W wielu przypadkach faktury nie docierają do działu księgowego. W przypadku ich braku nie są one rozliczane. Wówczas najczęściej transakcja jest rozliczana, gdy kupujący otrzyma duplikat faktury. Jak należy jednak postąpić, jeśli zostanie wystawiona faktura korygująca duplikat in minus? Przeczytaj i dowiedź się!
Duplikat faktury
Zgodnie z zapisami art. 106b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany wyżej;
wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności,
Dane, które powinna zawierać faktura, zostały określone w art. 106e ustawy o VAT.
Duplikat jest ponownie wystawioną fakturą zawierającą dane zawarte w fakturze, która uległa zniszczeniu albo zaginęła, opatrzoną wyrazem „duplikat”.
Duplikat faktury i faktury korygującej wystawia sprzedawca na wniosek nabywcy w przypadku, gdy faktura pierwotna ulegnie zniszczeniu bądź zaginie.
Duplikat faktury i faktury korygującej ma moc prawną równą fakturze pierwotnej (duplikat faktury stanowi powtórzenie danych zawartych w fakturze pierwotnej), dokumentuje w ten sam sposób to samo zdarzenie gospodarcze, co faktura „pierwotna” i stanowi na równi z nią podstawę do odliczenia podatku naliczonego.
Faktura korygująca duplikat in minus
W przypadku, gdy taka faktura korygująca duplikat „in minus” zostanie wystawiona przez sprzedawcę już po sporządzeniu i rozliczeniu duplikatu faktury, korekta będzie rozliczania w podatku VAT standardowo na podstawie art. 86 ust. 19a ustawy o VAT.
Zgodnie z tą regulacją w przypadku obniżenia podstawy opodatkowania, o którym mowa w art. 29a ust. 13, lub stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze, nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług zostały uzgodnione z dostawcą towarów lub usługodawcą, jeżeli przed upływem tego okresu rozliczeniowego warunki te zostały spełnione. W przypadku, gdy warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług zostały spełnione po upływie okresu rozliczeniowego, w którym zostały one uzgodnione, nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym warunki te zostały spełnione. Jeżeli podatnik nie obniżył kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określonego w fakturze, której korekta dotyczy, a prawo do takiego obniżenia mu przysługuje, zmniejszenie kwoty podatku naliczonego uwzględnia się w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonuje tego obniżenia.
Tym samym należy wyjaśnić zasady rozliczenia faktur korygujących określone w art. 28a ust. 13. W myśl tego przepisu obniżenia podstawy opodatkowania w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą, pod warunkiem że z posiadanej przez tego podatnika dokumentacji wynika, że uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura ta jest zgodna z posiadaną dokumentacją. W przypadku, gdy w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca duplikat, podatnik nie posiada dokumentacji, o której mowa w zdaniu pierwszym, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje za okres rozliczeniowy, w którym dokumentację tę uzyskał.
Powyższe regulacje stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze i wystawienia faktury korygującej do faktury, w której wykazano kwotę podatku wyższą niż należna (art. 29a ust. 14 ustawy o VAT).
W przypadku wystąpienia przesłanek do zmniejszenia podstawy opodatkowania i podatku należnego przez kontrahenta podatnik (kupujący) jest obowiązany do obniżenia kwoty podatku naliczonego. Obniżenie to następuje w rozliczeniu za okres, w którym warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług zostały uzgodnione, jeżeli dodatkowo przed upływem tego okresu rozliczeniowego zostały one spełnione, tj. doszło do zrealizowania przesłanek warunkujących pomniejszenie podstawy opodatkowania.
Rozliczenie faktur korygujących „in minus”
Podatnicy najczęściej mają problemy z rozliczeniem faktur korygujących „in minus” do duplikatów faktur.
Przykład 1.
Podatnik VAT nabył w marcu 2021 roku cegłę od krajowej cegielni od innego krajowego podatnika. W marcu 2021 roku uregulował także należność z powyższej faktury. Ponadto dokonał rozliczenia podatku naliczonego. W listopadzie 2021 roku sprzedawca wystawił do tej faktury fakturę korygującą. Powodem tego było udzielenie upustu. Powyższa faktura korygująca duplikat dotarła do nabywcy w listopadzie. Po otrzymaniu korekty podatnik zauważył, że faktura pierwotna zaginęła. W związku z tym zwrócił się do sprzedawcy o wystawienie korekty. Duplikat został sporządzony 1 grudnia 2021 roku i przekazana nabywcy. Kiedy w takim przypadku winien rozliczyć korektę?
W tym przypadku wystawienie korekty duplikatu faktura nie ma wpływu na jej rozliczenie. Faktura korygująca duplikat zgodnie z ustaleniami została wystawiona w listopadzie i w tym miesiącu dostarczona do nabywcy. W związku z tym rozliczamy ją w listopadzie mimo wystawienia duplikatu faktury pierwotnej dopiero w grudniu.
Przykład 2.
Podatnik VAT nabył cegły od krajowej cegielni w marcu 2021 roku. Faktura nigdy do niego nie dotarła. W związku z tym podatnik nie dokonał jej rozliczenia. W październiku 2021 roku sprzedawca udzielił rabatu i w związku z tym wystawił korektę faktury pierwotnej. Po otrzymaniu korekty podatnik zauważył, że nie ma faktury pierwotnej i jej nie rozliczył. Nabywca zwrócił się o wystawienie duplikatu faktury. Duplikat został sporządzony w listopadzie i w tym miesiącu przekazany podatnikowi, który zastanawia się, jak ma rozliczyć podatek VAT w zaistniałej sytuacji.
W tym przypadku należy rozliczyć podatek VAT zgodnie z art. 86 ust. 19a ustawy o VAT. W świetle tej regulacji podatnik, który nie obniżył kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określonego w fakturze, której korekta dotyczy, a prawo do takiego obniżenia mu przysługuje, uwzględnia zmniejszenie kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym dokonuje tego obniżenia.
W naszym przypadku podatnik nie otrzymał faktury pierwotnej i jej nie rozliczył, czyli mógł rozliczyć podatek naliczony dopiero w listopadzie. W związku z tym również korektę faktury można rozliczyć dopiero w momencie rozliczenia duplikatu. Wcześniejsze rozliczenia korekty byłoby nieprawidłowe, ponieważ skutkowałoby to pomniejszeniem podatku naliczonego, który faktycznie nie został jeszcze odliczony.
Podsumowując, rozliczenie podatku z korekt faktur w przypadku wystawienia duplikatów jest dość trudne i wymaga sprawdzenia, jak został rozliczony podatek naliczony z faktury pierwotnej.
