Poradnik Przedsiębiorcy

Rozliczenie niedoborów w firmie na przykładach

Prowadząc działalność gospodarczą, przedsiębiorcy często mają do czynienia z występowaniem niedoborów. Ubytki w majątku podatnika są naturalną konsekwencją funkcjonowania przedsiębiorstwa. Najczęściej niedobory są ujawniane podczas inwentaryzacji. Niedobory, mimo że przedsiębiorca zachowuje należytą staranność, są nieuniknione. Sprawdź, jak prawidłowo przeprowadzić rozliczenie niedoborów.

Niedobór - definicja

Pojęcie niedoboru nie jest wyjaśnione w ustawach podatkowych (brak legalnej definicji). W rzeczywistości gospodarczej przyjęto, że niedobór to różnica między rzeczywistą ilością posiadanego materiału, towaru, majątku będącego w posiadaniu podatnika a stanem wykazanym w prowadzonych ewidencjach. Niedobór to wg Słownika Języka Polskiego PWN:

  1. brak, niedostatek czegoś,
  2. deficyt, strata.

Najczęstsze przypadki występowania niedoborów

Regulacje ustawy o rachunkowości oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nakładają na podatnika obowiązek okresowej kontroli składników posiadanego majątku. Przeprowadzenie inwentaryzacji reguluje art. 26 ustawy o rachunkowości oraz art. 24 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Poza powyższymi obowiązkowymi remanentami podatnicy mogą również dokonywać okresowych spisów z natury, celem których jest sprawdzenie faktycznie posiadanego majątku. Powody sprawdzenia stanu posiadania mogą być różne, przy czym najistotniejszy jest wynik takiego spisu, czyli czy w przedsiębiorstwie występuje niewyjaśniona utrata majątku. Najczęściej przyczyną występowania niedoborów jest:

  • nieprawidłowe magazynowanie,
  • błąd we wprowadzaniu danych magazynowych do systemu,
  • błędy w dokumentacji nabycia,
  • nieprawidłowy transport towarów,
  • kradzież,
  • zagubienie, zniszczenie,
  • zdarzenia losowe takie jak pożar, powódź, nawałnice,
  • ubytki naturalne.

Niedobory zawinione i niezawinione

Bardzo istotne jest sprawdzenie, czy mamy do czynienia z niedoborami zawinionymi, czy też niezawinionymi. Sądy administracyjne wypracowały jednolitą interpretację niedoborów. Zgodnie z nią niedobory zawinione powstają wskutek niedopełnienia obowiązków przez podatnika, co skutkuje utratą mienia. Natomiast niedobory niezawinione to te, które powstały z przyczyn niezależnych od podatnika, np. zdarzeń losowych takich jak pożar, powódź, nawałnice itp. Dokonując oceny danego niedoboru, sprawdzamy, czy podatnik przy jego powstaniu wykazał się należytą starannością (zabezpieczeniem majątku). Podatnik musi podejmować faktyczne działania przeciwdziałające powstawaniu niedoborów.

Rozliczenie niedoborów w podatku podatek dochodowy – przykłady

Na wstępie należy podkreślić, iż katalog wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów zawarty w art. 16 ustawy o CIT i w art. 23 ustawy o PIT nie obejmuje strat w towarach handlowych ujawnionych w wyniku inwentaryzacji. Czyli co do zasady straty powstałe w wyniku inwentaryzacji jako związane z prowadzoną działalnością mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów.

„Katalog wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, zawarty w art. 16 ust. 1 omawianej ustawy, nie obejmuje strat w towarach handlowych ujawnionych w wyniku inwentaryzacji. Wobec powyższego, kwestia możliwości uznania niedoborów magazynowych za koszty podatkowe wymaga ich oceny w kontekście związku z przychodami podatnika”. Interpretacja Izby Skarbowej w Łodzi z 6 czerwca 2013 r., numer IPTPB3/423-97/13-2/KJ.

Dla uznania poniesionych niedoborów za koszt uzyskania przychodów nie wystarczy samo stwierdzenie stanu faktycznego, czyli sporządzenie spisu z natury i ustalenie powstałych różnic. Podatnik winien przeprowadzić postępowanie wyjaśniające, które wyjaśni przyczyny oraz okoliczności powstania rozbieżności w postaci niedoborów w środkach obrotowych lub majątku. Wyjaśnienia te mają pozwolić na postawienie tezy, że ujawniona w trakcie inwentaryzacji strata w towarach lub majątku powstała, mimo że podatnik dołożył należytej staranności w celu jej uniknięcia.

„Do uznania poniesionych strat (niedoborów) za koszt uzyskania przychodów nie wystarczy samo stwierdzenie stanu faktycznego posiadanych towarów handlowych (sporządzenie spisu z natury i ustalenie powstałych różnic), lecz niezbędnym jest przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego co do przyczyny i okoliczności powstania rozbieżności w postaci niedoborów i nadwyżek w środkach obrotowych, pozwalającego stwierdzić jednoznacznie, że ujawniona w trakcie inwentaryzacji strata w towarach powstała pomimo, że podatnik dołożył należytej staranności w celu jej uniknięcia. W tym celu należy odpowiednio udokumentować fakt poniesienia straty, przy czym dokumentem takim mogą być na przykład: protokół opisujący zdarzenie, wskazujący datę powstania zdarzenia, jego przyczynę oraz dokładne obliczenie wielkości straty, uzupełniony o protokół policji w przypadku kradzieży bądź zgłoszenie szkody instytucji ubezpieczeniowej oraz pisemne wyjaśnienia osób materialnie odpowiedzialnych”. Interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 21 marca 2008 r., numer IP-PB3-423-46/08-2/MS.

Przykład 1.

Spółka prowadzi hurtownię spożywczą. Swoje towary przechowuje w magazynie. Z pracownikami magazynu podpisano umowę o odpowiedzialności za powierzone mienie. Ponadto w celu zabezpieczenia towaru magazyny są monitorowane. Pomimo zabezpieczeń, na koniec roku wykazano znaczący niedobór towarów. Dokładna analiza dokumentów magazynowych pokazała, że część z nich była fałszowana przez magazyniera. Powyższe oszustwo umożliwiło wywóz towar z magazynu. Sprawa została zgłoszona na policję. W tym przypadku mamy do czynienia z niedoborem niezawinionym.

Powstały niedobór możemy uznać za koszt uzyskania przychodu, ponieważ Spółka dochowała wszelkich starań, aby do ubytków nie doszło.

Przykład 2.

Podatnik prowadzi działalność polegającą na handlu odzieżą używaną. Nie podpisał z osobami zatrudnionymi umowy odpowiedzialności materialnej. Nie zadbał o monitoring obiektu handlowego ani inne jego zabezpieczenie. Sporządzona inwentaryzacja wykazała dużą liczbę ubytków odzieży. Podatnik w tym przypadku w żaden sposób nie zabezpieczył swojego majątku, jest to niedobór zawiniony.

W tym przypadku mamy do czynienia z ubytkami zawinionymi. Nie zaliczymy ich do kosztów uzyskania przychodów, nie wiążą się więc z jakimikolwiek korzyściami dla podatnika.

Przykład 3.

Podatnik prowadzi działalność polegającą na produkcji poduszek z pierza gęsiego. W tym celu skupuje od ubojni oraz rolników pierze. Po kupnie produkt jest następnie suszony. Część pierza w wyniku suszenia nie nadaje się do wykorzystania w produkcji. Ponadto pierze zmienia wówczas swoją wagę. Spis z natury wykazał ubytki. Były to naturalne ubytki materiału. Podatnik określił w protokole wysokość ubytków naturalnych. Czy w takim przypadku ubytki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Mamy tutaj do czynienia z ubytkami naturalnymi (ubytki te występują bez winy podatnika). Ponadto podatnik dokładnie je dokumentuje. Stanowią one u niego koszty uzyskania przychodów.

Podatnik 4.

Podatnik prowadzi naprawy pogwarancyjne sprzętu komputerowego oraz telefonów komórkowych. W celu wykonywania napraw posiada duży magazyn części zamiennych. W magazynie występowały liczne uchybienia spowodowane błędami magazynierów. Obieg dokumentów magazynowych

 był prowadzony w sposób nierzetelny. Podatnik nie prowadził żadnej polityki magazynowej. Zdarzało się, iż wydawano towar bez pokwitowania. Spowodowało to powstanie ubytków.

Powyższe rozliczenie niedoborów ukazuje, że ubytki powstały z winy podatnika. Nie można ich zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Przykład 5.

Spółka zajmuje się skupem owoców. Po zakupie są one przechowywane w jej chłodniach. Jedna z instalacji w chłodni była niesprawna, o czym pracownicy poinformowali zarząd. Kierownictwo uznało, iż remont chłodni zostanie przeprowadzony po zakończeniu sezonu skupu owoców. W wyniku powyższych uchybień okazało się, iż część owoców uległa zepsuciu. Podatnik sporządził protokół strat.

W tym przypadku pomimo sporządzenia protokołu wina leży po stronie Spółki. Spółka wiedziała, iż instalacja nie jest do końca sprawna, a mimo to nie podjęła się naprawy. Tym samym ubytki nie stanowią dla Spółki kosztów uzyskania przychodów.