Przedsiębiorca może podjąć decyzję o zamknięciu działalności z dowolnego powodu – zarówno wtedy, gdy wynika to z jego woli, jak i w wyniku trudnej sytuacji finansowej. Jednak sytuacja się komplikuje, kiedy w firmie są zatrudnieni pracownicy. Wtedy często pojawia się pytanie: jak po zakończeniu działalności rozliczyć się z pracownikiem? Ile jest czasu na przesłanie byłemu podwładnemu niezbędnych deklaracji do celów podatkowych? Czy konieczne jest dopełnianie jakichś dodatkowych formalności? Na te pytania odpowiemy poniżej.
Rozwiązanie umowy o pracę przy likwidacji firmy
Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na zamknięcie działalności, a zatrudnia pracowników, to nie może tego dokonać z dnia na dzień. Osoby zatrudnione powinny zostać o tym fakcie poinformowane, i co ważne, jeśli pracodawca rozwiązuje umowy, to każdej osobie przysługuje odpowiedni okres wypowiedzenia. Nawet pracownicy objęci szczególną ochroną mogą zostać wówczas zwolnieni.
Zgodnie z Kodeksem pracy w przypadku likwidacji pracodawcy nie obowiązują przepisy chroniące pracowników przebywających na zwolnieniu lekarskim ani pracownice w ciąży przed zwolnieniem. Oznacza to, że pracodawca ma prawo wypowiedzieć umowę o pracę w takiej sytuacji. Podstawą prawną dla tego wyłączenia są art. 41¹ oraz art. 177 § 4 kp. Stanowisko takie zajął także SN w wyroku z 16 lipca 1984 roku (sygn. akt I PR 73/84), wskazując, że: „[…] W razie likwidacji zakładu pracy zakład pracy może skutecznie wypowiedzieć pracownikowi umowę o pracę w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy spowodowanej chorobą także wtedy, gdy nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia (art. 41 K.p.). […]”.
Ta sama zasada dotyczy np. pracowników, którym pozostało 4 lata do przejścia na emeryturę.
Skrócenie okresu wypowiedzenia z powodu likwidacji działalności
Zgodnie z powyższym pracodawca nawet w przypadku zakończenia działalności musi dopełnić odpowiednich formalności związanych z rozwiązaniem z pracownikami umów zgodnie z przepisami kp. W przypadku wypowiedzenia umowy o pracę pracodawca powinien pamiętać o zachowaniu odpowiedniego terminu ich złożenia pracownikowi. Konieczne jest bowiem zrobienie tego z wyprzedzeniem, by okres wypowiedzenia skończył się przed zamknięciem firmy.
Należy pamiętać, że w tej sytuacji przewidziane zostały w przepisach dodatkowe uprawnienia przedsiębiorcy, jak np. wynikające z art. 361 kp. Zgodnie z tą regulacją można skrócić 3-miesięczny okres wypowiedzenia do maksymalnie 1 miesiąca, nawet bez zgody pracownika. Za pozostałe 2 miesiące pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby okres wypowiedzenia nie został skrócony. Co ważne, decyzja o skróceniu wypowiedzenia musi być podjęta jednocześnie z samym wypowiedzeniem umowy.
Zakończenie działalności – pracodawca jako płatnik PIT
Zatrudnienie pracownika (na umowie zlecenia lub o pracę) oznacza, że zatrudniający odgrywa rolę płatnika składek ubezpieczeniowych i podatku dochodowego. Dlatego co miesiąc przedsiębiorca musi obliczać i odprowadzać składki do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz zaliczki na PIT do fiskusa. Wiąże się z tym obowiązek sporządzania właściwych deklaracji podatkowych:
PIT- 4R – deklaracja roczna o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy,
PIT-8AR – deklaracja roczna o zryczałtowanym podatku dochodowym,
PIT-11 – informacja o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy,
IFT-1R – informacja o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez osoby fizyczne niemające w RP miejsca zamieszkania.
Zakończenie działalności – deklaracja PIT- 4R I PIT-8AR
Deklaracja PIT-4R oraz PIT-8AR za rok poprzedni musi zostać przekazana do US do ostatniego dnia stycznia kolejnego roku. Właściwy urząd skarbowy wyznacza się, biorąc pod uwagę albo miejsce zamieszkania płatnika (jeśli to osoba fizyczna), albo siedzibę/miejsce prowadzenia działalności (jeśli nie jest to osoba fizyczna). Termin składania deklaracji PIT-4R oraz PIT-8AR jest odmienny w przypadku zakończenia działalności gospodarczej. W takich okolicznościach deklaracja ta musi zostać przekazana do dnia, w którym następuje zakończenie działalności. Tutaj trzeba odwołać się do art. 38 ust. 1b Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który stanowi, że w przypadku zakończenia działalności przed końcem stycznia roku kolejnego po roku podatkowym PIT-4R i PIT-8AR płatnik musi przekazać w terminie do dnia końca tej działalności. Składana deklaracja powinna zawierać zaliczki na PIT za poszczególne okresy miesięczne.
IFT-1R a zakończenie działalności
Jeśli pracodawca zatrudnia osoby fizyczne niemające w Polsce miejsca zamieszkania i pobiera od ich wynagrodzenia zryczałtowane zaliczki na podatek dochodowy, to zobowiązany jest do złożenia za nie informacji o wysokości uzyskanego przez nie przychodu (dochodu) w Polsce. W tym przypadku deklarację do urzędu oraz do pracownika należy wysłać w terminie do końca lutego za rok poprzedni. Natomiast odmienny termin składania tej deklaracji występuje w przypadku zaprzestania prowadzenia działalności, co wynika z art. 42 ust. 3 updof).
W razie zaprzestania przez płatnika prowadzenia działalności przed upływem terminu dla złożenia informacji, o których mowa w ust. 2 pkt 2, informacje te płatnik składa nie później niż w dniu zaprzestania prowadzenia działalności.
Zakończenie działalności a informacja PIT-11
Artykuł 39 ust. 1 i 3 ustawy o PIT mówi, że jeśli płatnicy nie dokonują rocznego obliczenia podatku, muszą przekazać podatnikowi i naczelnikowi odpowiedniego (według miejsca zamieszkania podatnika) urzędu skarbowego właściwą deklarację za rok poprzedni do ostatniego dnia stycznia kolejnego roku, a jedną jej kopię przechowywać w swoim zbiorze dokumentów. Podobny zapis można znaleźć w art. 42g ust. 2 wspomnianej ustawy – płatnik musi przekazać podatnikom informację o osiągniętych dochodach (deklaracja PIT-11) do końca lutego roku, który następuje po danym roku podatkowym.
Inaczej jest, gdy obowiązek poboru zaliczek na PIT ustaje w trakcie roku – np. z powodu rozwiązania umowy z pracownikiem. Wówczas podatnik ma prawo do pisemnego wnioskowania do płatnika o wystawienie PIT-11. Ten ostatni musi to zrobić w terminie 14 dni od dnia wystosowania wniosku. Informację należy przekazać zarówno podatnikowi, jak i urzędowi skarbowemu adekwatnemu ze względu na miejsce zamieszkania podatnika. Z tego wynika, że jeśli ma miejsce zakończenie działalności, informacja PIT-11 może zostać sporządzona na wniosek byłego zatrudnionego. Jeżeli nie złoży on wniosku, były pracodawca musi przekazać mu PIT-11 w terminie do ostatniego dnia lutego.
Można tu jednak wyróżnić pewne wyjątki – np. sytuację, w której płatnik to osoba prawna albo spółka osobowa. Wówczas PIT-11 musi zostać obligatoryjnie wystawiony do dnia zakończenia działalności. Podobnie jest w przypadku osób pracujących na bazie umowy zlecenia – jeśli dojdzie do zakończenia działalności przed ostatnim dniem stycznia roku, który następuje po roku podatkowym, PIT-11 musi zostać sporządzony do dnia zakończenia działalności.
Pracodawca, który nie wywiąże się ze swoich obowiązków złożenia deklaracji do ostatniego dnia prowadzenia działalności, naraża się na grzywnę w wysokości do 180 stawek dziennych. Stawki te są ustalane indywidualnie przez sąd, pod uwagę brana jest sytuacja dochodowa ukaranego. Najniższą karą, jaką może nałożyć sąd, jest równowartość 1/3 części minimalnego wynagrodzenia, tj. 155,53 zł w 2025 roku, natomiast maksymalna stawka nie może przekroczyć 400-krotności najniższej stawki dziennej, czyli w 2025 roku 62 212 zł.
Zawieszenie działalności a sporządzenie rozliczeń podatkowych z pracownikami
W sytuacji, gdy przedsiębiorca zawiesza działalność, ma obowiązek złożyć deklarację w podstawowych terminach – PIT-11, PIT-4R, PIT-8AR do 31 stycznia, a IFT-1R do końca lutego. Czyli w tym przypadku nie będzie potrzeby rozliczenia deklaracji podatkowych pracownika do ostatniego dnia przed zawieszeniem firmy.
Jak po zakończeniu działalności rozliczyć się z pracownikiem – podsumowanie
Zakończenie działalności gospodarczej niesie ze sobą konieczność sporządzenia deklaracji podatkowych i przekazania ich do urzędu skarbowego do ostatniego dnia aktywności firmy. W tym samym terminie najlepiej jest również przekazać dokumenty pracownikom. Niezłożenie deklaracji w terminie podlega karze grzywny, która może się okazać bardzo dotkliwa dla płatnika.
