Brak rejestracji do VAT a dokonywanie sprzedaży opodatkowanej

Przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży na rzecz firm czy osób prywatnych zobowiązani są do udokumentowania tej czynności. Dokonując sprzedaży na rzecz firm, muszą wystawiać faktury sprzedaży. Jeśli zaś chodzi o sprzedaż na rzecz osób fizycznych, tutaj sposób udokumentowania tej czynności zależy od wielu czynników, m.in. od tego czy podatnik musi posiadać kasę fiskalną. Niezależnie od sposobu dokumentowania sprzedaży, czynni płatnicy VAT zobowiązani są do opodatkowania dokonanej sprzedaży podatkiem VAT. Jednak jak należy postąpić w sytuacji, gdy przedsiębiorca nie posiada rejestracji jako czynny podatnik VAT, a wystawia faktury z naliczonym podatkiem? Czy brak rejestracji do VAT uniemożliwia wystawianie faktur z podatkiem VAT? Jakie są konsekwencje takich działań? Odpowiadamy w artykule.

Kto ma obowiązek rejestracji jako czynny podatnik podatku VAT?

Rejestracji jako czynni podatnicy podatku VAT muszą dokonać podatnicy, którzy:

• wykonują czynności określone w art. 5 ustawy o VAT, a więc dokonują:

• odpłatnej dostawy towarów i odpłatnego świadczenia usług na terytorium kraju,
• eksportu towarów,
• importu towarów na terytorium kraju,
• wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju,
• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;

• w poprzednim roku podatkowym przekroczyli graniczną kwotę obrotu w wysokości 200 000 zł, o której mowa w art. 113 ust.1 ustawy o VAT;

• wykonują czynności, które uniemożliwiają skorzystanie z prawa do zwolnienia podmiotowego wymienione w art. 113 ust. 13 ustawy o VAT, tj.:

1. dokonują dostaw:
1. towarów wymienionych w załączniku nr 12 do ustawy,
2. towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym, z wyjątkiem:

• energii elektrycznej (PKWiU 35.11.10.0),
• wyrobów tytoniowych,
• samochodów osobowych, innych niż wymienione w lit. e, zaliczanych przez podatnika, na podstawie przepisów o podatku dochodowym, do środków trwałych podlegających amortyzacji,

1. prawnicze,
2. w zakresie doradztwa, z wyjątkiem doradztwa rolniczego związanego z uprawą i hodowlą roślin oraz chowem i hodowlą zwierząt, a także związanego ze sporządzaniem planu zagospodarowania i modernizacji gospodarstwa rolnego,
3. jubilerskie;

Jak dokonać rejestracji do VAT?

Rejestracji do VAT dokonuje się za pomocą formularza VAT-R. Rejestracja powinna nastąpić najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia sprzedaży towarów lub usług objętych podatkiem VAT. Jeśli zaś rejestracji do VAT chce dokonać przedsiębiorca, który do tej pory korzystał ze zwolnienia, powinien złożyć VAT-R do końca miesiąca poprzedzającego miesiąc, od którego chciałby stać się czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.

Wówczas okoliczności, które określają obowiązek podatkowy w zakresie VAT, podatnik wprowadza w części C.1 formularza. Wypełniony formularz VAT-R należy złożyć we właściwym urzędzie skarbowym.

Wystawianie faktur sprzedaży a brak rejestracji do VAT

Może zdarzyć się sytuacja, w której pomimo takiej konieczności, przedsiębiorca z różnych przyczyn nie dokona rejestracji jako czynny płatnik podatku VAT i wystawia faktury z naliczonym VAT. Jak należy postąpić w takim przypadku? Czy pomimo braku rejestracji do VAT, wykazaną na fakturach sprzedaży kwotę podatku należy odprowadzić do urzędu skarbowego?

Otóż zgodnie z art. 108 ust.1. ustawy o VAT: w przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.

W związku z powyższym, pomimo braku rejestracji do VAT, podatnik zobowiązany jest do wykazania podatku należnego z tytułu dokonanej sprzedaży.

Co ważne, w takiej sytuacji należałoby skontaktować się z własnym urzędem skarbowym w celu wyjaśnienia zaistniałej sytuacji.

Przykład 1.

Pan Zygmunt rozpoczął działalność gospodarczą w kwietniu 2020 r. jednak pomimo dokonywania czynności, które podlegają opodatkowaniu VAT, nie złożył formularza VAT-R. Nie będąc zarejestrowanym jako czynny podatnik VAT, wystawił fakturę sprzedaży z wykazanym podatkiem VAT.

W takiej sytuacji, pomimo braku rejestracji do VAT w okresie wystawienia faktury, pan Zygmunt zobowiązany jest do odprowadzenia do US podatku należnego z tytułu tej transakcji. Co więcej, powinien jak najszybciej dokonać rejestracji do VAT za pomocą formularza VAT-R.

Brak rejestracji do VAT a odliczenie VAT od faktur zakupu

Jak stanowi art. 86 ust. 1 ustawy o VAT: W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Oznacza to, że prawo do odliczenia podatku naliczonego jest podstawowym prawem podatnika, które wynika z samej konstrukcji podatku VAT. Jednak czy zasada ta ma również zastosowanie w sytuacji, gdy podatnik nie dokonał rejestracji do VAT, a zachowywał się jak vatowiec, tzn. wystawiał faktury z VAT i odliczał VAT od wydatków? Czy pomimo braku rejestracji do VAT podatnik ma prawo odliczyć VAT od faktur zakupowych?

Wyjaśnienie tego problemu możemy znaleźć w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi 6 października 2015 r., nr IPTPP2/4512-365/15-4/KK, w której to czytamy:

Wnioskodawca z dniem 19 marca 2015 r. rozpoczął działalność gospodarczą z zamiarem działania od zaraz i ze statusem podatnika VAT czynnego. Wnioskodawca dokonywał zakupu towarów handlowych dla celów prowadzonej przez siebie działalności otrzymując faktury VAT i wystawiał faktury VAT naliczając podatek należny. Składał również w ustawowym terminie do 25 dnia każdego miesiąca tj. za miesiąc: marzec 2015, kwiecień 2015, deklaracje VAT-7. W deklaracjach tych rozliczał tak podatek należny jak i naliczony, będąc przekonanym o statusie podatnika VAT czynnego. Z chwilą uświadomienia niezłożenia zgłoszenia VAT-R, Wnioskodawca natychmiast dokonał tego zgłoszenia z dniem 1 czerwca 2015 r. we właściwym miejscowo dla Jego firmy Urzędzie Skarbowym. Zakupione przez Wnioskodawcę towary i usługi w ramach prowadzonej jednoosobowo działalności gospodarczej są wykorzystywane wyłącznie na potrzeby opodatkowanej działalności. Wnioskodawca wskazał, iż w odniesieniu do nabywanych towarów i usług ujętych w deklaracji VAT-7 za marzec 2015 r.: obowiązek podatkowy powstał w miesiącu marcu 2015 r., faktury Wnioskodawca otrzymał w miesiącu marcu 2015 r. Natomiast w odniesieniu do nabywanych towarów i usług ujętych w deklaracji VAT-7 za kwiecień 2015 r.: obowiązek podatkowy powstał w miesiącu kwietniu 2015 r., faktury Wnioskodawca otrzymał w miesiącu kwietniu 2015 r.

Wobec powyższego należy stwierdzić, że w rozpatrywanej sprawie w celu skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego od dokonanych zakupów w marcu 2015 r. i kwietniu 2015 r. konieczne jest uprzednie skorygowanie zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R, w którym Wnioskodawca wskaże datę faktycznego rozpoczęcia działalności gospodarczej oraz okres rozliczeniowy, od którego zachowywał się jak zarejestrowany podatnik podatku VAT tj. datę 19 marca 2015 r.

Zgodnie z powyższym, aby dokonać odliczenia podatku VAT od faktur zakupu, podatnik musi posiadać status czynnego podatnika VAT. Co istotne, aby dokonać odliczenia VAT z faktur kosztowych, podatnik musi być zarejestrowany do VAT w momencie odliczenia tego podatku, a nie zaś w momencie jego ponoszenia. Innymi słowy, w sytuacji gdy podatnik dokona rejestracji do VAT przed upływem terminu odliczenia podatku, ma prawo go odliczyć.

Przykład 2.

Pan Jan rozpoczął prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej 1 kwietnia. Przez niedopatrzenie nie dokonał rejestracji do VAT, jednak wystawiał faktury z naliczonym VAT i dokonywał jego odliczenia z faktur kosztowych.

W takiej sytuacji, aby odliczenie VAT od faktur kosztowych było zgodne z przepisami prawa, pan Jan musi złożyć formularz VAT-R, w którym jako datę rejestracji do VAT wskaże dzień rozpoczęcia prowadzenia działalności, tj. 1 kwietnia.

Odliczenie VAT z faktury wystawionej przez kontrahenta, który nie dokonał rejestracji do VAT

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz firm zobowiązani są do wystawiania faktur dokumentujących przeprowadzone transakcje.

Prawidłowo wystawiona faktura VAT uprawnia nabywcę do odliczenia podatku VAT naliczonego z takiej faktury. Natomiast sprzedawca zobowiązany jest do wykazania podatku VAT należnego. Jak jednak postąpić w sytuacji, gdy faktura VAT zostanie wystawiona przez podatnika, który nie dokonał rejestracji jako czynny płatnik podatku VAT? Czy brak rejestracji do VAT uniemożliwia odliczenie podatku VAT z faktury zakupu?

Zgodnie ze stanowiskiem WSA w Gdańsku, sygn. akt I SA/Gd 1041/11 (z 8 listopada 2011 r.):

(...) Sam fakt niezarejestrowania się wystawcy (...) faktur nie jest wystarczający do pozbawienia podatnika prawa do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia zależy jedynie od stwierdzenia przez organy podatkowe, czy usługodawca był podatnikiem w rozumieniu art. 15 u.p.t.u., faktycznie wykonał czynności podlegające opodatkowaniu, czy dane zawarte w fakturze VAT pozwalają ustalić tożsamość wystawcy faktury i z tytułu zrealizowanych transakcji był on zobowiązany do zapłaty podatku VAT.

Takie samo stanowisko zajął również WSA w Gliwicach w wyroku z 28 marca 2014 r., sygn. akt III SA/Gl 1599/13, w którym czytamy:

fakt braku rejestracji do podatku od towarów i usług stanowić może co najwyżej sygnał, że mamy do czynienia z podmiotem nieistniejącym, jednak nie może przesądzać o takiej kwalifikacji.

Jak wynika z powyższego, w sytuacji gdy sprzedawca zachowuje się jak podatnik VAT czynny (wystawia faktury z VAT), nabywca nie powinien utracić prawa do odliczenia podatku VAT z faktur zakupu.

Jak sprawdzić, czy kontrahent jest czynnym vatowcem?

W celu uniknięcia nieporozumień i wątpliwości co do możliwości odliczenia podatku VAT warto sprawdzać, czy kontrahent faktycznie dokonał rejestracji do VAT.

W tym celu Ministerstwo Finansów uruchomiło usługę sprawdzenia statusu VAT kontrahenta tzw. Białą listę podatników. Wówczas po wpisaniu np. NIP-u kontrahenta wyświetli się komunikat o jego statusie.