Poradnik Przedsiębiorcy

Jak ewidencjonować różnice kursowe w KPiR?

Przy transakcjach dokonywanych w walutach obcych zdarzają się sytuacje, w których data zapłaty, a tym samym kurs przeliczenia, różnią się od daty ujęcia transakcji w podatkowej książce przychodów i rozchodów oraz przelicznika kursu zastosowanego dla celów podatkowych. W takim wypadku, uwzględniając odmienne kursy walut dla celów przeliczenia kwot na walutę polską, pojawiają się różnice między otrzymanymi wartościami, które nazywa się różnicami kursowymi.

Wykazanie różnic kursowych

Każdy przedsiębiorca, który w swoich transakcjach spotyka się z różnicami kursowymi ma obowiązek uwzględnić je w ewidencji księgowej. Nie ma znaczenia, że najczęściej przyjmują one niskie wartości. Takie różnice kursowe mogą stanowić zarówno przychód, jak i koszt, w zależności od kształtowania się kursu danej waluty.

Natomiast przedsiębiorcy dokonujący transakcji w walutach obcych, u których zapłata następuje w tym samym dniu, co wystawienie faktury, nie będą zobowiązani do wykazania różnic kursowych, ponieważ w takim przypadku różnice takie po prostu nie wystąpią.

Dodatnie różnice kursowe

Przychody

Dodatnie różnice kursowe powstają, jeżeli wartość przychodu należnego w walucie obcej po przeliczeniu na walutę krajową PLN według średniego kursu ogłaszanego przez NBP (w praktyce: z ostatniego dnia roboczego  poprzedzającego moment wystawienia faktury), jest niższa od wartości przychodu w dniu jego otrzymania, po przeliczeniu według kursu faktycznie zastosowanego z tego dnia.

Krótko mówiąc - kiedy przychód wykazany w KPiR < kwota faktycznie otrzymana.

Wydatki

Dodatnie różnice kursowe powstają, jeżeli wartość kosztu wyrażonego w walucie obcej po przeliczeniu na PLN, według średniego kursu ogłaszanego przez NBP (w praktyce: z ostatniego dnia roboczego  poprzedzającego moment wystawienia faktury), jest wyższa od wartości faktycznie poniesionego kosztu w dniu zapłaty po przeliczeniu według kursu faktycznie zastosowanego z tego dnia.

Zatem, kiedy wydatek wykazany w KPiR > kwota faktycznie wydana.

Ujemne różnice kursowe

Przychody

Ujemne różnice kursowe powstają, kiedy wartość przychodu należnego w walucie obcej, po przeliczeniu na walutę krajową PLN według średniego kursu ogłaszanego przez NBP (w praktyce: z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego moment wystawienia faktury), jest wyższa od wartości przychodu w dniu jego otrzymania, po przeliczeniu według kursu faktycznie zastosowanego z tego dnia.

A więc,kiedy przychód wykazany w KPiR > kwota faktycznie otrzymana.

Wydatki

Ujemne różnice kursowe powstają, jeżeli wartość kosztu wyrażonego w walucie obcej, po przeliczeniu na PLN według średniego kursu ogłaszanego przez NBP (w praktyce: z ostatniego dnia roboczego  poprzedzającego moment wystawienia faktury), jest niższa od wartości faktycznie poniesionego kosztu w dniu zapłaty po przeliczeniu według kursu faktycznie zastosowanego z tego dnia.

Czyli, kiedy wydatek wykazany w KPiR < kwota faktycznie wydana.

Wykazywanie różnic kursowych w KPiR

Dodatnie różnice kursowe stanowią dla przedsiębiorcy przychód podatkowy, natomiast ujemne różnice kursowe będą ewidencjonowane jako koszt. W podatkowej księdze przychodów i rozchodów dodatnie różnice kursowe wykazuje się w kolumnie 8 “Pozostałe przychody”, a ujemne - stanowiące koszt - w kolumnie 13 “Pozostałe wydatki”. Dokumentem księgowym, na podstawie którego różnice kursowe ujmuje się w KPiR, jest dowód wewnętrzny. Przez wzgląd na fakt, iż ustalenie różnic kursowych jest możliwe po dokonaniu (lub otrzymaniu) faktycznej zapłaty, księgowane są one najczęściej ostatniego dnia miesiąca, w którym nastąpiła zapłata.

W praktyce przy dokonywaniu wielu transakcji w walutach obcych możliwe jest zbiorcze księgowanie różnic kursowych z danego okresu. W takim wypadku w dokumentacji księgowej do dowodu wewnętrznego warto podpiąć dodatkowy dokument z wyliczeniami różnic oraz kursami walut, na podstawie których dokonano przeliczeń. W ten sposób można uniknąć w przyszłości problemów z odtworzeniem wyliczeń.

Rozliczanie różnic kursowych w przykładach

Przykład 1

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą w dniu 15 lipca 2013 roku wykonał usługę dla kontrahenta z Niemiec. Przedsiębiorca ten korzysta ze zwolnienia z VAT, w związku z czym wystawił rachunek również w dniu 15 lipca (poniedziałek) na kwotę 1.500 euro. Kontrahent opłacił należność 23 lipca. Zapłata nastąpiła na rachunek krajowy, ponieważ przedsiębiorca nie posiada rachunku w walucie obcej.

Rozliczenie:

1. W kolumnie 7 KPiR pod datą 15 lipca 2013 roku jako przychód ze sprzedaży została wykazana kwota 6.494,25 zł (1.500 euro x  4,3295 zł/euro Tabela kursów 134/A/NBP/2013 z 12 lipca 2013 - ostatni dzień roboczy poprzedzający wystawienie rachunku).

2. Ustalenie różnicy kursowej:

a) wartość przychodu wykazanego w KPiR to 6.494,25 zł,

b) wartość faktycznie otrzymana to 6.542,25 zł (1.500 euro x 4,3615 zł/euro wg użytego przez bank kursu - wartość po przeliczeniu wykazana na wyciągu bankowym - zastosowanego do księgowania operacji przez bank w dniu otrzymania należności),

c) obliczenie różnicy kursowej od kwoty z punktu b) należy odjąć kwotę z punku a): 6542,25 - 6494,25 = 48,00 zł.

Ponieważ wynik jest dodatni, otrzymano dodatnią różnicę kursową stanowiącą przychód, którą wykazuje się jako Pozostałe przychody w kolumnie 8 KPiR, pod datą 31 lipca 2013 roku.

Przykład 2

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą w dniu 10 lipca 2013 roku dokonał sprzedaży towarów na rzecz kontrahenta z Holandii. Przez wzgląd na fakt, że przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia z VAT, wystawił on rachunek również w dniu 10 lipca na kwotę 1.000 euro. Kontrahent opłacił należność w dniu 19 lipca. Zapłata nastąpiła na rachunek przedsiębiorcy prowadzony w walucie obcej.

Rozliczenie:

1. W kolumnie 7 KPiR pod datą 10 lipca 2013 roku jako przychód ze sprzedaży została wykazana kwota 4.323,40zł (1.000 euro x  4,3234 zł/euro wg Tabela kursów 131/A/NBP/2013 z 09 lipca 2013 - ostatni dzień roboczy poprzedzający wystawienie rachunku).

2. Ustalenie różnicy kursowej:

a) wartość przychodu wykazanego w KPiR to 4.323,40 zł,

b) wartość faktycznie otrzymana to 4.245,30 zł (1.000 euro x 4,2453 zł/euro wg Tabela kursów 138/A/NBP/2013 z dnia 18 lipca 2013 -  średni kurs waluty ogłoszony przez NBP na dzień poprzedzający otrzymanie zapłaty, gdyż nie da się ustalić faktycznie zastosowanego kursu),

c) obliczenie różnicy kursowej od kwoty z punktu b) należy odjąć kwotę z punku a): 4245,30 - 4323,40 = -78,10 zł.

Ponieważ wynik jest ujemny, otrzymano ujemną różnicę kursową stanowiącą koszt, którą wykazuje się jako Pozostałe wydatki w kolumnie 13 KPiR, pod datą 31 lipca 2013 roku.

Przykład 3

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą w dniu 1 lipca dokonał zakupu towarów od kontrahenta zagranicznego. W tym samym dniu została wystawiona faktura dokumentująca zakup towarów o wartości 2.000 euro. Termin płatności faktury mijał dnia 12 lipca i w tym dniu przedsiębiorca opłacił zobowiązanie w walucie obcej z posiadanego walutowego rachunku bankowego.

Rozliczenie dla celów PIT:

1. W kolumnie 10 KPiR  pod datą 1 lipca 2013 roku jako zakup towarów handlowych została wykazana kwota 8.658,40 zł (2.000 euro x 4,3292 zł/euro wg Tabela kursów 124/A/NBP/2013 z 28 czerwca 2013 roku - ostatni dzień roboczy poprzedzający wystawienie faktury).

2. Ustalenie różnicy kursowej:

a) wartość zakupionego towaru wykazana w KPiR to 8.658,40 zł,

b) wartość faktycznie poniesionego kosztu to 8.669,00 zł (2.000 zł x 4,3345 zł/euro wg Tabela kursów 133/A/NBP/2013 z dnia 11 lipca 2013 -  średni kurs waluty ogłoszony przez NBP na dzień poprzedzający dokonanie zapłaty, gdyż nie wystąpił kurs faktycznie zastosowany),

c) obliczenie różnicy kursowej od kwoty z punktu a) należy odjąć kwotę z punku b): 8658,40 - 8.669,00 = - 10,60 zł.

Ponieważ wynik jest ujemny, otrzymano ujemną różnicę kursową stanowiącą koszt, którą wykazuje się jako “Pozostałe wydatki” w kolumnie 13 KPiR, pod datą 31 lipca 2013 roku.

Przykład 4

Przedsiębiorca nabył usługę o wartości 1.000 euro od kontrahenta zagranicznego wykonaną i zafakturowaną w dniu 10 lipca 2013 roku. W tym samym dniu za usługę zapłacił z konta walutowego.

Rozliczenie dla celów PIT:

1.  W kolumnie 13 KPiR  pod datą 10 lipca 2013 roku jako pozostałe wydatki została wykazana kwota 4.323,40 zł (1.000 euro x 4,3234 zł/euro wg Tabela kursów 131/A/NBP/2013 z 9 lipca 2013 - ostatni dzień roboczy poprzedzający wystawienie faktury).

2. Ponieważ data zapłaty jest tożsama z datą wystawienia faktury, różnice kursowe nie wystąpią.