W dobie ogólnej cyfryzacji biura rachunkowe nie generują już niepotrzebnie dokumentów w formie papierowej. Pozwala to na oszczędność czasu i miejsca w biurze, jak również zwiększa zasięg pozyskiwania klientów. Dokumenty mogą być przekazywane do biura w formie skanów, a po wejściu w życie KSeF będą miały od razu postać elektroniczną. W takiej sytuacji pojawia się pytanie, czy możliwe jest przekazanie dokumentów w formie elektronicznej po zakończeniu współpracy z klientem oraz czy biuro rachunkowe, które prowadzi księgowość przy wykorzystaniu systemu komputerowego, musi drukować zestawienia w wersji papierowej dla klienta? Sprawdźmy!
Przekazanie dokumentów w formie elektronicznej czy papierowo?
Ustawy podatkowe nie precyzują, w jakiej formie biuro rachunkowe powinno przekazać dokumenty klientowi po zakończeniu współpracy. W takiej sytuacji kwestie te muszą zostać uregulowane w umowie o świadczenie usług księgowych, jaką biuro zawiera z klientem. Jeżeli biuro rachunkowe nie chce drukować dla klienta np. ewidencji środków trwałych, KPiR, rejestrów VAT czy wyliczeń zaliczek na podatek, warto wprowadzić do umowy zapisy takie jak:
Obsługa księgowa prowadzona będzie na podstawie niżej wymienionych dokumentów:
- zakupu i sprzedaży
- innych dopuszczalnych przez rozporządzenie w sprawie KPiR / ustawę o rachunkowości oraz przepisy ustawy o VAT.
Wymienione w pkt 1 dokumenty Zleceniodawca przesyła Zleceniobiorcy w formie skanów na wskazany bezpośrednio przez Zleceniodawcę adres mailowy ….. w czasie zapewniającym terminowe i prawidłowe dokonanie zapisów oraz sporządzenie deklaracji podatkowych, nie później jednak niż do dnia …. miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczą.
Zleceniobiorca nie prowadzi archiwum dokumentacji w formie papierowej.
Zleceniobiorca przechowuje dokumentację wyłącznie w formie elektronicznej.
Po zakończeniu współpracy Zleceniobiorca przekazuje Zleceniodawcy wydruki rozliczeniowe generowane z systemu księgowego na zewnętrznym nośniku danych lub przesyła na adres mailowy Zleceniodawcy.
Czy biuro może odmówić przekazania wydruków rozliczeniowych klientowi?
Jeżeli w umowie o świadczenie usług księgowych nie została uregulowana kwestia przekazania dokumentów po zakończeniu współpracy z biurem, klient może mieć problem z kontynuowaniem rozliczeń w nowym miejscu. Biura rachunkowe mogą traktować takie działania jak zabezpieczenie się przed zerwaniem umowy przez klienta. Należy mieć jednak na uwadze, że działanie takie jest niedozwolone. Zgodnie z art. 551 Kodeksu cywilnego w skład przedsiębiorstwa wchodzą księgi i dokumenty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Oznacza to, że dokumentacja księgowa prowadzona przez biuro rachunkowe jest własnością przedsiębiorstwa, którego dotyczy. Przedsiębiorca zawiera jedynie umowę o usługowe prowadzenie tej dokumentacji z biurem rachunkowym. Biuro nie ma zatem prawa odmówić wydania klientowi dokumentacji księgowej, której prowadzenie narzucone jest przepisami prawa.
Niewydanie dokumentacji księgowej na żądanie klienta może być również karane na podstawie Kodeksu karnego. Zgodnie z art. 276 kk kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Jak zostało już wcześniej wspomniane, biuro rachunkowe nie ma prawa wyłączności do rozporządzania dokumentacją księgową klienta.
Przekazanie dokumentów w formie elektronicznej a system wFirma.pl
W systemie wFirma.pl dla biur rachunkowych można przekazać dokumentację księgową na dwa proste sposoby:
poprzez odpięcie klienta od konta biura rachunkowego, dzięki czemu klient będzie mógł we własnym zakresie generować niezbędne dokumenty, których wymagać będzie nowe biuro rachunkowe;
poprzez masowe wygenerowanie wydruków, dzięki czemu w jednym pliku PDF zostaną pobrane dane takie jak rejestry VAT, KPiR, UPO, miesięczna amortyzacja, kilometrówki, dokumenty kadrowe, raporty z kasy czy dokumenty magazynowe.
Aby wygenerować wydruki, które następnie mogą zostać przesłane do klienta mailowo, należy po zalogowaniu do systemu, z poziomu głównej listy firm, zaznaczyć klienta na liście, a następnie z górnego menu wybrać opcję AKCJE MASOWE » GENERUJ WYDRUKI. Aby wygenerować jeden PDF z historią całego roku, w polu Miesiąc trzeba wybrać z góry listy puste pole.
Dzięki temu wydruki zostaną pobrane w formie PDF na dysk komputera biura rachunkowego.
