Poradnik Przedsiębiorcy

Powered by

wFirma.pl

Poznaj
niezbędne narzędzia
do zarządzania
Twoją firmą!

Dostępne
na wszystkie
platformy

Apple Windows Android BlackBerry

Metody ewidencji kosztów w KPiR - na czym polegają?

Przedsiębiorcy prowadzący KPiR ujmują w niej te koszty, które spełniają wymogi art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem za koszt podatkowy uważa się koszt poniesiony w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Co ważne na sposób ujęcia kosztów podatkowych w księdze mają wpływ metody ewidencji kosztów, a także rodzaj poniesionych wydatków. Przy prowadzeniu KPiR podatnicy mogą stosować jedną z dwóch metod ewidencji kosztów: metodę uproszczoną (kasową) lub memoriałową. Zatem rodzi się pytanie, którą metodę rozliczania kosztów wybrać?

Metody ewidencji kosztów: metoda uproszczona

Jak wynika z samej nazwy, metoda ta ma uprościć rozliczenia przedsiębiorców. Polega ona na tym, że koszty uzyskania przychodów potrącane są tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. U podatników prowadzących KPiR za dzień poniesionych kosztów uważa się datę wystawienia faktury, rachunku lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania poniesionego kosztu - nie ma znaczenia data ich zapłaty.

Przykład 1.

Podatnik otrzymał fakturę za telefon wystawioną 31 grudnia, obejmującą opłaty za usługi telekomunikacyjne za grudzień i abonament za styczeń. W jakiej dacie powinien wprowadzić tę fakturę do KPiR, gdy stosuje metodę uproszczoną?

Za datę poniesienia kosztu uznaje się datę wystawienia faktury. Zgodnie z powyższym, wartość całej faktury (opłaty za grudzień + abonament za styczeń) należy ująć jednorazowo, w dacie wystawienia dokumentu.

Przykład 2.

Przedsiębiorca nabył polisę OC, która obejmuje okres od 1 lipca 2016 r. do 30 czerwca 2017 r. Tak wystawiona polisa obejmuje dwa lata podatkowe. Jak taki koszt należy zaksięgować w KPiR, gdy przedsiębiorca stosuje metodę uproszczoną?

Analogicznie jak w przykładzie pierwszym, jeśli przedsiębiorca zastosuje metodę  uproszczoną rozliczania kosztów to za datę poniesienia kosztu uznaje się datę wystawienia dokumentu, a co za tym idzie, wartość całej polisy należy ująć w dacie 1 lipca 2016 r.

Ważne!

Uproszczenie w metodzie kasowej (uproszczonej) nie dotyczy wszystkich wydatków. Wyjątek stanowią m.in. wypłacane wynagrodzenia oraz składki ZUS zapłacone przez pracodawcę. Takie wydatki księguje się w faktycznej dacie zapłaty.

Metody ewidencji kosztów: metoda memoriałowa

Metodę memoriałową podatnicy prowadzący KPiR mogą wybrać dobrowolnie. Warunkiem jaki musi spełniać taka księga, jest prowadzenie jej w sposób, by umożliwiała wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się do danego roku podatkowego.

Podatnicy wybierający metodę memoriałową  muszą rozpoznać i na odmiennych zasadach rozliczyć koszty:

  • bezpośrednio związane z przychodami (tzw. koszty bezpośrednie), a więc takie,  które mają bezpośredni wpływ na osiąganie przychodów;

  • inne niż bezpośrednio związane z przychodami (tzw. koszty pośrednie) związane z ogółem prowadzonej działalności.

Koszty pośrednie (podobnie jest w metodzie uproszczonej) potrąca się w dniu wystawienia faktury, rachunku lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania. Różnica polega na tym, że w przypadku metody memoriałowej nie zawsze możliwe jest rozliczenie całej wartości poniesionych kosztów pośrednich. W przypadku gdy koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a przedsiębiorca nie jest w stanie określić, jaka część dotyczy danego roku, wtedy koszty te stanowią koszty uzyskania przychodów w podziale proporcjonalnym do okresu, którego dotyczą. Oznacza to, że trzeba te koszty podzielić na lata podatkowe, których dotyczą.  

 

Przykład 3.

Podatnik otrzymał fakturę za wodę, wystawioną 28 grudnia 2015 r., obejmującą opłaty za grudzień 2015 r., styczeń oraz luty 2016 r. w kwocie 300 zł. Jak powinien ująć fakturę w KPiR, gdy stosuje metodę memoriałową ujmowania kosztów?

Faktura za wodę stanowi koszt pośredni. W związku z tym, że obejmuje swoim zakresem dwa lata podatkowe, należy dokonać jego podziału na lata podatkowe, których wydatek dotyczy. Kwota 100 zł powinna zostać ujęta w KPiR w grudniu 2015 roku, natomiast pozostała suma - 200 zł - w styczniu roku 2016.