Poradnik Przedsiębiorcy

Ryczałt za używanie samochodów służbowych a obowiązki pracodawcy

Samochód służbowy otrzymywany przez pracownika traktowany jest dwojako. Z jednej strony może stanowić formę premiowania za jego pracę, z drugiej zaś – narzędzie pracy, które jest ściśle związane z zajmowanym stanowiskiem i wykonywanymi obowiązkami. Niejednokrotnie oba powyższe aspekty wzajemnie się przenikają. Pracodawca często umożliwia pracownikowi korzystanie z samochodu służbowego również „po godzinach” pracy do celów prywatnych. Jak pracodawca powinien rozliczać ryczałt za używanie samochodów służbowych? Odpowiadamy w artykule!

Ryczałt za używanie samochodów służbowych a przychód pracownika ze stosunku pracy

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Wykorzystywanie przez pracownika samochodu służbowego do celów prywatnych ustawodawca zaliczył do kategorii nieodpłatnych świadczeń. W jaki sposób obliczyć zatem wartość tego świadczenia, które traktowane jest jako przychód ze stosunku pracy?

Otóż zgodnie z art. 12 ust. 2a ustawy o PIT wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości:

  1. 250 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3;
  2. 400 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm3.

W tym przypadku ustawodawca zróżnicował wysokość miesięcznego przychodu od pojemności silnika samochodu służbowego, z jakiego korzysta pracownik do celów prywatnych. Oczywiście jeżeli wykorzystuje on samochód służbowy dla celów prywatnych, to wówczas wartość świadczenia ustala się za każdy dzień takiego wykorzystywania samochodu w wysokości 1/30 kwot wskazanych powyżej.

Powyższe kwoty określające wartość nieodpłatnego świadczenia są stosowane w sytuacji, gdy pracodawca (płatnik) nie pobiera od pracownika żadnego ekwiwalentu (opłaty za korzystanie z samochodu służbowego do celów prywatnych). Jeżeli odpłatnie przekazuje samochód służbowy pracownikowi, to wówczas kwota odpowiednio 250 zł lub 400 zł ulega zmniejszeniu o opłatę pobieraną przez pracodawcę (płatnika).

Przykład 1.

Pracodawca pobiera od pracownika w zamian za korzystanie z samochodu służbowego do celów prywatnych kwotę 100 zł miesięcznie. Pracownik korzysta z samochodu o pojemności 2000 cm3.

Przychodem pracownika z tytułu nieodpłatnego świadczenia jest kwota: 400 zł - 100 zł = 300 zł.

Jak stwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 30 maja 2018 roku, 0112-KDIL3-1.4011.224.2018.1.KS:

"(...) z powyższych przepisów wynika zatem, że w przypadku korzystania przez pracowników z samochodu służbowego, u pracownika korzystającego z samochodu dla celów prywatnych należy rozpoznać podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych przychód w wysokości ustalonej w oparciu o wyżej wskazane normy prawne."

Jakie koszty obejmuje ryczałt za używanie samochodów służbowych (250 zł lub 400 zł)?

Przykład 2.

XYZ Sp. z o.o. zamierza udostępniać pracownikom samochody służbowe w celu umożliwienia im właściwej realizacji obowiązków służbowych. Zasady udostępniania pracownikom samochodów służbowych będzie określał ustanowiony regulamin warunków użytkowania samochodów służbowych, między innymi w zakresie odpowiedzialności i dbałości pracownika związanej z powierzeniem samochodu służbowego, zasad jego eksploatacji oraz rozliczania kosztów eksploatacji i jego utrzymania.

Zgodnie z postanowieniami regulaminu, samochody służbowe będą mogły być wykorzystywane przez uprawnionych pracowników spółki w godzinach pracy w celach służbowych oraz w interesie i na zlecenie wnioskodawcy. Regulamin ten będzie stanowił także, że dopuszcza się możliwość wykorzystywania przez pracownika samochodu służbowego do celów prywatnych. Wnioskodawca zamierza pokrywać wszystkie niezbędne wydatki umożliwiające używanie przez pracowników spółki samochodów służbowych, łącznie z kosztami paliwa. Zamierza ona obliczać wartość nieodpłatnego świadczenia na rzecz pracowników na zasadach określonych w art. 12 ust. 2a ustawy o PIT.

Jakie wydatki i opłaty będzie uwzględniał ryczałt za używanie samochodów służbowych wskazany w ww. przepisie?

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 30 maja 2018 roku, 0112-KDIL3-1.4011.224.2018.1.KS, wskazał, że:

"(...) ryczałtowo określona wartość przedmiotowego nieodpłatnego świadczenia (250 zł lub 400 zł) obejmuje wyłącznie koszty pracodawcy wynikające z udostępnienia pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych zawierające m.in. opłaty związane z utrzymaniem i ogólnym użytkowaniem samochodu, np. ubezpieczenie, wymianę opon, bieżące naprawy, materiały eksploatacyjne, przeglądy okresowe, wymianę oleju i innych płynów oraz zużywających się części w wyniku korzystania z pojazdu, które zakład pracy – jako właściciel samochodu – musi ponieść, aby samochód był sprawny i mógł uczestniczyć w ruchu drogowym. Używanie tak udostępnionego samochodu wiąże się jeszcze z innymi dodatkowymi kosztami, podobnie jak w sytuacji, gdy samochód jest wypożyczany. Te dodatkowe koszty to przykładowo wydatki na zakup zużytego paliwa. Nie mogą być one uznane za świadczenia objęte kwotą określoną w art. 12 ust. 2a ustawy o PIT, ustawodawca wyraźnie bowiem wskazał w ww. przepisie, że chodzi o świadczenie związane z wykorzystaniem samochodu służbowego (czyli z oddaniem go do używania – bezpłatnie – dla celów prywatnych), a nie o wszelkie pochodne świadczenia związane z używaniem samochodu, takie jak koszty paliwa."

W sytuacji zatem, gdy pracodawca zdecyduje się dodatkowo pokrywać wydatki na zakup paliwa, które będzie następnie zużyte na cele inne niż służbowe, wówczas nieodpłatne świadczenie pracodawcy polegające na udostępnieniu zakupionego paliwa i wykorzystaniu go w celach prywatnych przez pracownika jest odrębnym świadczeniem stanowiącym opodatkowany przychód pracownika ze stosunku pracy, którego wartość należy ustalić w oparciu o art. 12 ust. 3 ustawy o PIT, tj. według zasad określonych w art. 11 ust. 2–2b tej ustawy.

Tym samym – oprócz zryczałtowanej kwoty przychodu z nieodpłatnych świadczeń z tytułu wykorzystywania samochodów do celów prywatnych (wynikającej z art. 12 ust. 2a ustawy o PIT) – spółka, wskazana w przykładzie, powinna do przychodów pracowników ze stosunku pracy doliczać dodatkowy przychód z nieodpłatnych świadczeń z tytułu zużywania w trakcie podróży prywatnych nabytego przez spółkę paliwa.Wartość pieniężna nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych, określona w art. 12 ust. 2a ustawy o PIT, nie obejmuje kosztów paliwa.

Obowiązki pracodawcy (płatnika) PIT a ryczałt za używanie samochodów służbowych

Zgodnie z art. 31 ustawy o PIT osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Tym samym na pracodawcy jako przedsiębiorcy spoczywa obowiązek obliczenia, pobrania i wpłacania podatku dochodowego do właściwego organu podatkowego (i we właściwym terminie) z tytułu udostępnienia pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych.W przypadku udostępnienia przez pracodawcę pracownikowi samochodu służbowego wyłącznie do celów służbowych (pracodawca decyduje o sposobie korzystania z samochodu oraz miejscu jego parkowania), wówczas po stronie pracownika nie powstaje przychód ze stosunku pracy, a w konsekwencji pracodawca-przedsiębiorca nie będzie obowiązany do obliczenia, pobrania od pracownika i wpłacenia podatku PIT.Warto również przytoczyć tezę przedstawioną przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 28 grudnia 2016 roku, że nawet okazjonalne parkowanie samochodu służbowego w miejscu zamieszkania pracownika przy wykonywaniu obowiązków służbowych nie będzie powodować powstania przychodu po stronie pracownika ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w postaci nieodpłatnego świadczenia z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego.

Reasumując, pracodawca (płatnik) zobowiązany jest rozliczać ryczałt za używanie samochodów służbowych. Należy pamiętać, że jeżeli okazjonalne parkowanie samochodu służbowego w miejscu zamieszkania pracownika nie będzie służyć osobistym celom pracownika, lecz odbywać w ramach realizacji zadań służbowych, wtedy nie będzie stanowić nieodpłatnego świadczenia w rozumieniu przepisu art. 12 ust. 1 ustawy o PIT. Zatem wartości tego świadczenia nie będzie można zaliczyć do przychodu pracownika ze stosunku pracy. Tym samym z tego tytułu na pracodawcy (płatniku) nie będą ciążyć obowiązki płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych.