Poradnik Przedsiębiorcy

Zatrzymanie zaliczki - skutki podatkowe

Zatrzymanie zaliczki a przychód z działalności gospodarczej

Jak wynika z art. 14 ust. 3 pkt 1 ustawy o PIT pobranych wpłat lub zarachowanych należności na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych, nie zalicza się do przychodów z działalności gospodarczej. Zatem otrzymanie zaliczki nie spowoduje konieczności wykazania przychodu – ten zostanie wykazany dopiero w okresie, w którym dojdzie do realizacji świadczenia, nie później jednak niż w dniu wystawienia faktury końcowej lub w dniu uregulowania należności (jeśli zapłata nastąpi wcześniej).

Jeżeli jednak transakcja nie dojdzie do skutku, np. z powodu odstąpienia kontrahenta od umowy, a na podstawie odpowiednich ustaleń zawartych w umowie zaliczka nie podlega zwrotowi, to wówczas mamy do czynienia ze zmianą charakteru pobranej zaliczki, a co za tym idzie z powstaniem przychodu w dacie jej zatrzymania. Warto w takiej sytuacji zadbać o zebranie odpowiedniej dokumentacji, w której znajdzie się właściwa data rezygnacji z zamówienia przez kontrahenta. Data ta będzie bowiem wyznaczała moment powstania przychodu w ustawie o PIT. Zdarzenie to powinno zostać również udokumentowane dowodem księgowym, np. notą obciążeniową z tytułu odszkodowania.

Przykład 1.

Podatnik w marcu 2015 r. otrzymał od klienta zaliczkę w wysokości 200 zł na poczet usługi, która miała zostać zrealizowana w lipcu 2015 r. W kwietniu natomiast klient zrezygnował z zamówienia. Zgodnie z postanowieniami umowy podatnik zatrzymał zaliczkę.

Podatnik powinien wykazać przychód z działalności gospodarczej w kwietniu 2015 r. w wysokości 200 zł.

Zatrzymanie zaliczki – rozliczenie VAT

Co do zasady, otrzymanie zaliczki na poczet przyszłej sprzedaży towarów lub usług powoduje powstanie obowiązku podatkowego i zobowiązuje do rozliczenia podatku VAT. Podatnik dla udokumentowania otrzymanej zaliczki od klienta powinien wystawić fakturę zaliczkową, nie później jednak niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym tę wpłatę podatnik otrzymał.

W przypadku, gdy dojdzie z winy klienta do rezygnacji z umowy, nie będzie miała miejsca jakakolwiek dostawa towarów bądź świadczenie usług ze strony podatnika, zatem zatrzymana zaliczka nie będzie wynagrodzeniem za wykonanie usługi ani też zapłatą za sprzedany towar. Otrzymana kwota będzie w tym przypadku pełnić funkcję odszkodowawczą. Takie czynności nie podlegają co do zasady opodatkowaniu podatkiem VAT, gdyż nie są wymienione w art. 15 ustawy o VAT.

Pomimo tego, że zaliczka  nie zostanie fizycznie zwrócona, podatnik powinien dokonać korekty “do zera”, wystawionej wcześniej faktury zaliczkowej. Z uwagi na fakt, że zaliczka nie jest już związana z jakąkolwiek dostawą, a zostaje zaliczona na poczet odszkodowania, rozliczenie podatku od towarów i usług musi zostać skorygowane.

Jak możemy przeczytać w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 20 lutego 2014 r. (nr IBPP2/443-1076/13/IK):

(...) opłata z tytułu zbyt późnego odwołania rezerwacji jako pełniąca funkcję odszkodowawczą, nie stanowi wynagrodzenia za świadczoną usługę zakwaterowania czy wynajmu, lecz stanowi rekompensatę za poniesione przez Wnioskodawcę koszty, bądź też utracone korzyści spowodowane późniejszym niż wynikającym z zawartej umowy anulowaniem rezerwacji. Tym samym czynność pobrania przedmiotowej opłaty nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT. A w konsekwencji Wnioskodawca jest zobowiązany do wystawienia faktury korygującej zmniejszającej wartość podatku wykazanego na fakturze zaliczkowej mimo niezwracania klientowi zaliczki (...).