Duplikat faktury wystawiany jest przez sprzedawcę na wniosek kupującego, w momencie gdy oryginał potwierdzający dokonanie zakupu ulegnie zniszczeniu bądź zaginie. Jest on dokumentem traktowanym na równi z oryginałem faktury, gdyż zawiera te same dane co faktura pierwotna, jednakże opatrzony jest dopiskiem “DUPLIKAT” oraz datą jego wystawienia.
Zasady rozliczania duplikatu różnią się w zależności od faktu, czy oryginał faktury został zaksięgowany u kupującego, a następnie zaginął, bądź uległ zniszczeniu, czy też nie dotarł w ogóle, bądź zaginął zanim został zaksięgowany.
Rozliczenia VAT
W przypadku kiedy nabywca towaru bądź usługi otrzymał oryginał faktury i dokonał odliczenia podatku VAT naliczonego, a następnie dokument ten uległ zniszczeniu bądź zaginął, otrzymany duplikat będzie jedynie potwierdzeniem zaewidencjonowanej operacji i powinien zostać wpięty do dokumentacji w miejsce zaginionej faktury. Moment odliczenia VAT naliczonego nie ulega w tym przypadku zmianie, a sam duplikat nie wymaga dodatkowego ewidencjonowania.
Jeśli jednak nabywca w ogóle nie otrzymał oryginału faktury - dokument ten do niego nie dotarł, to wystawiony duplikat traktowany jest jak oryginał faktury, w związku z czym jest ujmowany w ewidencji zakupu na zasadach takich samych na jakich ujęty byłby oryginał, lecz w dacie wystawienia duplikatu. Tak więc termin odliczenia VAT przypada na okres w którym otrzymano duplikat, bądź jeden z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych.
Inaczej jest w sytuacji, gdy wystawiony duplikat zaginionej faktury dotyczy zakupu mediów. Zgodnie z art. 86 ust. 10 pkt 3 ustawy o VAT jeśli faktura zawiera informację jakiego okresu dotyczy, prawo do odliczenia VAT powstaje w rozliczeniu za okres, w którym przypada termin płatności. Oznacza to, że w przypadku duplikatów faktur za media, rozliczenia VAT należy dokonać w dacie płatności określonej na fakturze, bądź jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych, a nie w okresie w którym otrzymano duplikat. Jeśli termin rozliczenia już upłynął należy sporządzić korektę deklaracji.
Rozliczenia podatku dochodowego
Podobnie jak w przypadku rozliczania podatku VAT, tak i przy rozliczaniu duplikatu dla celów podatku dochodowego istotne znaczenie ma fakt, czy oryginał faktury dotarł do nabywcy i został zaewidencjonowany, a następnie zaginął czy też w ogóle nie dotarł do nabywcy.
W sytuacji gdy koszty wynikające z oryginału faktury zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, a dopiero po tym fakcie oryginał zaginął, postępowanie jest analogiczne jak w przypadku rozliczania VAT. Otrzymany duplikat stanowi potwierdzenie dokonanego na podstawie oryginału rozliczenia i nie wymaga dodatkowego ewidencjonowania, a jedynie zarchiwizowania go wraz z pozostałą dokumentacją w miejsce zaginionej/zniszczonej faktury. Jeżeli natomiast faktura zaginęła bądź uległa zniszczeniu zanim dotarła do nabywcy, a tym samym koszty z niej wynikające nie zostały rozliczone, to wystawiony duplikat traktowany jest jak oryginał faktury będący podstawą do dokonania rozliczenia, lecz w tym przypadku znaczenie ma również fakt czy koszty wynikające z duplikatu dotyczą bieżącego roku podatkowego czy lat ubiegłych.
Duplikat faktury, który dotyczy kosztów roku poprzedniego
W podatkowej księdze przychodów i rozchodów koszty uzyskania przychodów są potrącane w tym roku podatkowym, którego dotyczą, a za moment poniesienia kosztu uznaje się moment wystawienia faktury, rachunku, bądź innego dokumentu uprawniającego nabywcę do zaksięgowania kosztu. Zgodnie z tym duplikat powinien być ujęty w dacie wystawienie oryginału faktury, a co za tym idzie należy ponownie obliczyć dochód, a w sytuacji gdy zeznanie zostało już złożone, należy je skorygować.
Inaczej wygląda sytuacja w przy księgach rachunkowych. Jeśli nie zostały one jeszcze zamknięte, a sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone, to koszt określony w duplikacie powinien być ujęty w roku którego dotyczył. Jeśli księgi zostały zamknięte, a sprawozdanie zatwierdzone to znaczenie przy kwalifikowaniu kosztu ma fakt czy jest on wartościowo istotny czy też nie. Jeśli nie, to powinien on zostać ujęty w roku bieżącym (roku otrzymania duplikatu), natomiast jeśli wartość tego kosztu jest istotna, należy odpowiednio skorygować wynik finansowy zatwierdzonego sprawozdania w sprawozdaniu kolejnym poprzez pozycje “zysk/strata z lat ubiegłych”.
Duplikat faktury, który dotyczy kosztów roku bieżącego
Jeśli duplikat faktury dotyczy kosztów roku bieżącego to powinien zostać ujęty w okresie bieżącym, czyli w momencie jego otrzymania, gdyż opóźnienie w zaliczeniu do kosztów podatkowych kosztów wynikających z otrzymanego duplikatu, nie powoduje zaniżenia podstawy opodatkowania w okresach wcześniejszych.
