Poradnik Przedsiębiorcy

Jak ewidencjonować zwrot zaliczki na kasie fiskalnej? Warto wiedzieć!

Zaliczki są standardową formą zabezpieczenia transakcji stosowaną przez przedsiębiorców. Dotyczą nie tylko transakcji, których stronami są dwie firmy, ale mogą być także wpłacane przez osoby fizyczne. Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieposiadających działalności gospodarczej należy, co do zasady, ewidencjonować na kasie fiskalnej. Otrzymaną zaliczkę od osoby prywatnej podatnik jest zatem zobowiązany nabić na kasie fiskalnej. Może się zdarzyć, że sprzedaż nie dojdzie do skutku. W jaki sposób należy wówczas ewidencjonować zwrot zaliczki na kasie fiskalnej?

Zaliczka od osoby prywatnej a ewidencja na kasie fiskalnej

Zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT w przypadku, gdy przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, wkład budowlany lub mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty.

Od reguły tej istnieją wyjątki, np. w odniesieniu do mediów czy usług najmu (art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT).

Otrzymaną zaliczkę na poczet przyszłej dostawy towarów lub przyszłego świadczenia usługi od osoby fizycznej przedsiębiorca powinien, co do zasady, nabić na kasie rejestrującej. Obowiązek ten następuje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty. O stawce podatku VAT od danej zaliczki decyduje rodzaj transakcji, na poczet której wpłacono zaliczkę. Na paragonie powinna znajdować się nazwa towaru lub usługi, której dotyczy dana zaliczka. Dodatkowo warto mieć na uwadze, że obowiązek podatkowy od zaliczek powstaje tylko wówczas, gdy są one wpłacane na poczet konkretnej transakcji.

Art. 3 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących:
„Otrzymanie przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty) podlega ewidencjonowaniu z chwilą jej otrzymania”.

Zwrot zaliczki na kasie fiskalnej - ewidencja zaliczki

Zwrot zaliczki na kasie fiskalnej od osoby prywatnej

Kasa rejestrująca nie daje możliwości korygowania zaewidencjonowanych już transakcji. Co więcej, obowiązujące w Polsce przepisy nie odnoszą się jednoznacznie do sposobu w jaki można udokumentować zwrot zaliczki na kasie fiskalnej, otrzymanej od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Nie ulega jednak wątpliwości, że zwrot otrzymanej wcześniej zaliczki od osoby prywatnej powinien zostać wykazany, dzięki czemu przedsiębiorca „odzyska” zapłacony wcześniej VAT.

Przedsiębiorca powinien zadbać o potwierdzenie otrzymania zwrotu zaliczki przez klienta.
W celu ustalenia sposobu postępowania podatnika w przypadku zwrotu zaliczki od osoby prywatnej, która została wcześniej zaewidencjonowana na kasie fiskalnej, warto odnieść się do interpretacji indywidualnej z 26 lipca 2013 roku, IPPP2/443-471/13-2/RR, wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie.

Przedmiotem interpretacji jest pytanie, czy pieniądze zwrócone osobie fizycznej należy ująć w ewidencji zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług lub w ewidencji oczywistych omyłek, a sytuacja dotyczy wnioskodawcy prowadzącego sklep internetowy, któremu klienci wpłacają pieniądze na rachunek bankowy. Transakcje są rejestrowane przy zastosowaniu kasy rejestrującej, jednak zdarza się, że do transakcji nie dochodzi. Klient otrzymuje wówczas zwrot pieniędzy za tę część zamówienia, która nie może być zrealizowana lub za całe zamówienie.

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie stwierdza, co następuje:
„Odnosząc się do okoliczności wskazanych we wniosku, wskazać należy, że z powołanego rozporządzenia wynika, że zwroty towarów i uznanych reklamacji towarów i usług, a także wystąpienia oczywistej pomyłki powinny być ujmowane w odrębnych ewidencjach. Wskazać jednak należy, iż w praktyce może dojść do sytuacji, które nie zostały przewidziane w ww. zapisach, tj. m.in. sytuacja, w której znalazł się sam Wnioskodawca. W takich okolicznościach dopuszczalne jest dokonanie ujęcia zwrotu należności związanej z brakiem towaru – w odrębnej od wyżej wskazanych ewidencji przewidzianych w zapisach § 3 ust. 4–6 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, która będzie stanowiła podstawę do prawidłowego sporządzenia deklaracji. Tym samym Wnioskodawca, w związku z koniecznością dokonania zwrotu osobie fizycznej pieniędzy za całość lub część zamówienia, jest zobowiązany do ujęcia w ewidencji korekt, odrębnej od ewidencji zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług oraz ewidencji oczywistych omyłek, przy czym wskazać należy, że sposób jej prowadzenia nie jest uwarunkowany regulacjami wynikającymi z zapisów § 3 ust. 4–6 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących”.

Na podstawie przytoczonej interpretacji możemy zatem stwierdzić, że zwrot zaliczki na kasie fiskalnej, należy ująć w odrębnej ewidencji korekt do sprzedaży sformułowanej na kasie fiskalnej, która będzie stanowiła podstawę do prawidłowego sporządzenia deklaracji.

Ewidencja korekt – zwrócone zaliczki

Ewidencja, w której wykazuje się zwrot zaliczki na kasie fiskalnej, nie został uregulowany w rozporządzeniu w sprawie kas rejestrujących ani w ustawie o VAT. Oznacza to, że podatnik ma pewną dowolność w sposobie prowadzenia takiej ewidencji, trzeba jednak mieć na uwadze, że zakres danych zawartych w ewidencji korekt, w której podatnik wykazuje zwrot zaliczki na kasie fiskalnej, powinien nie tylko pozwalać na prawidłowe sporządzenie pliku JPK_7, ale także jednoznacznie identyfikować wykazane w niej zdarzenia.

Ewidencja korekt do sprzedaży ujmowanej na kasie fiskalnej, w szczególności zwrotu zaliczek udokumentowanych na podstawie paragonów, powinna zawierać następujące elementy:

  • datę otrzymania i zwrotu zaliczki;

  • numer paragonu;

  • nazwę towaru lub usługi;

  • zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku VAT;

  • przyczynę zwrotu zaliczki;

  • datę sporządzenia ewidencji korekt;

  • podpis osoby sporządzającej ewidencję.

Zaliczki udokumentowane fakturą – w jaki sposób ewidencjonować je na kasie fiskalnej?

Przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych ewidencjonowanej przy pomocy kasy fiskalnej niejednokrotnie spotykają się z prośbą o wystawienie faktury do paragonu. Może się zatem zdarzyć sytuacja, że do zaliczki zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej została także wystawiona faktura. Zwrot zaliczki na kasie fiskalnej, udokumentowany zarówno paragonem, jak i fakturą wymaga ujęcia zdarzenia w odpowiedniej ewidencji korekt (opisanej w poprzednim akapicie).

Zwrot zaliczki na kasie fiskalnej - rozliczenie

Zwrot do faktury do paragonu a JPK_V7

Nowa obowiązkowa od 1 października 2020 r. struktura jednolitego pliku kontrolnego w postaci pliku JPK_V7, wprowadziła obowiązek oznaczania faktur wystawionych do paragonu fiskalnego symbolem FP. Faktury wystawione do paragonu z oznaczeniem FP wykazywane sa jedynie w części ewidencyjnej pliku, co oznacza, ze nie mają wpływu na wartości w nim ujmowane. W przypadku zwrotu dokonanego do faktury do paragonu MF wskazuje dwa możliwe sposoby korygwnaia sprzedaży:

  • wystawienie faktury korygującej ze znacznikiem „FP” oraz ujęcie zmniejszenia/ zwiększenia na podstawie korekty wartości łącznej raportu z kasy fisklanej,
  • wystawienie faktury korygującej bez znacznika „FP” i nie ujmowanie w wartości łącznej raportu z kasy, jeśli korekta jest zmniejszająca. W przypadku korekty zwiększającej konieczne jest nabicie jej na kasę fiskalną.

Ewidencja zwrotu zaliczek na kasie fiskalnej – przykłady

Przykład 1.

Pani Magdalena prowadzi sklep obuwniczy – stacjonarny i internetowy. Dokonując rezerwacji towaru, klienci zobowiązani są do zapłaty zaliczki na poczet zamówienia. Wpłacone zaliczki pani Magdalena nabija na kasę fiskalną w dacie ich otrzymania. Pozostałą część kwoty klienci mogą zapłacić przy odbiorze obuwia. Zdarza się, że do transakcji sprzedaży nie dochodzi z powodu m.in. braku odpowiedniego rozmiaru lub zmiany decyzji klienta. W takim przypadku konsument otrzymuje zwrot wpłaconej wcześniej zaliczki. W jaki sposób pani Magdalena powinna zewidencjonować zwrot zaliczki na kasie fiskalnej, udokumentowanej paragonem?

Zwrot zaliczki na kasie fiskalnej należy ewidencjonować poprzez sporządzenie dodatkowej ewidencji zwrotów wpłaconych zaliczek. Ewidencja może być prowadzona w dowolnej formie (papierowej bądź elektronicznej), ale powinna zawierać dane pozwalające na jednoznaczną identyfikację transakcji.

Przykład 2.

W jaki sposób pani Magdalena z przykładu 1. powinna wykazać zwrot zaliczki od osoby fizycznej udokumentowanej zarówno paragonem, jak i fakturą?

W sytuacji gdy otrzymana zaliczka została udokumentowana zarówno paragonem, jak i fakturą, pani Magdalena może wystawić faktur korygującą (z oznaczeniem FP w pliku JPK_V7) oraz pomniejszyć dodatkowo raport z kasy o wartość zwrotu.

Podsumowując, należy stwierdzić, że zaliczki otrzymane od osób fizycznych trzeba zazwyczaj ewidencjonować na kasie fiskalnej. Obowiązek podatkowy powstaje jednak tylko wtedy, gdy zaliczki są uiszczane na poczet konkretnej transakcji.