Poradnik Przedsiębiorcy

Obniżenie VAT przy braku podpisu na protokole zwrotu towaru

Przedsiębiorcy zajmujący się sprzedażą towarów muszą liczyć się z tym, że nabywca ma prawo do zwrotu czy też reklamacji towaru. W takiej sytuacji nabywca powinien podpisać protokół zwrotu. Umożliwia to przedsiębiorcy obniżenie podatku VAT, który został zapłacony w związku ze sprzedażą. Czy możliwe jest obniżenie VAT przy braku podpisu na protokole? Sprawdź, czytając nasz artykuł!

Sprzedaż ewidencjonowana na kasie a zwrot towaru

W przypadku prowadzenia sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych przedsiębiorcy co do zasady mają obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej oraz wydawania paragonu przy każdej transakcji. Zwolnienie z ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej przysługuje wyłącznie w wyjątkowych sytuacjach. W przypadku zwrotu towaru nabywca wraz z towarem powinien oddać również paragon. Przedsiębiorcy dodatkowo mają obowiązek prowadzić oddzielną ewidencję zwrotów, która w późniejszym okresie - tak jak raporty okresowe z kasy fiskalnej - ujmowana jest w rozliczeniach. Jednym z elementów ewidencji zwrotów jest protokół zwrotu towaru.

Protokół zwrotu towaru

W przypadku dokonywania zwrotu towaru konieczne jest sporządzenie protokołu przyjęcia zwrotu towarów. Musi on być sporządzony, jeśli dokonano zwrotu całości lub części zobowiązania.  

Tego typu dokument powinien zawierać podpisy zarówno zwracającego towar, jak i przyjmującego zwrot. Przepisy nie określają jednoznacznie jego elementów, ale przyjęło się, że powinien zawierać:

  • numerze protokołu,

  • stronach transakcji,

  • nazwie towaru,

  • numerze paragonu, którego dotyczy zwrot,

  • przyczynach zwrotu,

  • informacji czy towar został przyjęty przez sprzedawcę,

  • podpisy stron transakcji - element ten jest wymagany.

Forma sporządzenia protokołu również nie jest określona w przepisach. Zauważalne jest jednak stosowanie formy papierowej przez sklepy stacjonarne oraz skany dokumentów lub ich wersję elektroniczną w przypadku sklepów dokonujących sprzedaży wysyłkowej.

Czy możliwe jest obniżenie VAT przy braku podpisu na protokole?

W celu obniżenia podatku należnego w przypadku sprzedaży ewidencjonowanej na kasie fiskalnej co do zasady konieczne jest posiadanie na protokole zwrotu podpisów stron transakcji. Czy możliwe jest jednak obniżenie VAT przy braku podpisu na protokole? Zgodnie z wyrokiem NSA z 10 grudnia 2015 r., o sygnaturze I FSK 1511/14 przypadku braku podpisów na protokole zwrot nie został prawidłowo udokumentowany, a co za tym idzie - spółka nie miała prawa do obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego, jeżeli brak podpisu nabywcy wynikał z zaniedbania pracownika sklepu. Jednakże stanowisko to zostało uchylone przez Sąd pierwszej instancji. Sąd zwrócił też uwagę na sytuację, w której sprzedaż detaliczna była rejestrowana za pomocą kas fiskalnych, zwrot towarów wymaga udokumentowania dwóch elementów:

  • zwrotu towarów,

  • zwrotu należności.

Sąd wskazał też, że w przypadku sprzedaży detalicznej wydanie towaru oraz zapłatę potwierdza paragon. Nie zawiera on jednak informacji o nabywcy, które pozwoliłyby na jego zidentyfikowanie. W przypadku zwrotu towarów kupionych przy pomocy karty płatniczej brak podpisu na protokole nie stanowi przeszkody co do obniżenia podatku należnego. Jeżeli jednak dokonano zapłaty gotówką, nie jest możliwe obniżenie podatku należnego.

Przykład 1.

Pan Leon prowadzi stacjonarny sklep zajmujący się sprzedażą zabawek dla dzieci. Jeden z klientów zwrócił plastikową gitarę, ponieważ jeden element odpowiedzialny za wydawanie dźwięku był zepsuty. Pieniądze zostały zwrócone oraz sporządzony został protokół, na którym klient zapomniał złożyć podpis. Zapłaty za gitarę dokonano gotówką.

W takiej sytuacji nie jest możliwe pomniejszenie podatku VAT należnego, ponieważ nie ma możliwości zidentyfikowania podmiotu zwracającego zabawkę. Jeżeli płatność zostałaby dokonana kartą lub przelewem, możliwe byłoby obniżenie podatku VAT należnego, ponieważ znane byłyby dane podmiotu zwracającego wadliwy towar.

Reasumując, w przypadku zwrotu towaru i obniżenie VAT przy braku podpisu na protokole jest możliwe pod warunkiem, że jednoznacznie można zidentyfikować podmiot dokonujący zwrotu towaru. Możliwe jest to, jeśli płatność za towar dokonana została kartą lub przelewem na konto bankowe sprzedającego.