Jubileusz firmy to niewątpliwie dobra okazja do świętowania, dlatego dość powszechnym zjawiskiem jest organizacja imprezy jubileuszowej. Czy poniesione wydatki związane z jubileuszem firmy dla pracowników, członków zarządu, kontrahentów i osób towarzyszących stanowią koszty uzyskania przychodów w działalności gospodarczej? Czy można odliczyć podatek VAT?
Wydatki związane z jubileuszem firmy na gruncie podatku dochodowego
Wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, tylko wówczas gdy łącznie spełnione są następujące warunki:
- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika;
- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w żaden sposób zwrócona;
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów;
- został właściwie udokumentowany;
- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o PIT / art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Wydatki poniesione na organizację imprezy jubileuszowej firmy dotyczące udziału pracowników w tej imprezie nie zostały wyłączone z kosztów podatkowych na podstawie art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych / art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, co oznacza, że mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, o ile podatnik wykaże, że zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Związek poniesionych wydatków na organizację obchodów jubileuszu istnienia firmy z osiągnięciem przychodu, zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła jest oceniany przez organy podatkowe w zależności od tego, czy uczestnikami imprezy jubileuszowej są pracownicy, członkowie zarządu, kontrahenci czy osoby towarzyszące.
Wydatki związane z jubileuszem firmy a wydatki na udział pracowników i członków zarządu
Kosztami uzyskania przychodów co do zasady mogą być tzw. koszty pracownicze, jednak takie, które wykazują związek z uzyskanym przychodem, zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. W przypadku wydatków dotyczących udziału pracowników w imprezie firmowej organizowanej w związku z obchodzonym jubileuszem działalności, mającej na celu w szczególności integrację pracowników, wsparcie budowy wzajemnych relacji między pracownikami, poprawę atmosfery w pracy, zwiększenie wydajności pracowników w pracy czy zacieśnienie więzi pracowników z pracodawcą, a w efekcie zwiększenie przychodów osiąganych przez podatnika, zachodzi związek pomiędzy ich poniesieniem a osiągnięciem przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodu, co potwierdzają liczne interpretacje podatkowe. W ciężar kosztów podatkowych zaliczyć można zatem nie tylko wydatki dotyczące pracowników, lecz także wydatki dotyczące członków zarządu spółki poniesione w związku z organizacją imprezy jubileuszowej firmy.
W każdej sytuacji należy jednak ustalić, jaki jest cel spotkania organizowanego przez pracodawcę. W uzasadnieniu interpretacji indywidualnej (sygn. 0112-KDIL3-3.4010.26.2017.2.MM) z 28 września 2017 roku, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej podkreślił, że:
Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych w związku z uczestnictwem w spotkaniu jubileuszowym pracowników oraz członków zarządu spółki, z wyłączeniem wydatków dotyczących zakupu alkoholu, została potwierdzona w interpretacji indywidualnej (sygn. 0111-KDIB1-1.4010.233.2023.1.AND) z dnia 22 czerwca 2023 roku wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Wnioskodawcą jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością obchodząca jubileusz swojej działalności, która w związku z tym postanowiła zorganizować uroczyste spotkanie jubileuszowe. Do głównych celów organizacji jubileuszu należą: podsumowanie działalności grupy kapitałowej i jej sukcesów, podziękowanie uczestnikom, integracja, wsparcie w umacnianiu relacji oraz komunikacji pomiędzy uczestnikami, wzrost motywacji i zaangażowania załogi w wykonywanie obowiązków służbowych, zwiększenia efektywności pracy załogi i ich poczucia identyfikacji ze spółką i grupą oraz zmniejszenia rotacji pracowników.
Udział w wydarzeniu jest dla uczestników dobrowolny i bezpłatny, koszty związane z organizacją jubileuszu ponosi wnioskodawca, a wydatki na ten cel zostaną sfinansowane ze środków obrotowych spółki.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że wydatki związane z jubileuszem firmy poniesione przez wnioskodawcę w związku z uczestnictwem we wskazanym we wniosku spotkaniu jubileuszowym pracowników oraz członków zarządu wnioskodawcy, stanowić będą koszty uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Wydatki te związane są niewątpliwie z prowadzoną działalnością podatnika i mają na celu zintegrowanie załogi zakładu, dlatego też pozostają one w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem, zachowaniem lub zabezpieczeniem przychodów i mogą mieć pośredni wpływ na wielkość osiągniętych przez wnioskodawcę przychodów. Docenienie przez wnioskodawcę pracowników za ich pracę poprzez organizację jubileuszu zwiększa ich identyfikację ze spółką, umacnia więzi zespołowe oraz wpływa na zwiększenie motywacji do pracy. Takie świadczenia na rzecz pracowników budują pozytywne relacje pomiędzy pracownikami i członkami zarządu spółki jako przedstawicielami pracodawcy, zwiększają zaangażowanie pracowników oraz wzmacniają ich lojalność wobec wnioskodawcy, mają również działanie motywujące i wpływające na jakość, wydajność oraz efektywność pracy, co dalej przekłada się na wysokość uzyskanych przychodów. Reasumując, organ podatkowy uznał, że wydatki poniesione na organizację spotkania jubileuszowego, tj. wydatki na rzecz firmy zewnętrznej w zakresie czynności objętych umową (z wyjątkiem wydatków dotyczących zakupu alkoholu) oraz usług fotografa czy kamerzysty w części dotyczącej pracowników i członków zarządu stanowią koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.
Wydatki związane z jubileuszem firmy a wydatki na udział osób towarzyszących pracowników
Do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć także wydatki na organizację imprezy jubileuszowej firmy w części przypadającej na osoby towarzyszące pracownikom, zarówno członków rodzin, jak i osoby nimi niebędące. Potwierdzenie tego stanowiska możemy znaleźć w interpretacji indywidualnej (sygn. 0111-KDIB1-1.4010.436.2023.1.SG) z 2 października 2023 roku. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w uzasadnieniu interpretacji uznał, że wydatki poniesione w związku z organizacją spotkania jubileuszowego dla pracowników wraz z osobami towarzyszącymi zarówno członków rodzin, jak i osób towarzyszących niebędących członkami rodzin pracowników (z wyjątkiem zakupu alkoholu), mogą stanowić koszty uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, ponieważ wydatki te związane są niewątpliwie z prowadzoną działalnością podatnika i mają na celu poprawę atmosfery pracy, zintegrowanie pracowników z pracodawcą, co w konsekwencji wpłynie na zwiększenie efektywności ich pracy, a tym samym wpłynie pozytywnie na przychody czy też zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.
Analogiczne stanowisko zaprezentowane zostało w interpretacji indywidualnej (sygn. 0111-KDIB1-1.4010.77.2017.1.MG) z 17 października 2017 roku, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że wydatki związane z jubileuszem firmy przypadające na pracowników i osoby im towarzyszące mogą stanowić koszty uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, gdyż, jak wskazał wnioskodawca, wydatki te mają na celu poprawę osiąganych przez niego wyników gospodarczo-ekonomicznych, zarówno dzięki wzrostowi zaangażowania w wykonywaną pracę wśród pracowników, jak i poprzez pogłębienie współpracy z kontrahentami dzięki zastosowanym działaniom marketingowym. Niewątpliwie spotkania pracowników poza miejscem pracy w oderwaniu od codziennych problemów firmowych w towarzystwie bliskich im osób sprzyjają polepszeniu komunikacji, umocnieniu więzi z pracodawcą oraz mają wpływ na integrację zespołu. Udział osób towarzyszących w imprezie firmowej ma wpływ na wytworzenie swobodniejszej atmosfery i zadowolenia pracowników oraz buduje w nich poczucie akceptacji przyjętych wartości społecznych, co z kolei wpływa na większą motywację do pracy oraz głębszą i silniejszą integrację zespołu.
Wydatki związane z jubileuszem firmy a wydatki na udział kontrahentów
Stanowisko organów podatkowych w wydawanych interpretacjach w związku z możliwością ujęcia w kosztach podatkowych wydatków na organizację imprezy jubileuszowej w części przypadającej na członków zarządu spółki oraz osoby towarzyszące pracowników uległo zmianie na korzyść pracowników. Dla porównania w interpretacji indywidualnej (sygn. 0111-KDIB1-1.4010.77.2017.1.MG) z 17 października 2017 roku Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że wydatki związane z jubileuszem firmy dla członków rady nadzorczej i udziałowców wraz z osobami towarzyszącymi podlegają wyłączeniu z kosztów podatkowych. W interpretacji indywidualnej (sygn. IBPB-1-3/4510-128/15/AW) z 28 sierpnia 2015 roku Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach stwierdził natomiast, że wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów podlegają natomiast wydatki związane z organizacją spotkania integracyjnego w części przypadającej na osoby towarzyszące (niebędących członkami rodziny pracownika).
Organy podatkowe niezmiennie od lat nie zezwalają natomiast na ujęcie w kosztach podatkowych wydatków związanych z uczestnictwem kontrahentów w imprezie jubileuszowej firmy. Wydatki na organizację imprezy w części przypadającej na kontrahentów powinny zatem zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów jako wydatki na reprezentację.
Takie stanowisko organów podatkowych potwierdzone zostało w przytoczonej już wcześniej interpretacji indywidualnej z 2 października 2023 roku, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, odnosząc się do możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków dotyczących organizacji jubileuszu w części związanej z uczestnictwem osób współpracujących ze spółką na podstawie umów cywilnoprawnych i świadczących usługi w ramach samodzielnie wykonywanej działalności gospodarczej, stwierdził, że wydatki te nie mogą zostać uznane za koszty podatkowe, gdyż z tymi osobami wnioskodawcę łączą powiązania biznesowe. Dlatego też nie można uznać, że uczestnictwo w spotkaniu jubileuszowym ww. osób wpłynie na zwiększenie przychodów wnioskodawcy bądź zabezpieczenie ich źródła. Ponadto ww. osoby są wobec wnioskodawcy podmiotami zewnętrznymi, a w stosunku do takich podmiotów podejmuje się działania o charakterze reprezentacyjnym. Należy wskazać, że umowa cywilnoprawna zakłada bowiem równorzędność i niezależność podmiotów i stwarza warunki do przyjęcia założenia, że jeden podmiot chce wykreować swój pozytywny wizerunek względem drugiego. Tym samym, wydatki poniesione przez wnioskodawcę na organizację spotkań integracyjnych w części dotyczącej osób współpracujących ze spółką na podstawie umów cywilnoprawnych lub świadczących usługi w ramach samodzielnie wykonywanej działalności gospodarczej na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT noszą znamiona reprezentacji mające na celu wykreowanie pozytywnego wizerunki firmy, uwypuklenie swojej zasobności i profesjonalizmu, czyli stworzenie oczekiwanego wizerunku wnioskodawcy dla potencjalnego zawarcia umowy lub stworzenie korzystnych warunków jej zawarcia. Tym samym wydatki te nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.
Analogiczne stanowisko zaprezentowano w interpretacjach indywidualnych o sygn. 0111-KDIB1-1.4010.436.2023.1.SG z 12 października 2023 roku i o sygn. 0111-KDIB2-1.4010.171.2023.3.KK z 10 sierpnia 2023 roku wydanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.
Wydatki związane z jubileuszem firmy a odliczenie VAT
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi co do zasady przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jeżeli nabywcą jest zarejestrowany, czynny podatnik VAT, a towary i usługi związane z organizacją imprezy jubileuszowej firmy, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli takich, których następstwem jest określenie podatku należnego, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT.
Ponadto trzeba mieć na uwadze, że aby odliczenie VAT było możliwe, nabywca powinien posiadać faktury dokumentujące rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział.
Prawo do odliczenia podatku VAT zawartego w fakturach dokumentujących nabycie usługi organizacji jubileuszu firmy (z wyłączeniem zakupu alkoholu), potwierdzone zostało w interpretacji indywidualnej o sygn. 0111-KDIB3-2.4012.318.2019.1.MN z 30 lipca 2019 roku. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że zakupy związane z organizacją imprezy jubileuszowej, w której uczestniczyć będą pracownicy oraz wybrani kontrahenci, mają pośredni związek z wykonywaną działalnością gospodarczą przez wpływ na ogólne funkcjonowanie przedsiębiorstwa jako całości – budowanie pozytywnego wizerunku oraz renomy, poprawę relacji z kontrahentami, poprawę atmosfery pracy, wzrost motywacji do wykonywania obowiązków pracowniczych – są związane ze sprzedażą opodatkowaną. Skoro wydatki związane z jubileuszem firmy, w której, jak wynika z przedstawionego zdarzenia przyszłego, wezmą udział pracownicy spółki i jej kontrahenci (w części nieobejmującej zakupu alkoholu), będzie wykazywała związek z prowadzonymi czynnościami opodatkowanymi, to na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy o VAT podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT wykazanego na fakturach z tytułu zakupu kompleksowej usługi organizacji eventu, z uwzględnieniem przesłanek wykluczających to prawo określonych w art. 88 tej ustawy. W tym miejscu należy wskazać, że prawo to nie będzie przysługiwało w części dotyczącej wydatków na zakup alkoholu dla uczestników uroczystości jubileuszowych z uwagi na brak związku (nawet pośredniego) pomiędzy ich poniesieniem a czynnościami opodatkowanymi wnioskodawcy.
