Przedsiębiorcy przy ewidencjonowaniu sprzedaży stosują kasy fiskalne. Do niedawna wszystkie kasy fiskalne były tzw. kasami z papierowym wydrukiem. Obecnie można korzystać z innych rodzajów kas. W związku z tym podatnicy często zastanawiają się, kiedy muszą drukować raporty z kasy fiskalnej online.
Kto ma obowiązek stosowac kasę fiskalną?
Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z zapisu art. 111 ust. 1 ustawy o VAT.
Wskazany wyżej przepis ustawy określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.
Zatem jednym z podstawowych kryteriów decydujących o obowiązku stosowania do ewidencjonowania kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń.
Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży w postaci papierowej bądź za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony.
Paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu, natomiast dla sprzedawcy dokonanie sprzedaży i potwierdzenie tożsamości towaru.
Co do zasady podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani przechowywać kopie dokumentów kasowych. Ponadto podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących muszą dokonywać wydruku dokumentów wystawianych przy zastosowaniu kasy rejestrującej.
Czym są raporty fiskalne?
Zasady prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących zostały uregulowane w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 roku w sprawie kas rejestrujących.
Przez dokument fiskalny rozumie się wystawiany przy użyciu kasy, zawierający w szczególności logo fiskalne i numer unikatowy – w przypadku kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii – paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany, fakturę, fakturę anulowaną, raport fiskalny dobowy, raport fiskalny okresowy, w tym miesięczny, i raport fiskalny rozliczeniowy.
Co istotne, w przypadku kas fiskalnych bardzo istotna jest tzw. pamięć fiskalna. Przez pamięć fiskalną rozumie się urządzenie trwale zawarte w kasie, zawierające elektroniczny nośnik danych, umożliwiające jednokrotny i niezmienialny zapis danych pod bezpośrednią kontrolą programu pracy kasy, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia, oraz wielokrotny odczyt tych danych (patrz § 2 pkt 14 rozporządzenia).
Poza pamięcią fiskalną w urządzeniach fiskalnych jest także tzw. pamięć operacyjna. Przez pamięć operacyjną rozumie się pamięć wielokrotnego zapisu zawartą w kasie, pracującą pod bezpośrednią kontrolą programu pracy kasy, w której są przechowywane dane pochodzące z bieżącej czynności kasowej, do czasu zapisu danych z tej czynności, bezpośrednio po jej zakończeniu, w pamięci fiskalnej lub pamięci chronionej, albo na informatycznym nośniku danych, albo do czasu ich usunięcia przez procedurę awaryjnego zerowania pamięci operacyjnej, niedostępną dla użytkownika kasy.
W przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii występuje, także program archiwizujący. Jest to zewnętrzny program umożliwiający w systemach ogólnie dostępnych odczyt, przedstawienie i sprawdzenie danych z kas z elektronicznym zapisem kopii zapisanych na informatycznych nośnikach danych.
Przez raport fiskalny dobowy, raport fiskalny okresowy, w tym miesięczny, raport fiskalny rozliczeniowy, łączny raport fiskalny okresowy, w tym miesięczny, i łączny raport fiskalny rozliczeniowy rozumie się odpowiednio pełny lub skrócony raport fiskalny zawierający w szczególności dane sumaryczne o wartości sprzedaży i wysokości podatku w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz wartości sprzedaży zwolnionej od podatku odpowiednio za daną dobę, wybrany okres lub cały okres pracy kasy.
Tym samym podatnicy, prowadząc ewidencję za pomocą kasy fiskalnej:
- wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności;
- wystawiają raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym;
- wystawiają raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu; w przypadku kas online zamiast raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego) podatnicy mogą wystawić łączny raport fiskalny okresowy (miesięczny);
- przechowują odpowiednio dokumenty fiskalne i kopie dokumentów fiskalnych, w tym dane z pamięci chronionej, przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie Ordynacja podatkowa.
Obowiązkowe raporty z kasy fiskalnej online
Obecnie coraz więcej podatników musi korzystać z kas online. Ustawodawca w ostatnim okresie zobowiązał wielu podatników do obligatoryjnej zmiany tradycyjnej kasy fiskalnej na kasę online.
Przykład 1.
Podatniczka prowadzi zakład fryzjerski i prowadzi ewidencję sprzedaży za pomocą kasy online. Kobieta zastanawia się, jakie raporty będzie musiała drukować, a jakich już nie.
Na wstępie odpowiedzi należy zwrócić uwagę, że ustawa o VAT nie przewiduje, aby podatnicy stosujący kasy rejestrujące online nie musieli wykonywać wydruków dokumentów wystawianych przy jej użyciu.
Tym samym podatnicy prowadzący ewidencję przy użyciu kasy online wystawiają m.in.:
- raporty fiskalne dobowe w postaci elektronicznej;
- raporty fiskalne fiskalizacji w postaci papierowej i w postaci elektronicznej albo tylko w postaci elektronicznej;
- raporty fiskalne okresowe, w tym miesięczne, w postaci papierowej;
- raporty fiskalne rozliczeniowe w postaci papierowej;
- łączne raporty fiskalne okresowe, w tym miesięczne, w postaci papierowej;
- łączne raporty fiskalne rozliczeniowe w postaci papierowej;
- raporty fiskalne zdarzeń w postaci papierowej.
Co istotne, podatnicy używający kas online są zobligowani wystawić łączny raport fiskalny okresowy (miesięczny).
W tym przypadku podatniczka musi więc wystawiać dobowe drukowane raporty z kasy fiskalnej online. Co ważne, raportów tych nie trzeba drukować.
Podatniczka musi wystawiać raporty fiskalne okresowe w wersji papierowej, czyli musi je wydrukować.
Może ona tworzyć raporty roczne. Powyższy raport nie jest niezbędny do składania JPK_VAT. Tym samym raport ten nie musi być drukowany.
Podsumowując, podatnik prowadzący ewidencję musi drukować raporty okresowe niezbędne do składania JPK_VAT.
