W przedsiębiorstwach materiały często są zużywane do wykonania usługi. Nierzadko przedsiębiorcy zastanawiają się nad ewidencją ich zużycia. Wobec tego, jak należy ująć materiały zużywane do wykonania usługi w KPiR? Zagadnienia te omówimy w artykule.
Materiały zużywane do wykonania usługi – definicja i klasyfikacja
Definicja materiałów podstawowych i pomocniczych znajduje się w § 3 pkt 1 lit. b–c rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zgodnie z którą:
- materiały podstawowe to „materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu; do materiałów podstawowych zalicza się również materiały stanowiące część składową (montażową) wyrobu lub ściśle z wyrobem złączone (np. opakowania – puszki, butelki) oraz opakowania wysyłkowe wielokrotnego użytku (np. transportery, palety), jeżeli opakowania te nie są środkami trwałymi”;
- materiały pomocnicze to „materiały niebędące materiałami podstawowymi, które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości”.
W przypadku świadczenia usług za koszt wytworzenia uważa się wszystkie te, które są bezpośrednio lub pośrednio związane ze świadczeniem usług. Przy czym nie należą do nich koszty sprzedaży wspomnianych usług, takie jak np. załadunek, wyładunek, pakowanie.
Przykład 1.
Pan Marcin wykonuje usługi dentystyczne. Do usługi wykorzystywane są materiały dentystyczne takie jak np. plomby, waciki czy zestaw jednorazowy sterylny. Wymienione koszty należy zakwalifikować jako koszty wytworzenia usługi dentystycznej, czyli jako materiały pomocnicze.
Jak ująć materiały zużywane do wykonania usługi w KPiR?
Ujęcie materiałów zużywanych do wykonania usługi w kosztach jest niezależne od obranej metody ujmowania kosztów w KPiR. Zakup materiałów do świadczonych usług kwalifikuje się jako koszt bezpośredni i tym samym zasadniczo powinien być ujęty w dniu wystawienia dokumentu, który potwierdza poniesienie kosztu np. za pomocą faktury czy rachunku.
- nazwę firmy (imię i nazwisko) sprzedawcy;
- adres sprzedawcy;
- ilość materiału;
- rodzaj materiału;
- cenę jednostkową materiału;
- wartość całkowitą.
W sytuacji gdy podatnik otrzyma specyfikację od dostawcy (np. dokument WZ), na której będą zawarte ww. dane, wówczas nie ma obowiązku tworzenia dodatkowego opisu.
Przykład 2.
Pan Marek świadczy usługi fryzjerskie i 20 października dotarła do niego dostawa materiałów fryzjerskich – farb do włosów. Fakturę otrzyma dopiero w przyszłym miesiącu. W jaki sposób pan Marek powinien zaewidencjonować zakup?
W przedstawionej sytuacji pan Marek powinien sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału i na jego podstawie dokonać zapisu w kolumnie 10. KPiR w dacie otrzymania dostawy, czyli 20 października.
Zgodnie z § 15 ust. 2 rozporządzenia ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej na fakturze a sporządzonym szczegółowym opisem jest wpisywana do KPiR w dniu otrzymania faktury. Natomiast w sytuacji gdy podatnik otrzymał materiał oraz fakturę na ten zakup w tym samym miesiącu, opis szczegółowy dołącza się do otrzymanej faktury, a zapisów w KPiR dokonuje na podstawie otrzymanej faktury.
Przykład 3.
Pani Anna świadczy usługi kosmetyczne i zamówiła brakujące kolory lakierów do paznokci. Dostawa przyszła 10 października, natomiast faktura zostanie wystawiona dopiero w przyszłym miesiącu. Pani Anna sporządziła szczegółowy opis, w którym zawarła m.in. liczbę lakierów (10 sztuk) oraz cenę jednostkową (15 zł netto). Na jego podstawie dokonała zapisu w KPiR 10 października. 10 listopada została dostarczona faktura, która zawierała jako cenę jednostkową 12 zł netto. Co powinna zrobić pani Anna, gdy wpis w KPiR wskazuje na inną kwotę?
W takiej sytuacji w KPiR w dacie otrzymania faktury należy skorygować zapis o wynikającą różnicę, czyli o 30 zł (150 zł cena ze szczegółowego opisu – 120 zł cena z faktury).
Przykład 4.
Pani Alicja zamówiony materiał otrzymała 14 października, natomiast fakturę zakupu – 31 października. Czy pani Alicja musi sporządzić szczegółowy opis dostarczonego materiału i kiedy powinna dokonać zapisu w KPiR?
W przedstawionej sytuacji pani Alicja powinna sporządzić szczegółowy opis i podpiąć go pod fakturę zakupu. Podstawą ujęcia kosztu w KPiR będzie w tym przypadku faktura, jako że została wystawiona w tym samym miesiącu, w którym miała miejsce dostawa.
Spis z natury a materiały zużywane do wykonania usługi
Tak jak zostało wspomniane, zakup materiałów powinien zostać wykazany w kolumnie 10. KPiR. Ewidencjonowanie zakupów w tym miejscu powoduje, że materiały bądź inne wydatki, które na dzień sporządzenia remanentu nie zostały sprzedane/wykorzystane, powinny być ujęte w spisie z natury.
„Podatnicy są obowiązani do sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów, zwanego dalej «spisem z natury», na dzień 1 stycznia, na koniec każdego roku podatkowego, na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego, a także w razie utraty w ciągu roku podatkowego prawa do opłacania podatku na podstawie ustawy z 20 listopada 1998 roku o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne [...], zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów wspólników lub likwidacji działalności”.
Materiały zużywane do wykonania usługi – w jaki sposób opisać sprzedaż?
W przepisach podatkowych nie został uregulowany sposób, w jaki powinna być określona nazwa towaru/usługi na fakturze. Z praktyki księgowej wynika natomiast, że konstrukcja nazwy musi umożliwiać dokładne scharakteryzowanie kupowanych towarów lub usług oraz prawidłowe ujęcie stawki i kwoty podatku.
W przypadku usług kompleksowych, którymi można nazwać usługi ze zużyciem materiałów, wypracowane zostało stanowisko, iż powinny być one określone na fakturze jedną pozycją. Nie jest konieczne wykazywanie na fakturze użytych w usłudze materiałów.
Materiały zużywane do wykonania usługi w systemie wFirma.pl
Zakup materiałów podstawowych w systemie wFirma.pl odbywa się schematem: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT / FAKTURA (BEZ VAT) lub WYDATEK (w przypadku nievatowca), gdzie w oknie, które się pojawi, uzupełniamy dane zgodnie z fakturą, a jako rodzaj wydatku wybieramy ZAKUP TOWARÓW HANDLOWYCH ORAZ MATERIAŁÓW PODSTAWOWYCH.
Po zapisaniu wydatku za zakup towarów bądź materiałów zostanie on zaksięgowany w kolumnie 10. KPiR – zakup towarów handlowych i materiałów oraz w Rejestrze VAT zakupu (dotyczy czynnych podatników VAT).
W przypadku posiadania pakietu z rozbudowanym magazynem księgowanie odbywa się tym samym schematem – z tą różnicą, że przez POZYCJE, gdzie można dodać lub wybrać posiadany już na magazynie materiał.
Ponadto, aby zautomatyzować wydawanie materiałów, później można dodać produkt, który jest usługą ze składnikami. W tym celu należy dołączyć usługę schematem: MAGAZYN » PRODUKT » DODAJ PRODUKT, gdzie wypełniamy informacje dotyczące usługi i jako typ wybieramy USŁUGA.
Następnie przechodzimy do podzakładki KOMPLETACJA i wskazujemy materiały, które zużywane są przy usłudze. Dzięki temu przy wystawianiu faktury sprzedaży system wystawi dokument magazynowy na wydanie zużytych materiałów.
