Zakończenie działalności - jak rozliczyć się z pracownikiem?

Zakończenie działalności gospodarczej jest całkowicie w gestii przedsiębiorcy - ma prawo zrobić to zarówno wtedy, gdy wynika to z jego woli, jak i w wyniku trudnej sytuacji finansowej. W tej kwestii pojawiają się pytania: jak po zakończeniu działalności rozliczyć się z pracownikiem? Ile jest czasu na przesłanie byłemu podwładnemu niezbędnych deklaracji do celów podatkowych?

Zakończenie działalności - pracodawca jako płatnik PIT

Zatrudnienie pracownika (na umowie zlecenia lub o pracę) oznacza, że zatrudniający odgrywa rolę płatnika składek ubezpieczeniowych i podatku dochodowego. Dlatego co miesiąc przedsiębiorca musi obliczać i odprowadzać składki do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz zaliczki na PIT do fiskusa. Wiąże się z tym obowiązek sporządzania właściwych deklaracji podatkowych:

• PIT- 4R - deklaracja roczna o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy,
• PIT-11 - informacja o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy.

Zakończenie działalności - deklaracja PIT- 4R

Deklaracja PIT-4R za rok poprzedni musi zostać przekazana do US do ostatniego dnia stycznia kolejnego roku. Właściwy urząd skarbowy wyznacza się, biorąc pod uwagę albo miejsce zamieszkania płatnika (jeśli to osoba fizyczna), albo siedzibę/miejsce prowadzenia działalności (jeśli nie jest to osoba fizyczna). Termin składania deklaracji PIT-4R jest odmienny w przypadku zakończenia działalności gospodarczej. W takich okolicznościach deklaracja ta musi zostać przekazana do dnia, w którym następuje zakończenie działalności. Tutaj trzeba odwołać się do art. 38 ust. 1b Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który stanowi, że w przypadku zakończenia działalności przed końcem stycznia roku kolejnego po roku podatkowym PIT-4R płatnik musi przekazać w terminie do dnia końca tej działalności. Składana deklaracja powinna zawierać zaliczki na PIT za poszczególne okresy miesięczne.

Zakończenie działalności - informacja PIT-11

Artykuł 39 ustawy o PIT mówi, że jeśli płatnicy nie dokonują rocznego obliczenia podatku, muszą przekazać podatnikowi i naczelnikowi odpowiedniego (według miejsca zamieszkania podatnika) właściwą deklarację za rok poprzedni do ostatniego dnia lutego kolejnego roku, a jedną jej kopię przechowywać w swoim zbiorze dokumentów. Podobny zapis można znaleźć w art. 42 ust. 2 wspomnianej ustawy - płatnik musi przekazać podatnikom informację o osiągniętych dochodach (deklaracja PIT-11) do końca lutego roku, który następuje po danym roku podatkowym.

Inaczej jest, gdy obowiązek poboru zaliczek na PIT ustaje w trakcie roku - na przykład z powodu zakończenia działalności czy rozwiązania umowy z pracownikiem. Wówczas podatnik ma prawo do pisemnego wnioskowania do płatnika o wystawienie PIT-11. Ten ostatni musi to zrobić w terminie 14 dni od dnia wystosowania wniosku. Informację należy przekazać zarówno podatnikowi, jak i urzędowi skarbowemu adekwatnemu ze względu na miejsce zamieszkania podatnika. Z tego wynika, że jeśli ma miejsce zakończenie działalności, informacja PIT-11 może zostać sporządzona na wniosek byłego zatrudnionego. Gdy nie złoży on wniosku, były pracodawca musi przekazać mu PIT-11 w terminie do ostatniego dnia lutego.

Można tu jednak wyróżnić pewne wyjątki - np. sytuację, w której płatnik to osoba prawna albo spółka osobowa. Wówczas PIT-11 musi zostać obligatoryjnie wystawiony do dnia zakończenia działalności. Podobnie jest w przypadku osób pracujących na bazie umowy zlecenia - jeśli dojdzie do zakończenia działalności przed ostatnim dniem lutego roku, który następuje po roku podatkowym, wtedy PIT-11 musi zostać sporządzony do dnia zakończenia działalności. W przypadku gdy pracownik osiągał w danym roku przychody równolegle ze stosunku pracy i umowy zlecenia, wtedy muszą one zostać ujęte na jednej informacji PIT-11.