Poradnik Przedsiębiorcy

Zakup ekspresu do kawy w kosztach uzyskania przychodu

Bardzo często przedsiębiorcy ponoszą wydatki związane z zakupem ekspresu do kawy, który w dzisiejszych czasach jest rzeczą wręcz niezbędną zarówno w domu, jak i w pracy. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, czy zakup ekspresu do kawy można ująć w kosztach przedsiębiorcy!

Koszt uzyskania przychodu - definicja

Art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych określa, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Zatem aby wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, musi spełnić określone warunki. Są nimi:

  • wydatek musi zostać poniesiony w celu osiągnięcia, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

  • nie jest wymieniony w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

  • jest prawidłowo udokumentowany.

Zakup ekspresu do kawy w kosztach przedsiębiorcy

W przypadku podatników prowadzących kawiarnie lub usługi gastronomiczne i serwujących dla swoich klientów kawę nie budzi wątpliwości, aby wydatki związane z zakupem ekspresu do kawy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Nasuwa się zatem pytanie, co z przedsiębiorcami, którzy prowadzą inną działalność i chcieliby przykładowo poczęstować kawą swoich klientów czy zatrudnionych pracowników. O zakwalifikowaniu zakupu ekspresu do kawy jako kosztu uzyskania przychodu decyduje charakter jego użytku. Ekspres do kawy nie został wymieniony w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zatem jeżeli jego zakup przyczynia się do osiągnięcia przychodów, może zostać ujęty w kosztach przedsiębiorcy, pod warunkiem, że został udokumentowany fakturą wystawioną na dane firmowe.

Natomiast jeżeli zakup ekspresu do kawy służy wyłącznie potrzebom przedsiębiorcy, koszt ten traktowany jest jako wydatek o charakterze osobistym, a co za tym idzie, nie może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

Ważne!

Zakup ekspresu do kawy można zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli wiąże się on z osiąganymi przychodami (nawet pośrednio) a jego wartość nie przekracza kwoty 10.000 zł (netto - w przypadku czynnych podatników VAT, brutto - w przypadku nievatowców).

Przykład 1.

Przedsiębiorca Jan Kowalski zajmujący się sprzedażą samochodów oraz części zamiennych, zakupił ekspres do kawy. Urządzenie znajduje się w firmowym biurze. W czasie spotkań i negocjacji biznesowych Kowalski będzie częstował swoich kontrahentów kawą. Czy wydatek związany z zakupem ekspresu do kawy można uznać jako koszt uzyskania przychodu?

W tym przypadku podatnik może zaliczyć zakup ekspresu do kawy w kosztach firmowych, ponieważ zakup tego sprzętu służy potrzebom klientów czy kontrahentów podczas prowadzonych negocjacji oraz zawieraniu nowych umów. Zakup ten przyczynia się również do uzyskania przychodów przedsiębiorcy.

Warto dodać, że powyższe stanowisko potwierdził również Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej, sygn. ITPB1/415-656/10/IG, z 17 września 2010 roku, w której możemy przeczytać, że: Odnosząc się do kwestii zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatku na ekspres do kawy wraz z oprzyrządowaniem, w świetle powyższych przepisów i przedstawionego we wniosku stanu faktycznego stwierdzić należy, iż warunkiem zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatku na jego zakup - jest wykorzystywanie tego sprzętu w działalności gospodarczej, tj. sprzęt ten nie może służyć celom osobistym Wnioskodawcy, jak również wykazanie jego celowości i związku z przychodem oraz prawidłowe udokumentowanie.

Należy podkreślić, że o tym co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa jednak obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z działalnością gospodarczą, w tym okoliczności, iż ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.

Zakup ekspresu do kawy a koszty reprezentacji

Zakup ekspresu do kawy co do zasady nie stanowi kosztów reprezentacji. Zwykły poczęstunek przygotowany dla klientów czy pracowników może zostać zakwalifikowany jako koszt podatkowy. Argumentem przemawiającym za tym jest to, że zakup ekspresu nie wiąże się z utrwaleniem wizerunku przedsiębiorcy na zewnątrz oraz nie ma charakteru okazałości. Ma on związek z prowadzoną działalnością, a co za tym idzie organizowaniem spotkań biznesowych czy negocjacji. Takie stanowisko zajął Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 24 stycznia 2011 r., sygn. akt IPPB1/415-1025/10-4/ES).

Reasumując, zakup ekspresu do kawy nie został ujęty w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wydatek ten można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów przy spełnieniu określonych warunków, takich jak: wykazanie przez podatnika związku wydatku z osiąganymi przychodami czy właściwe udokumentowanie zakupu.