Pandemia koronawirusa wymusiła stosowanie wielu zastępczych form komunikacji oraz wykonywania pracy w formie zdalnej. Pociągnęło to za sobą wiele zmian w przepisach prawnych, które najprawdopodobniej zagoszczą już z nami na stałe. Czy nowa sytuacja dotyczy także udziału w wideokonferencjach? Czy potrzebna jest zgoda na udział w wideokonferencji? W artykule szczegóły!
Czym jest wideokonferencja?
Jak wskazuje na to sama nazwa, wideokonferencja jest formą zdalnego spotkania co najmniej dwóch osób. W praktyce bierze w niej udział jednak ich znacznie większa liczba. Wideokonferencje istniały jeszcze przed nadejściem pandemii koronawirusa, jednak przejście na zdalny tryb pracy spowodował wzrost zainteresowania tego rodzaju spotkaniami.
Wideokonferencje mogą się odbywać z każdego miejsca na świecie, pod warunkiem, że jej uczestnik posiada dostęp do internetu przez komputer, telefon lub inne urządzenie multimedialne. Na rynku istnieje szereg programów i aplikacji, które umożliwiają elektroniczne połączenie, przy czym może ono odbywać się zarówno przy udziale kamer, jak i tylko w formie samej rozmowy bez obrazu.
Rozmowa w formie wideokonferencji jest formą przeprowadzania spotkań biznesowych i pracowniczych, które nie mogą się odbyć w tradycyjnej postaci, tj. przy osobistym udziale uczestników. Z racji tego, że takie rozwiązanie może być stosowane tylko przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, spotkania online mogą być nagrywane w całości lub w części w zasadzie przez każdą osobę, która zyska do nich dostęp. Rodzi to poważne skutki prawne, ponieważ nie każdy uczestnik może zgadzać się na nagrywanie jego wizerunku i wykorzystywanie go w przyszłości.
Wideokonferencja a dane osobowe
Wiele osób sądzi, że danymi osobowymi są wyłącznie imię i nazwisko konkretnej osoby, względnie jej PESEL, NIP lub oznaczenie miejsca zamieszkania. Te informacje stanowią oczywiście prawnie chronione dane osobowe, jednak zarówno polskie, jak i europejskiej prawo definiuje to pojęcie znacznie szerzej. Dane osobowe są bowiem zbiorem wszelkich informacji, które pozwalają zidentyfikować oznaczoną osobę, dotyczy to także informacji zapisanych w wersji cyfrowej.
Wideokonferencja, nawet jeśli nie zapisuje się jej po zakończeniu, jest nagrywana na bieżąco w formie zapisu odpowiedniego dźwięku lub obrazu wraz z dźwiękiem. Możemy to porównać do ciągu znaków i algorytmów przetwarzanych przez program lub aplikację, która umożliwia odbywanie spotkań online. To z kolei powoduje, że w świetle unijnego i polskiego prawa zapisy wideokonferencji (bieżące lub archiwizowane) są zbiorem określonych informacji, także o uczestnikach danego spotkania. Podczas rozmowy nagrywane są poszczególne osoby, a co za tym idzie – utrwalany jest ich wizerunek, zapisywane są wypowiedziane słowa, nierzadko też wszyscy zgromadzeni dowiadują się o imionach i nazwiskach reszty uczestników. Skutkuje to oczywiście tym, że wideokonferencje są prawnie chronione, ponieważ podlegają pod obowiązujące przepisy RODO oraz polskiej ustawy o ochronie danych osobowych. Nie ma przy tym znaczenia, jak duże było dane spotkanie – z ochrony korzysta już wideokonferencja, którą odbyły nawet dwie osoby (np. w ramach elektronicznej rekrutacji do pracy).
Zgoda na udział w wideokonferencji
Wiele osób niestety nie wie, że uczestnictwo w wideokonferencji wymaga uzyskania zgody każdego jej uczestnika na zapisywanie oraz przetwarzanie danych osobowych. Zgodnie bowiem z treścią art. 6 RODO przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy – i w takim zakresie, w jakim – spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:
- osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów;
- przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
- przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;
- przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą lub innej osoby fizycznej;
- przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;
- przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.
Co ważne, zgoda na udział w wideokonferencji powinna zostać wyrażona przez danego uczestnika jeszcze przed wzięciem udziału w spotkaniu. Organizator powinien wcześniej poinformować każdą osobę o obowiązujących przepisach RODO oraz polskiej ustawy o ochronie danych osobowych oraz o tym, że uczestnik musi wyrazić zgodę na nagrywanie rozmowy lub wideorozmowy. Jeśli dana osoba nie udzieli zezwolenia, nie powinna brać udziału w spotkaniu online. Dopuszczenie jej do wideokonferencji stanowi ryzyko dla organizatora – po spotkaniu taki uczestnik może bowiem wystąpić z zarzutem, że nie wyraził zgody na nagrywanie.
Zgoda na udział w wideokonferencji jest potrzebna w każdej sytuacji, nawet wtedy, gdy dany uczestnik nie będzie brał aktywnego udziału w spotkaniu czy też nie będzie się odzywał, ani nie będziemy mogli nagrać obrazu z jego kamery. Fakt połączenia się z innymi osobami online jest już wystarczający do tego, aby organizator zażądał wyrażenia zgody na udział w takim spotkaniu.
Przedmiot wideokonferencji nie jest istotny z punktu widzenia omawianej zgody – nie jest więc ważne, czy spotkanie online będzie dotyczyło spraw biznesowych spółki, kontrolnej rozmowy pracownika z pracodawcą czy też spotkania rekrutacyjnego na oferowane stanowisko w danej firmie.
Umowa na udział w wideokonferencji
Zgoda na udział w spotkaniu online nie wymaga w zasadzie żadnej formy pisemnej. Prawo dopuszcza tutaj tzw. formę dorozumianą lub ustną. Uczestnicy wideokonferencji mogą więc nagrać słowne wyrażenie zgody i przesłać je organizatorowi przed rozpoczęciem spotkania. W praktyce zdecydowanie częściej korzysta się jednak z innego rozwiązania. Chodzi oczywiście o tzw. klauzulę informacyjną RODO, w której zawarte są postanowienia wyraźnie opisujące, że dołączenie do spotkania i uczestnictwo w nim jest uznawane jako zgoda danej osoby. Niektórzy organizatorzy wymagają kliknięcia przycisku akceptacji takiej klauzuli – jeśli potencjalny uczestnik nie kliknie na odpowiedni przycisk, nie zostanie po prostu wpuszczony do pokoju internetowego, w którym odbywa się spotkanie.
Ustawodawca wymaga jednak w niektórych przypadkach zawarcia umowy w formie pisemnej. Dotyczy to jednak tylko tych sytuacji, w których materiał z nagraniem wideokonferencji, która już się odbyła, jest przetwarzany lub wykorzystywany w jakikolwiek inny sposób przez podmiot zewnętrzny, np. firmę informatyczną, której zlecono przerobienie nagrania, a która nie była organizatorem spotkania online. Mowa tutaj oczywiście o umowie powierzenia danych osobowych innej firmie.
Podsumowanie
Zgoda na udział w wideokonferencji wiąże się z prawnym aspektem ochrony danych osobowych na mocy przepisów RODO oraz polskiego ustawodawstwa. Organizator spotkania online powinien uzyskać zgodę każdego z uczestników na nagrywanie jego wizerunku lub nawet samego głosu. Brak wyrażenia zgody oznacza brak możliwości uczestnictwa w wideokonferencji – jeśli organizator wpuści taką osobę na spotkanie, naraża się na to, że w przyszłości wystąpi ona wobec niego z roszczeniem o naruszenie jej danych osobowych. Zgoda na uczestnictwo może zostać wyrażona w dowolnie obrany sposób, aczkolwiek powinna być wyraźna i jednoznaczna, a także uzewnętrzniona przed formalnym rozpoczęciem spotkania.
