Poradnik Przedsiębiorcy

Refakturowanie kosztów zagranicznej podróży służbowej

Przedsiębiorcy wysyłają często pracowników w podróże służbowe. Problem pojawia się, gdy koszty mają być refakturowane na zagraniczny podmiot. Kwestia prawidłowego zafakturowania odsprzedawanych usług od wielu lat jest niezwykle kłopotliwa dla przedsiębiorców. Dowiedz się, w jaki sposób przebiega refakturowanie kosztów zagranicznej podróży służbowej!

Regulacje obejmujące refakturowanie kosztów znajdują także wyraz w art. 8 ust. 2a ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem w przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi. Oznacza to, że podmiot refakturujący daną usługę nabytą we własnym imieniu, lecz na rzecz osoby trzeciej, traktowany jest najpierw jako usługobiorca, a następnie jako usługodawca tej samej usługi. Zatem podatnik biorący udział w odsprzedaży usługi wystawia za świadczącego faktury dokumentujące wyświadczenie tej usługi, jednak bez uwzględnienia marży. W myśl tej zasady przy refakturowaniu stosuje się identyczne ceny za wykonaną usługę (bez marży) oraz identyczną stawkę opodatkowania VAT jak w fakturze pierwotnej, chyba że transakcja ta spowoduje konieczność ustalenia miejsca świadczenia usługi innego niż przy pierwotnej fakturze.

W praktyce oznacza to, że polski podatnik, refakturując usługi na rzecz zagranicznego kontrahenta, powinien zachować się tak, jakby sam wyświadczył tę usługę.

W dalszej części artykułu prezentujemy najczęściej pojawiające się usługi występujące podczas podróży służbowej i sposób obciążania nimi kontrahenta.

Refakturowanie diet

Co do zasady usługą jest każde odpłatne świadczenie, które nie jest dostawą towarów i które charakteryzuje się tym, że świadczeniobiorca (konsument) odnosi choćby nawet potencjalną korzyść.

W przypadku diet nie należy obciążać kontrahenta poprzez wystawienie faktury VAT. Nie są świadczone bowiem na rzecz kontrahenta żadne usługi, jak również nie dochodzi do odsprzedaży jakichkolwiek usług. Dlatego też pozostaje obciążenie kontrahenta kosztami poprzez wystawienie noty obciążeniowej.

Takie stanowisko potwierdzają również organy podatkowe, tytułem przykładu można wskazać pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 19 września 2008 r., IP-PP2-443-993/08-2/AZ, gdzie czytamy:

(...) refundacja kosztów nie stanowi czynności wymienionej w art. 5 ust. 1 ustawy o VAT, a zatem nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT. W związku z tym, iż przedmiotowa czynność nie stanowi czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem VAT, to nie należy jej dokumentować fakturą VAT. Jak bowiem wynika z art. 106 ust. 1 ustawy i art. 2 pkt 22 ustawy, faktura stwierdza w szczególności m.in. dokonanie sprzedaży, czyli dokumentuje odpłatną dostawę towarów (w tym dostawę wewnątrzwspólnotową, a także realizowaną w ramach eksportu) oraz odpłatne świadczenie usług (...).

Refakturowanie kosztów hotelu

Znajduje tutaj zastosowanie zasada określająca miejsce świadczenia dla usług związanych z nieruchomością (art. 28e ustawy o VAT). Nie ma w tym przypadku znaczenia status nabywcy. Oznacza to, że w przypadku świadczenia usług hotelowych miejscem ich świadczenia jest miejsce, gdzie położony jest hotel.

Takie uregulowania oznaczają, że w przypadku gdy hotel położony jest w Polsce, należy zastosować stawkę krajową. Natomiast gdy hotel położony jest za granicą, sposób rozliczenia będzie uzależniony od tego, czy podatnik jest zarejestrowany w innym kraju UE:

  • jeśli firma podatnika jest zarejestrowana w innym kraju UE, nie wystawia polskiej faktury, tylko rozlicza VAT według zasad w nim ustalonych;
  • jeśli firma podatnika nie jest zarejestrowana w kraju UE, wystawia polską fakturę, ale bez stawki i kwoty podatku; wykazuje tę transakcję w poz. 21 deklaracji.

Podobne stanowisko potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w piśmie z 23 czerwca 2008 r., nr IPPP1-443-901/08-4/MP, w którym czytamy:

(...) Usługi hotelowe niewątpliwie są usługami związanymi z nieruchomościami. Dla tego typu usług miejscem świadczenia jest miejsce położenia nieruchomości. Jeżeli miejscem świadczenia usług hotelowych będzie terytorium Polski wówczas, refakturując przedmiotowe usługi na klientów należy wykazać podatek należny według stawki podatkowej obowiązującej w kraju.

(…) W przypadku usług hotelowych, których miejsce świadczenia znajduje się poza terytorium Polski, rozliczenie podatku związanego z przedmiotowymi usługami odbywa się na zasadach obowiązujących w państwie miejsca świadczenia (...).

Koszty używania samochodu

W przypadku obciążenia kontrahenta zagranicznego kosztami używania do przejazdów samochodu prywatnego uznaje się, iż następuje jego wypożyczenie. Znajdzie wtedy zastosowanie art. 28j ustawy o VAT określający miejsce świadczenia usług krótkoterminowego wynajmu środków transportu. W myśl tego przepisu jest to miejsce, w którym te środki transportu są faktycznie oddawane do dyspozycji usługobiorcy. Faktycznym miejscem oddania do dyspozycji jest miejsce, gdzie usługobiorca wziął w posiadanie (na podstawie tytułu prawnego najmu) pojazd będący przedmiotem usługi. Będzie to więc miejsce faktycznego odbioru samochodu przez najemcę. Nie ma przy tym znaczenia np. siedziba przedsiębiorstwa oraz siedziba czy miejsce zamieszkania usługobiorcy.

Przedstawiony sposób ustalania miejsca świadczenia usług polegających na krótkotrwałym wynajmie środków transportu potwierdzają organy podatkowe, np. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 20 lipca 2010 r., nr ILPP2/443-584/10-4/ISN:

(…) Z analizy sprawy wynika, że spółka świadczy usługi krótkoterminowego wynajmu środków transportu, w tej konkretnej sprawie jachtów – jednostek pływających, osobom fizycznym oraz firmom z Polski, które są faktycznie oddawane do dyspozycji w miejscu wynajmu, czyli na terytorium wspólnoty lub na terytorium państwa trzeciego (poza Polską) i nie trwają w każdym z przypadków dłużej niż 90 dni. (...) Zatem, stosownie do art. 28j ustawy o VAT, miejscem opodatkowania usług krótkoterminowego wynajmu środków transportu świadczonych przez Zainteresowanego na rzecz podatników oraz podmiotów niebędących podatnikami jest miejsce, w którym te środki transportu są faktycznie oddawane do dyspozycji usługobiorcy, tj. w przedmiotowej sprawie odpowiednio terytorium wspólnoty lub terytorium państwa trzeciego (…).

Przy takiej wykładni obciążenie kontrahenta kosztami wynajmu samochodu w Polsce podlega opodatkowaniu w Polsce.