnują tego, aby podatnicy ujmowali w kosztach podatkowych tylko te nakłady, które miały związek bezpośredni, czy też pośredni z uzyskanych przychodem. Jednak czy tak jest zawsze? To zależy…
Jakie dane na fakturze dla osoby fizycznej prowadzącej działalność
Przedsiębiorcą w rozumieniu przepisów jest każda osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna posiadająca zdolność prawną, która wykonuje we własnym imieniu działalność gospodarczą. Pod pojęciem działalności gospodarczej, natomiast kryje się zarobkowa działalność wytwórcza, budowlana, handlowa, usługowa, a także działalność zawodowa, wykonywana w sposób zorganizowany i ciągły.
Ważną kwestią, którą należy poruszyć, jest posiadanie tzw. osobowości prawnej. Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą nie ma wyodrębnionej osobowości prawnej, a co za tym idzie to przedsiębiorca odpowiada całym swoim majątkiem za rozliczenia podatkowe, a nie firma jako podmiot gospodarczy.
Powyższe informacje mają związek natomiast z osądem dotyczącym charakteru poniesionych wydatków. Co istotne, umieszczenie na dowodzie księgowym - jakimi są faktura, rachunek lub inny dokument - wyłącznie imienia i nazwiska osoby prowadzącej działalność nie jest jednoznaczne z tym, iż jest to koszt prywatny. Wynika to bowiem z obecnie obowiązujących przepisów dotyczących fakturowania zamieszczonych w Ustawie o podatku od towarów i usług. Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT faktura powinna zawierać m.in. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy.
Zatem osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, która posługuje się jednocześnie osobną nazwą firmy, może umieszczać na fakturach - sprzedażowych oraz zakupowych - wyłącznie swoje imię i nazwisko, bez konsekwencji podatkowych. W związku z tym niewskazanie nazwy przedsiębiorstwa na dokumencie kosztowym nie przesądza od razu, iż jest to wydatek poniesiony na cele prywatne podatnika.
Koszty podatkowe a wydatki prywatne
Zasadą ogólną, znaną już chyba każdemu podatnikowi prowadzącemu własny biznes, jest to, iż kosztem uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów, czy też zabezpieczenia bądź zachowania ich źródła. Co ważne, dane wydatki nie mogą być wymienione w katalogu wyłączeń z kosztów podatkowych zamieszczonym w art. 23 ust. 1 Ustawy o PIT.
Oprócz obowiązku właściwego udokumentowania kosztów dowodami księgowymi, spełniającymi określone warunki, wydatki powinny być ekonomicznie uzasadnione. W tym momencie warto wspomnieć, że powiązanie kosztów z danymi przychodami nie musi być tylko bezpośrednie. Koszt może również pośrednio wpływać na wysokość uzyskanego przychodu, zabezpieczając, zachowując lub wpływając na jego wzrost. Przykładem takich wydatków mogą być opłaty na utrzymanie lokalu, w którym jest prowadzona działalność, czynsz, reklamę itp. Ważne jest w tym przypadku hipotetyczne założenie, iż dany koszt przyczyni się do uzyskania przychodów w przyszłości.
W praktyce jednak bardzo często mają miejsce sytuacje, w których na początku poniesione wydatki prywatne mogą zostać następnie zaliczone do kosztów prowadzonej działalności. Najczęściej można wyróżnić przypadki, w których ponoszone są wydatki przed rozpoczęciem działalności gospodarczej - przykładowo zakup towarów handlowych lub materiałów, które następnie wykorzystywane są w nowo otwartej firmie.
Żadne obecnie obowiązujące przepisy nie zabraniają podatnikowi zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przed założeniem działalności gospodarczej. Obowiązkowe jest jednak wykorzystywanie ich wyłącznie w celach prowadzenia firmy. W przypadku nabycia towarów handlowych i materiałów należy je ująć w sporządzonym na dzień rozpoczęcia działalności spisie z natury, który stanowi pierwszy wpis w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Sprzęty, prawa oraz pozostały majątek trwały, zakupiony przed faktycznym rozpoczęciem przedsiębiorstwa, może zostać wprowadzony do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Ich wartość początkową ustala się, opierając się na posiadanych dowodach zakupu, a w przypadku gdy ich brak - według ceny rynkowej.
Istnieją także sytuacje, w których poniesione wydatki prywatne mają również charakter służbowy. Wówczas, konieczne jest zastosowanie pewnego współczynnika proporcji, według którego koszt zostanie zaliczony jako podatkowy. Ustalenie proporcji najczęściej występuje, w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej we własnym mieszkaniu, gdzie koszty mediów nie mogą w całości pomniejszać dochodu z działalności.
W związku z powyższym wydatek pierwotnie uznany jako prywatny nie zawsze musi takim pozostać. Prywatne składniki majątku mogą służyć przedsiębiorcy w celach prowadzenia działalności gospodarczej. Wydatki tylko w części powiązane z wykonywanymi czynnościami w ramach firmy mogą natomiast stanowić koszt, ale jedynie w odpowiedniej proporcji. Jednak należy pamiętać, że na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia związku przyczynowo skutkowego kosztu z uzyskanym przychodem.
