Przedsiębiorca użytkujący w działalności gospodarczej środek trwały w razie wystąpienia problemów z funkcjonowaniem danego składnika majątku związanych z wadliwością środka trwałego może wystąpić do sprzedawcy z roszczeniami gwarancyjnymi. Towary objęte gwarancją posiadające wady fizyczne często są wymieniane na nowe. Jakie konsekwencje podatkowe wiążą się z wymianą środka trwałego w ramach gwarancji? W jaki sposób amortyzować środek trwały wymieniony w ramach gwarancji?
Wymiana towaru na nowy w ramach gwarancji - ramy prawne
Jedną z metod realizacji obowiązków sprzedawcy w ramach uprawnień gwarancyjnych, gdy towar okaże się wadliwy, jest wymiana towaru na nowy, wolny od wad.
„Obowiązki gwaranta mogą w szczególności polegać na zwrocie zapłaconej ceny, wymianie rzeczy bądź jej naprawie oraz zapewnieniu innych usług”.
Zgodnie z art. 577 § 1 kc udzielenie gwarancji następuje przez złożenie oświadczenia gwarancyjnego, które określa obowiązki gwaranta i uprawnienia kupującego w przypadku gdy rzecz sprzedana nie ma właściwości określonych w tym oświadczeniu. Jeżeli nie zastrzeżono innego terminu, termin gwarancji wynosi 2 lata, licząc od dnia, kiedy rzecz została kupującemu wydana (art. 577 § 4 kc). Na mocy art. 580 § 2 kc gwarant jest obowiązany wykonać swoje obowiązki w terminie określonym w treści oświadczenia gwarancyjnego, a gdy go nie określono – niezwłocznie, ale nie później niż w terminie 14 dni, licząc od dnia dostarczenia rzeczy przez uprawnionego z gwarancji.
Wymiana w ramach gwarancji - jakie wiążą się z tym formalności?
Wymiana składnika majątku w ramach gwarancji powinna zostać uwzględniona w ewidencji środków trwałych prowadzonej przez przedsiębiorcę. Nowy składnik majątku może mieć bowiem inne numery seryjne czy parametry techniczne. Wymiana gwarancyjna składnika majątku wprowadzonego do ewidencji środków trwałych na nowy wiąże się zatem z koniecznością wykreślenia wadliwego składnika majątku z ewidencji środków trwałych oraz wprowadzenia w jego miejsce nowego otrzymanego w ramach gwarancji składnika majątku do ewidencji środków trwałych.
Ujęcie wymienionego składnika majątku w ewidencji środków trwałych powinno nastąpić najpóźniej w miesiącu przekazania składnika majątku do używania. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od wartości początkowej środka trwałego. Za wartość początkową środków trwałych uważa się w razie odpłatnego nabycia – cenę ich nabycia, a jeżeli były używane przez podatnika przed wprowadzeniem ich do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych i nie były wcześniej amortyzowane – cenę ich nabycia, nie wyższą jednak od ich wartości rynkowej.
Za cenę nabycia zgodnie z art. 22g ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych uważa się natomiast kwotę należną zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej do używania, a w szczególności o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji oraz pomniejszoną o podatek od towarów i usług, z wyjątkiem przypadków, gdy zgodnie z odrębnymi przepisami podatek od towarów i usług nie stanowi podatku naliczonego albo podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty należnego podatku o podatek naliczony lub zwrot różnicy podatku w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług. W przypadku importu cena nabycia obejmuje cło i podatek akcyzowy od importu składników majątku.
Wymiana gwarancyjna nie oznacza zawarcia nowej umowy sprzedaży, jest jedynie realizacją obowiązków sprzedawcy w ramach uprawnień gwarancyjnych, co oznacza, że nowy składnik majątku jest nabywany w ramach uiszczonej wcześniej zapłaty za towar. Wartość początkową środka trwałego otrzymanego od sprzedawcy w ramach gwarancji co do zasady ustalamy w kwocie równej wartości początkowej wadliwego środka trwałego wycofanego z użytkowania. Jeżeli jednak przedsiębiorca poniesie dodatkowe koszty np. koszty montażu nowego lub demontażu zwracanego składnika majątku albo dopłaci różnicę w wartości w wyniku wymiany składnika majątku na inny nowszy model, to powinien wówczas uwzględnić dodatkowe nakłady w wartości początkowej nowego środka trwałego.
Środek trwały wymieniony w ramach gwarancji - wpływ na amortyzację
Przedsiębiorca, który otrzymał nowy środek trwały wymieniony w ramach gwarancji, nie ma prawa do dokonywania odpisów amortyzacyjnych od pełnej wartości początkowej nowego środka trwałego. Nie należy również korygować kosztów podatkowych o odpisy amortyzacyjne dokonane od pierwotnego środka trwałego do momentu wyłączenia wadliwego składnika majątku z użytkowania, jeśli w okresie dokonywania tych odpisów składnik majątku był użytkowany w działalności gospodarczej.
Wymiana gwarancyjna nie stanowi nowego nabycia, jest jedynie realizacją obowiązków sprzedawcy w ramach uprawnień gwarancyjnych. Składnik majątku otrzymany w wyniku realizacji tego obowiązku przez sprzedawcę powinien być zatem amortyzowany z uwzględnieniem dotychczas dokonanych odpisów amortyzacyjnych od pierwotnego środka trwałego. Oznacza to, że odpisy amortyzacyjne od nowego środka trwałego są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów w wysokości odpowiadającej uprzednio zaliczonym do kosztów uzyskania przychodów odpisom amortyzacyjnym dokonanym od wadliwego środka trwałego wymienionego na nowy w ramach gwarancji.
„Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywanych, według zasad określonych w art. 22a-22o, od tej części ich wartości, która odpowiada poniesionym wydatkom na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie tych środków lub wartości niematerialnych i prawnych, odliczonym od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym albo zwróconym podatnikowi w jakiejkolwiek formie”.
Jeżeli zatem odpisy amortyzacyjne dokonane od wadliwego składnika majątku wymienionego na nowy w ramach gwarancji stanowiły koszty uzyskania przychodów, czyli zmniejszały podstawę opodatkowania, to wówczas odpisy amortyzacyjne od otrzymanego od sprzedawcy nowego urządzenia wolnego od wad nie stanowią kosztów uzyskania przychodów do wysokości odpisów amortyzacyjnych dokonanych od wadliwego urządzenia.
Przykład 1.
Pan Dorian prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. W styczniu 2023 roku nabył maszynę produkcyjną o wartości początkowej 40 000 zł, którą w tym samym miesiącu wprowadził do ewidencji środków trwałych. Przyjęta stawka amortyzacji wynosi 14%. Począwszy od kolejnego miesiąca, pan Dorian rozpoczął amortyzację urządzenia, pierwszy odpis amortyzacyjny został dokonany w lutym. 7 maja wystąpiły problemy z funkcjonowaniem maszyny produkcyjnej. 16 maja 2023 roku producent stwierdził wadę fizyczną maszyny produkcyjnej i w ramach gwarancji wymienił ją na nową wolną od wad. Pan Dorian nową maszynę otrzymał 18 maja 2023 roku. Jakich formalności powinien dokonać pan Dorian po otrzymaniu nowej maszyny wymienionej w ramach gwarancji? W jaki sposób mężczyzna powinien amortyzować nowe urządzenie? Czy ma obowiązek skorygowania odpisów amortyzacyjnych dokonanych uprzednio od pierwotnego środka trwałego?
Wymienioną w ramach gwarancji wadliwą maszynę produkcyjną pan Dorian powinien wykreślić z ewidencji środków trwałych, a następnie w jej miejsce wprowadzić nową maszynę produkcyjną otrzymaną w ramach gwarancji. Nowa maszyna produkcyjna powinna być amortyzowana na zasadzie kontynuacji. Oznacza to, że należy stosować przyjętą uprzednio stawkę amortyzacyjną oraz uwzględnić dokonane dotychczas odpisy amortyzacyjne od pierwotnego środka trwałego.
Wadliwe urządzenie zostało wyłączone z użytkowania 7 maja 2023 roku, dlatego ostatni odpis amortyzacyjny od pierwotnej maszyny produkcyjnej powinien zostać dokonany w ostatnim miesiącu, w którym maszyna była użytkowana w działalności gospodarczej, czyli w maju 2023 roku. Suma odpisów amortyzacyjnych dokonanych od wadliwego urządzenia wynosi zatem 1575 zł.
Miesięczny odpis amortyzacyjny:
(45 000 zł x 14%)/12 = 525
Suma odpisów amortyzacyjnych dokonanych w miesiącach: luty, marzec, kwiecień, maj 2023 roku:
4 x 525 zł = 2 100 zł
W maju 2023 roku pan Dorian powinien wprowadzić do ewidencji środków trwałych nową maszynę produkcyjną i amortyzować ją na zasadach kontynuacji, czyli wartość odpisów amortyzacyjnych dokonanych od wartości początkowej zwróconego środka trwałego powinna zostać uwzględniona przy amortyzacji nowego środka trwałego otrzymanego w ramach gwarancji.
Pierwszego odpisu amortyzacyjnego od nowego środka trwałego pan Dorian dokonuje w czerwcu 2023 roku. Odpisów amortyzacyjnych należy dokonywać do momentu zrównania sumy odpisów amortyzacyjnych z wartością początkową, z uwzględnieniem odpisów amortyzacyjnych dokonanych od pierwotnego środka trwałego, czyli gdy suma odpisów amortyzacyjnych – dokonanych zarówno przed, jak i po wymianie składnika majątku będzie równa wartości początkowej środka trwałego.
