Poradnik Przedsiębiorcy

Kwota słownie na fakturze – czy jest obowiązkowa?

W obrocie gospodarczym przyjęło się, że w dokumentach handlowych czy sprzedaży kwota do zapłaty wyrażana jest za pomocą cyfr, a oprócz tego dodatkowo słownie. W dobie braku rozwiązań technicznych przedsiębiorcy zobowiązani byli do wprowadzania kwot słownie ręcznie, co dla niektórych stanowiło nie lada wyzwanie. Zwłaszcza gdy transakcje wyceniane były na kwoty rozbudowane, tj. takie, które posiadają wiele liczb pierwszych. Obecnie programy zostały dostosowane i samodzielnie na wydruku wskazują kwotę słownie, przykładowo w przypadku programów do fakturowania, na fakturach sprzedaży. Sprawdźmy, czy kwota słownie wymagana jest na fakturze.

Jakie elementy powinna zawierać faktura?

Naczelny organ władzy ustawodawczej w ustawie o podatku od towarów i usług wskazał w art. 106e ust. 1, jakie elementy powinna zawierać prawidłowa faktura dokumentująca dokonaną sprzedaż towarów lub usług. Najważniejszymi elementami są:

  1. data wystawienia;
  2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
  3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
  4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
  5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
  6. data dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi bądź datę otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła ona przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
  7. nazwa (rodzaj) towaru lub usługi;
  8. miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
  9. cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkową netto);
  10. kwota wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
  11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
  12. stawka podatku;
  13. suma wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
  14. kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
  15. kwota należności ogółem.

Wyżej wymienione elementy są standardowe dla zwykłej faktury sprzedaży. W przypadku sprzedaży niestandardowej, przykładowo w metodzie kasowej lub z odwrotnym obciążeniem, należy odnieść się bezpośrednio do przepisów i sprawdzić, czy nie obowiązują jej dodatkowe elementy, które powinny zostać zawarte na fakturze.

Kwota słownie – czy musi być zawarta na fakturze?

Właściwie wystawiona faktura sprzedaży powinna zawierać obligatoryjne elementy nałożone przez przepisy. W katalogu, jak można zauważyć, nie została wskazana „kwota do zapłaty słownie”, w związku z czym ujęcie kwoty słownie na fakturze nie jest obowiązkowe.Kwota do zapłaty, w przypadku gdy jest wyrażona tylko cyfrą, a nie jest wyrażona słownie, nie wpływa na poprawność faktury.Takie stanowisko reprezentują też organy podatkowe. Przykładowo w interpretacji indywidualnej dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 5 czerwca 2015 r. o sygn. IPPP1/4512-405/15-4/AW przeczytać możemy, że:
"Mając na uwadze powołane przepisy ustawy o podatku VAT należy uznać, że brak na fakturze kwoty do zapłaty wyrażonej słownie, nie wpływa na poprawność faktury VAT. Właściwie wystawiona faktura winna zawierać elementy wskazane w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT i nie wymaga umieszczenia kwoty do zapłaty słownie."Element obowiązkowy na fakturze sprzedaży, którym jest „kwota należności ogółem”, może być wyrażony słownie, cyframi bądź cyframi i słownie. Ustawodawca nie precyzuje sposobu wyrażenia kwoty, więc każdy z wyżej wymienionych sposobów jest dopuszczalny i akceptowany przez urzędy skarbowe.

Czy niewskazana na fakturze kwota słownie pozbawia prawa do odliczenia VAT?

Niewskazana na fakturze kwota słownie nie pozbawia prawa do odliczenia VAT. Jak wynika to z art. 106e ustawy o VAT, jednym z obowiązkowych elementów faktury sprzedaży jest kwota należności ogółem, której sposób wskazania nie został doprecyzowany przez ustawodawcę – więc nie musi być ona wyrażona słownie. Wobec tego jeżeli faktura zawiera wszystkie elementy wskazane przepisami oraz zakup służył działalności opodatkowanej, to jest możliwe co do zasady odliczenie podatku VAT od otrzymanej faktury.

Kwota słownie na fakturze w systemie wFirma.pl

W systemie wFirma.pl wystawiane faktury posiadają wszystkie obowiązkowe elementy wskazane przez ustawodawcę. Element, którym jest „kwota należności ogółem” na fakturze przez system wyrażana jest zarówno jako kwota słownie, jak i w formie zapisu cyfr.

Aby wystawić fakturę należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ i skorzystać z opcji WYSTAW » FAKTURĘ – w przypadku czynnego podatnika VAT – lub FAKTURĘ (bez VAT) – w przypadku podatnika zwolnionego z VAT. W wyświetlonym oknie należy uzupełnić wszystkie wymagane pola. Ponadto w podzakładce OPIS możliwe jest załączenie własnego opisu, który pojawi się na fakturze w formie „Uwag”.

Kwota słownie - wystawienie faktury w systemie