Poradnik Przedsiębiorcy

Jak wykazać nieusprawiedliwioną nieobecność pracownika w raportach ZUS?

Pracownik ma bezwzględny obowiązek usprawiedliwienia nieobecności w pracy. Poza regulacjami Kodeksu pracy szczegółowe wytyczne dotyczące usprawiedliwiania nieobecności znajdują się w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15.05.1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Nieusprawiedliwioną nieobecnością w pracy jest każda samowolna nieobecność w pracy, na którą pracownik nie uzyskał zgody, a także każda inna nieobecność, której pracownik nie zgłosił. Zdarzają się jednak sytuacje, gdy zgoda pracodawcy nie jest wymagana, dotyczy to np. choroby pracownika. Co do zasady pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie trwania nieobecności w pracy przed jej wystąpieniem, jeśli przyczyna nieobecności jest wcześniej wiadoma lub możliwa do przewidzenia. W pozostałych okolicznościach pracownik informuje pracodawcę o powyższym niezwłocznie, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności. Informacje o nieobecnościach wykazuje się raportach imiennych. Jak wykazać nieusprawiedliwioną nieobecność pracownika w ZUS RSA?

Jak wykazać nieusprawiedliwioną nieobecność pracownika w raportach ZUS?

Nieusprawiedliwioną nieobecność pracownika wykazuje się w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RSA, który to zawiera informacje o przerwach w opłacaniu składek oraz wypłaconych świadczeniach. 

Raport RSA zawiera następujące bloki danych:

  • Dane organizacyjne (numer, miesiąc oraz rok)

  • Dane identyfikacyjne płatnika składek

  • Dane identyfikacyjne ubezpieczonego

  • Rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek i zestawienie wypłaconych świadczeń / wynagrodzeń za czas absencji chorobowej

  • Oświadczenie płatnika składek wraz z miejscem na podpis.

Charakterystyczne dla raportu RSA jest występowanie w nim kodu świadczenia/przerwy.

Przykład 1.

Pracownik nie pojawił się w pracy od 6 do 10 marca 2018r. Nie usprawiedliwił nieobecności w tych dniach. Pomimo tego, że pracownik nie otrzyma zapłaty za dni nieusprawiedliwionej nieobecności, to przypada ona w okresie ubezpieczenia i należy wykazać ją jako przerwa w opłacaniu składek w raporcie RSA sporządzonym za marzec br. dołączonym do deklaracji za ten miesiąc. Nieobecność zostanie wykazana w dwóch blokach; w pierwszym od 6 do 7 marca, a w drugim 10 marca. W obu pozycjach kod świadczenia przerwy to 152 - okres nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy. Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wykazana w raporcie ZUS RCA zostanie odpowiednio pomniejszona o dni, za które pracownik nie zachował prawa do wynagrodzenia. 

Trzeba mieć na uwadze, że przerwa w opłacaniu składek dotyczy wyłącznie tych dni, które są dla pracownika dniami pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Jeżeli sobota i niedziela są dla pracownika dniami wolnymi od pracy wynikającymi z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, to nie można wykazać ich jako okresu nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy. Jest to czas wolny, w którym pracownik nie pozostaje w dyspozycji pracodawcy. Podobnie wolne dla pracownika soboty, niedziele lub święta nie są uwzględnianie w okresie przerwy.

Wynika to z tego, że każdy dzień wykazany w ZUS RSA z kodem 152 traktowany jest jako dzień nieusprawiedliwionej nieobecności.

Gdyby jednak soboty i niedziele w okresie nieobecności pracownika były dla niego dniami pracy zgodnie z harmonogramem pracy, wówczas cały okres nieusprawiedliwionej nieobecności zostałby wykazany w jednym bloku raportu ZUS RSA.

Również okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku należy wykazywać bez uwzględnienia dni, które są dla pracownika dniami wolnymi. Przeważnie dotyczy to osób, które przebywają na zwolnieniu lekarskim bez prawa do wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłku, ponieważ nie upłynął okres wyczekiwania.