W trakcie prowadzenia działalności gospodarczej przedsiębiorcy często odnajdują faktury kosztowe na przełomie miesiąca bądź kwartału. Nie wyklucza to jednak prawa do odliczenia podatku VAT z takiego dokumentu. Należy natomiast wziąć pod uwagę obowiązujące terminy, w których możliwe jest odliczenie podatku VAT. Sprawdźmy, na czym polega wydłużenie terminu do odliczenia VAT, które wprowadził od 2021 roku tzw. pakiet Slim VAT.
Komu przysługuje prawo do odliczenia VAT?
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT mają prawo do pomniejszenia podatku VAT należnego (od sprzedaży) o kwotę podatku VAT naliczonego (od zakupów). Warunkiem jest związek poniesionego kosztu z działalnością opodatkowaną.
Przykład 1.
Pan Piotr jest czynnym podatnikiem VAT i prowadzi firmę XYZ, a jednocześnie wynajmuje mieszkanie w ramach najmu prywatnego opodatkowanego ryczałtem. Czy pan Piotr może odliczyć VAT z faktury za zakup farby do odświeżenia wynajmowanego mieszkania?
Nie, mimo że pan Piotr jest czynnym podatnikiem VAT i ujmuje wystawiane faktury z tytułu najmu prywatnego w składanym pliku JPK_V7, najem opodatkowuje stawką „zw”, co oznacza, że zakupiona farba ma związek z działalnością zwolnioną. Co więcej, z racji tego, że jest to najem prywatny – opodatkowany ryczałtem poza prowadzoną działalnością – pan Piotr nie ma prawa ujęcia faktury za zakup farby w kosztach podatkowych.
Wydłużenie terminu do odliczenia VAT od 2021 roku
Co do zasady przedsiębiorca będący nabywcą towarów lub usług ma prawo do odliczenia podatku VAT pod warunkiem, że zostaną spełnione łącznie dwa warunki:
- po stronie sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy z tytułu sprzedaży,
- nabywca otrzymał fakturę zakupu lub dokument celny.
Wyjątkiem jest sytuacja, w której ma miejsce rozliczanie podatku VAT metodą kasową. Bez względu na to, czy metodę kasową VAT stosuje sprzedawca, czy nabywca, prawo do odliczenia podatku VAT powstaje najwcześniej w okresie, w którym nastąpiło uregulowanie faktury.
Przykład 2.
Pan Łukasz jest czynnym podatnikiem VAT (rozlicza się miesięcznie) i nie stosuje metody kasowej VAT. 20 stycznia zakupił towary i tego samego dnia dokonał 100% przedpłaty. Dostawa miała miejsce 1 lutego, natomiast faktura wystawiona została 3 lutego. Pan Łukasz otrzymał ją dopiero 1 marca. Kiedy ma prawo do odliczenia podatku VAT?
W związku z tym, że pan Łukasz opłacił 100% wartość faktury 20 stycznia, to w tym dniu powstał obowiązek podatkowy VAT po stronie sprzedawcy. Ponieważ pan Łukasz nie otrzymał faktury wraz z dostawą 1 lutego, nie miał w tym dniu możliwości odliczenia podatku VAT. Prawo to przysługuje panu Łukaszowi dopiero w dniu otrzymania faktury, czyli 1 marca.
Przykład 3.
Pani Emilia rozlicza podatek VAT metodą kasową. 31 stycznia kupiła towary handlowe i tego samego dnia otrzymała fakturę. Termin płatności został ustalony na 7 dni. Pani Emilia towary odebrała osobiście kolejnego dnia, natomiast fakturę opłaciła dopiero 7 lutego. Kiedy może odliczyć podatek VAT?
W związku z rozliczaniem podatku VAT metodą kasową pani Emilia ma prawo do odliczenia VAT dopiero w dniu faktycznej zapłaty – pod warunkiem że posiada fakturę zakupu – czyli 7 lutego.
Przykład 4.
Pan Roman otrzymał fakturę dotyczącą zakupu towarów z adnotacją „metoda kasowa”. Faktura została wystawiona 31 stycznia i tego dnia pan Roman wpłacił 50% jej wartości. Zakupione towary zostały dostarczone 1 lutego i w dniu dostawy pan Roman zapłacił pozostałą część faktury. Kiedy może odliczyć VAT?
Adnotacja „metoda kasowa” na fakturze oznacza, że sprzedawca rozlicza podatek VAT metodą kasową. Mimo że pan Roman otrzymał fakturę 31 stycznia i w tym dniu opłacił 50% jej wartości, nie ma prawa do odliczenia – 31 stycznia – 100% VAT. Po stronie sprzedawcy ostatniego dnia stycznia powstał bowiem obowiązek podatkowy wyłącznie do wysokości wpłaconych przez pana Romana środków, zatem możliwe jest wówczas odliczenie 50% VAT z faktury. Pozostałe 50% VAT pan Roman może odliczyć 1 lutego po zapłacie pozostałej wartości faktury.
Warto zwrócić uwagę na art. 86 ust. 11 ustawy o VAT, zgodnie z którym – w sytuacji gdy przedsiębiorca nie odliczy podatku VAT w momencie nabycia takiego prawa – może dokonać odliczenia w jednym z trzech następujących po sobie okresach rozliczeniowych w przypadku rozliczania VAT miesięcznie. Wydłużenie terminu do odliczenia VAT nie dotyczy natomiast podatników VAT, którzy korzystają z kwartalnego rozliczania VAT. W ich przypadku prawo do odliczenia VAT przysługuje w kwartale otrzymania faktury lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych, czyli w jednym z dwóch kolejnych kwartałów.
Przykład 5.
Pan Aleksander prowadzi firmę XYZ i rozlicza podatek VAT miesięcznie. W styczniu kupił towary handlowe i otrzymał fakturę. Przez przeoczenie nie zaksięgował jej w styczniu. Czy pan Aleksander ma prawo do odliczenia podatku VAT w późniejszym okresie? Czy wiąże się to z korektą pliku JPK_V7 za styczeń lub składania dodatkowych wyjaśnień w urzędzie?
Otrzymując fakturę w styczniu, pan Aleksander ma prawo do odliczenia podatku VAT w styczniu, lutym, marcu lub kwietniu. Wydłużenie terminu do odliczenia VAT na kwiecień jest skutkiem nowelizacji ustawy o VAT w 2021 roku. W związku z tym podatek VAT może zostać odliczony w najbliższym pliku JPK_V7 za luty. Pan Aleksander nie ma również obowiązku informowania dodatkowo urzędu o tym, że skorzystał z prawa do przesunięcia odliczenia VAT na kolejny okres rozliczeniowy.
Przykład 6.
Pani Halina rozlicza podatek VAT kwartalnie i w styczniu 2021 roku otrzymała fakturę. Dopiero we wrześniu 2021 roku zorientowała się, że nie zaksięgowała jej w ewidencjach. Czy może jeszcze odliczyć VAT?
Tak, pani Halina ma prawo odliczenia VAT w okresie otrzymania faktury, czyli w I kwartale lub w trzech kolejnych okresach rozliczeniowych, a więc w II lub III kwartale 2021 roku. Ma zatem prawo do ujęcia faktury i odliczenia VAT w pliku JPK_V7 za wrzesień.
Wydłużenie terminu do odliczenia VAT a faktura sprzed 2021 roku
Ustawodawca nie wprowadził przepisów przejściowych dla pakietu Slim VAT. Oznacza to, że od 1 stycznia 2021 roku zaczęły obowiązywać nowe przepisy. W konsekwencji podatnik, który odnalazł w marcu 2021 fakturę z poprzedniego roku, ma prawo do odliczenia podatku VAT. Wynika to z brzmienia art. 86 ust. 11 ustawy o VAT obowiązującego w 2021 roku.
Przykład 7.
Pan Jan prowadzi firmę ABC i rozlicza podatek VAT miesięcznie. W grudniu 2020 roku otrzymał fakturę VAT dotyczącą zakupów na potrzeby firmy, którą odnalazł dopiero w marcu 2021 roku. Czy pan Jan ma prawo do odliczenia VAT?
Tak, w związku z tym, że w 2021 roku nastąpiło wydłużenie terminu do odliczenia VAT z trzech do czterech miesięcy, pan Jan, otrzymując fakturę w grudniu 2020, ma prawo do odliczenia VAT w grudniu 2020 roku lub w trzech kolejnych okresach rozliczeniowych, a więc w marcu 2021 roku.
Jak zastosować wydłużenie terminu do odliczenia VAT w systemie wFirma.pl?
W celu zaksiegowania faktury w systemie wFirma.pl w terminie innym niż miesiąc jej otrzymania należy przejść do zakładki: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » FAKTURA VAT, a następnie uzupełnić w polu:
- DATA WYSTAWIENIA FAKTURY – faktyczną datę, kiedy faktura została wystawiona (data wystawienia z faktury);
- DATA KSIĘGOWANIA DO KPIR – datę, kiedy koszt ma zostać ujęty w KPiR;
- DATA KSIĘGOWANIA DO VAT – datę, kiedy podatnik chce skorzystać z prawa do odliczenia VAT.
Tak zaksięgowana faktura zostanie ujęta w rejestrze VAT zakupów, a tym samym w pliku JPK_V7 za okres zgodnie z uzupełnioną datą księgowania do VAT.
