Poradnik Przedsiębiorcy

Rozliczenie spółki i wspólników z ZUS

Spółka pełni funkcję płatnika składek jedynie za osoby świadczące w niej pracę na podstawie umowy o pracę bądź zlecenia. Terminem płatności składek oraz przesyłania deklaracji rozliczeniowej i imiennych raportów miesięcznych za konkretny miesiąc kalendarzowy zarówno dla wspólników, jak i dla spółki za zatrudnionych w niej pracowników jest 15. dzień następnego miesiąca. W przypadku, gdy spółka nie zatrudnia pracowników ani żadnych innych osób objętych obowiązkiem ubezpieczeniowym, wspólnicy powinni przekazać deklaracje rozliczeniowe wyłącznie za siebie i opłacić składki za dany miesiąc w terminie do 10. dnia następnego miesiąca. Od 2022 roku terminy te ulegną zmianie - dla osób fizycznych i spółek cywilnych, jawnych i partnerskich termin złożenia DRA i zapłaty składek będzie upływał 20 dnia każdego miesiąca. Dla osób prawnych będzie to w dalszym ciągu 15 dzień miesiąca. Szczegóły dotyczące tego, jak wygląda rozliczenie spółki i wspólników z ZUS wyjaśnia poniższy artykuł.

Rozliczenie spółki i wspólników z ZUS a wysokość składek ZUS

Wspólnicy spółek opłacają za siebie składki na ubezpieczenia społeczne od zadeklarowanej kwoty. Jednak kwota ta nie może być niższa niż 60% prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia.

Co ważne, wspólnicy spółek (z wyjątkiem wspólników spółki cywilnej) nie mogą opłacać składek na ubezpieczenia społeczne od obniżonej podstawy wymiaru, czyli od 30% kwoty minimalnego wynagrodzenia. Ulga ta nie obejmuje zatem wspólników spółek jawnych, komandytowych lub partnerskich oraz jednoosobowego wspólnika spółki z o.o. Ci przedsiębiorcy opłacają składki do ZUS na ogólnych zasadach obowiązujących przedsiębiorców.

Od 2022 roku zmienią się zasady naliczania składki zdrowotnej za przedsiębiorców, w tym również za wspólników spółek. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są w artykule: Polski Ład – składka zdrowotna osób prowadzących działalność od 2022 roku.

Sposób rozliczenia deklaracji ZUS

W przypadku gdy w spółce nie są zatrudnieni pracownicy, spółka nie musi zgłaszać i rozliczać wspólników, dlatego że każdy z nich sam sporządza i przekazuje dokumenty ubezpieczeniowe, opłacając przy tym składki na własne ubezpieczenia.

Wspólnik spółki, który prowadzi działalność i opłaca składki tylko na własne ubezpieczenie, ma obowiązek rozliczać składki poprzez sporządzanie i przekazywanie do ZUS wyłącznie deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA za siebie.

Każdy wspólnik takiej spółki jest płatnikiem składek na własne ubezpieczenia. Powinien zatem sporządzić i przekazać do ZUS zgłoszenie siebie do ubezpieczeń jako osoba ubezpieczona - na formularzu ZUS ZUA (bądź jeśli podlegać będzie tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu - na formularzu ZUS ZZA).

Przy rozliczeniu składek za inne osoby, spółka rozlicza składki ZUS na osobnym komplecie rozliczeniowym ZUS za wspólników i inne osoby ubezpieczone.

Zgłoszenie spółki jako płatnika składek ZUS

W sytuacji gdy spółka odgrywa rolę płatnika składek zarówno za pracowników, jak i inne zatrudnione osoby podlegające ubezpieczeniom, ciąży na niej obowiązek zgłoszenia w ZUS płatnika składek. Spółka dokonuje zgłoszenia do ZUS spółki jako płatnika składek na formularzu ZUS ZPA w terminie 7 dni od daty zatrudnienia pierwszego pracownika lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi pierwszej osoby. Deklarację zgłoszeniową ZPA należy przekazać do ZUS w formie papierowej. W przypadku gdy w spółce pracują wyłącznie jej wspólnicy, wówczas nie składa się deklaracji ZUS ZPA.

Rozliczenie spółki i wspólników z ZUS - termin rozliczenia składek

Jeżeli spółka jest płatnikiem składek za inne osoby, wspólnicy we własnej deklaracji rozliczeniowej podają kod terminu przesyłania deklaracji i raportów, cyfrę "4". Jest ona właściwa dla dokumentów składanych przez wspólników do 15. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni, którzy opłacają składki ubezpieczeniowe (społeczne i zdrowotną lub ewentualnie tylko zdrowotną) wyłącznie za siebie, a spółka zatrudnia pracowników lub inne osoby objęte obowiązkiem ubezpieczeń w ZUS. W deklaracji spółki, w której są wykazane składki za inne osoby ubezpieczone, powinna być podana cyfra “3”, która oznacza, że deklaracja składana jest  do 15. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Nowy Ład, który ma zacząć obowiązywać od 2022 roku wprowadzi zmiany dotyczące składania deklaracji. DRA będą zobowiązani przesyłać również ci przedsiębiorcy którzy nie zatrudniają pracowników będą zobowiązani do comiesięcznego raportowania do ZUS informacji o poziomie uzyskanego dochodu. Od jego wysokości uzależniona będzie bowiem wysokość kwoty składki zdrowotnej, jaką będzie trzeba uiścić do ZUS.
Natomiast w sytuacji, gdy spółka nie zatrudnia żadnych osób, za które zobowiązana jest rozliczać składki ubezpieczeniowe do ZUS, jej wspólnicy powinni przekazywać za siebie oddzielnie deklaracje rozliczeniowe ZUS DRA, w bloku I. w polu 01. wpisując cyfrę "2". Informuje ona, że osoby te rozliczają się z ZUS-em w terminie do 10. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni. 

Jak wcześniej wspomniano Nowy ład zmieni terminy przekazywania dokumentów rozliczeniowych. Terminy będą następujące:

  • termin do 5. dnia następnego miesiąca – dla jednostek i zakładów budżetowych
  • termin do 15. dnia następnego miesiąca - dla płatników posiadających osobowość prawną np. dla spółek, jednostek samorządu terytorialnego (urzędy gminy, miasta), uczelnie wyższe, Kościoły, ZUS, ZOZ
  • termin do 20. dnia następnego miesiąca - dla pozostałych płatników składek płatnicy opłacający wyłącznie składki na własne ubezpieczenia, przedsiębiorcy i inne podmioty nie posiadające osobowości prawnej zatrudniające innych ubezpieczonych, w tym spółki osobowe (spółka: jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna). 

Na chwilę obecną nie wskazano jak te terminy będą oznaczone w ZUS DRA.