Lista przedsiębiorców, którzy zostali beneficjentami programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki, z każdym miesiącem się wydłuża. Podpisanie umowy i rozpoczęcie realizacji projektu powoduje, że cały czas z tyłu głowy trzeba mieć obowiązki, które nakłada na podmiot gospodarczy umowa o dofinansowanie projektu. Zobaczmy zatem, o czym należy pamiętać, aby skutecznie rozliczyć projekt. Przedstawiamy przegląd najważniejszych zasad związanych z rozliczaniem projektów, które uzyskały wsparcie z FENG.
Jak przebiega komunikacja stron?
Jeszcze nie doszło do tego, żeby beneficjent napisał projekt, który w 100% zostanie zrealizowany zgodnie z założeniami. Zawsze pojawiają się sytuacje niespodziewane, które powodują zmiany w pierwotnych założeniach. Skutecznie realizowany projekt to taki, w którym strony umowy dążą do jego realizacji mimo pojawiających się przeszkód. Do tego potrzebna jest odpowiednia komunikacja. W obecnej perspektywie finansowej wymiana informacji na linii przedsiębiorca – instytucja udzielająca wsparcia odbywa się wyłącznie za pośrednictwem systemu CST2021. Beneficjent musi zatem zadbać, aby dostęp do systemu miały tylko osoby do tego uprawnione, gdyż wszelkie działania w CST2021 uznaje się w sensie prawnym za działania beneficjenta. Jeżeli chodzi o korespondencję przekazywaną za pośrednictwem systemu, traktuje się ją jako doręczoną beneficjentowi z dniem przekazania w CST2021. Cały czas trwają prace nad instrukcją multimedialną systemu, która ma ułatwić rozliczanie projektów.
Kiedy rozpoczyna się proces rozliczania projektu?
Pierwszą czynnością jest złożenie przez beneficjenta harmonogramu płatności na cały okres realizacji projektu. Należy oczywiście zrobić to za pośrednictwem systemu. Niestety ta funkcja nie jest jeszcze dostępna w CST2021, dlatego też beneficjent musi posiłkować się wzorem udostępnionym przez instytucję. Drugim elementem, który determinuje rozpoczęcie realizacji projektu, jest ustanowienie zabezpieczenia. Zgodnie z umową w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia beneficjent jest zobowiązany do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w formie weksla in blanco z podpisem notarialnie poświadczonym wraz z deklaracją wekslową do końca obowiązywania okresu trwałości. Dlaczego jest to tak ważna czynność? Dofinansowanie może być wypłacone dopiero po ustanowieniu należytego zabezpieczenia umowy. Instytucja udzielająca wsparcia zamieszcza natomiast instrukcję dotyczącą poprawności składanych dokumentów w tym zakresie w zależności od formy prawnej prowadzenia działalności gospodarczej.
Jakie obowiązki informacyjno-promocyjne nakłada na beneficjenta umowa?
W nowej perspektywie finansowej za niedopełnienie obowiązków informacyjno-promocyjnych na beneficjenta może zostać nałożona kara finansowa. Dla przykładu, gdy beneficjent nie wywiązał się podstawowych obowiązków tego rodzaju, zostaje wezwany do podjęcia działań zaradczych. Bierność przedsiębiorcy w tym zakresie może skutkować zmniejszeniem dofinansowania o wartość nie większą niż 3% kwoty, która miała być wypłacona. Warto o tym pamiętać, gdyż weryfikacja wypełnienia wskazanych działań odbywa się przy każdym wniosku o płatność. Zgodnie z umową o dofinansowanie beneficjent jest zobowiązany do właściwego oznaczenia wszystkich dokumentów oraz materiałów, które podaje do publicznej wiadomości (również w formie produktów cyfrowych). Oznacza to m.in. umieszczenie w widoczny sposób zestawienia znaków Fundusze Europejskie, barw RP oraz Unii Europejskiej na wszystkich prowadzonych działaniach informacyjno-promocyjnych. Obowiązkowy jest również przynajmniej jeden trwały plakat A3 informujący o otrzymaniu dofinansowania z UE, który będzie znajdował się widocznym miejscu realizacji projektu. Co ważne, wzór plakatu jest udostępniany przez instytucję, przedsiębiorca nie może go modyfikować i uzupełniać dodatkowymi treściami. Obowiązkiem jest również umieszczenie krótkiego opisu projektu na stronie internetowej beneficjenta i w mediach społecznościowych. Warto podkreślić, że w przypadku braku profilu w mediach społecznościowych beneficjent jest zobowiązany do jego założenia.
Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki - jak realizować zamówienia w ramach projektu?
Bardzo istotną kwestię w procesie rozliczania projektów stanowi udzielanie zamówień. Zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027 przedsiębiorcy powinni dokonywać zamówień zgodnie z zasadą konkurencyjności. W przypadku zamówień w kwocie przekraczającej 50 000 zł netto beneficjent jest zobowiązany umieścić zapytanie ofertowe w Bazie Konkurencyjności. W nowej perspektywie finansowej cała komunikacja na linii beneficjent – podmiot składający ofertę musi odbywać się przez bazę. Dotyczy to zarówno składania ofert, jak i zadawania pytań i udzielania odpowiedzi. Należy również pamiętać, że podstawą obliczenia szacunkowej wartości zamówienia w ramach projektu jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością. Łączyć można natomiast postępowania, które są tożsame przedmiotowo, czasowo i podmiotowo (tj. dotyczące tego samego przedmiotu, okresu realizacji projektu i które mogą być realizowane przez jednego wykonawcę).
Jakie są najważniejsze zasady sporządzenia wniosku o płatność?
W celu skutecznego rozliczenia dotacji niezbędne jest złożenie wniosku o płatność. Należy jednak pamiętać, że nie każdy wniosek o płatność jest taki sam. Istnieją następujące formy wniosku:
- o zaliczkę na poczet realizacji projektu,
- o refundację poniesionych wydatków,
- rozliczający zaliczkę,
- sprawozdawczy,
- końcowy.
Beneficjent musi pamiętać, że jest zobligowany do złożenia wniosku o płatność nie rzadziej niż raz na 6 miesięcy (nawet jeżeli w tym czasie nie dokonano żadnych wydatków w ramach projektu – wówczas składany jest wniosek sprawozdawczy). Weryfikacja wniosku o płatność następuje w terminie 30 dni od dnia złożenia. Jeżeli beneficjent będzie musiał dokonać uzupełnienia/poprawy wniosku, instytucja wyznacza na to 7-dniowy termin. Zlecenie płatności jest natomiast wystawiane w terminie 15. dni od dnia zatwierdzenia przez instytucję wniosku o płatność.
Należy również pamiętać, że we wniosku o płatność (blok Postęp rzeczowy) należy wskazać i opisać, jakie działania z zakresu równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami, równości kobiet i mężczyzn, Karty Praw Podstawowych i Konwencji ONZ o Prawach Osób Niepełnosprawnych, zasady zrównoważonego rozwoju, zostały zrealizowane.
Warto kilka słów poświęcić zasadom związanym z wypłacaniem zaliczki. Ten temat bardzo interesuje przedsiębiorców przede wszystkim dlatego, że nikt nie chce finansować projektu ze środków własnych. Jakie są najważniejsze zasady pozyskiwania i rozliczania zaliczki? Beneficjent musi pamiętać, że:
- maksymalna kwota zaliczki wynosi do 90% kwoty przyznanego dofinansowania,
- jedna transza zaliczki nie przekracza 40% kwoty przyznanego dofinansowania,
- warunkiem koniecznym otrzymania kolejnej transzy zaliczki jest rozliczenie przez beneficjenta co najmniej 70% wszystkich przekazanych dotychczas transz zaliczki.
Beneficjent musi wiedzieć, że rozliczenie 100% zaliczki następuje w ciągu 6 miesięcy od dnia jej otrzymania poprzez złożenie wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę lub poprzez zwrot niewykorzystanych środków. Jest to bardzo ważne, gdyż w przypadku niezłożenia wniosku o płatność na kwotę wydatków kwalifikowalnych lub niezwrócenia niewykorzystanej części zaliczki w terminie 14 dni od dnia upływu terminu, od środków pozostałych do rozliczenia przekazanych w ramach zaliczki nalicza się odsetki w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność lub zwrócenia niewykorzystanej części zaliczki.
Jakie dokumenty należy dołączyć do wniosku o płatność?
Nieodłączny element wniosku o płatność stanowią załączone do niego dokumenty. Instytucja dokonuje płatności po sprawdzeniu m.in.:
- dokumentów źródłowych dla ponoszenia wydatków (faktury wraz z opisem);
- potwierdzeń zapłaty;
- tłumaczeń dokumentów wystawionych w językach obcych;
- dokumentów potwierdzających rzeczową realizację projektu;
- dokumentacji dotyczącej wyboru wykonawców;
- wyciągów z rachunku bankowego do obsługi zaliczki za okres, którego dotyczy wniosek o płatność (mowa tutaj o wydatkach ponoszonych z rachunku zaliczkowego jedynie na wydatki kwalifikowane);
- dokumentów potwierdzających wypełnienie obowiązków związanych z informacją i promocją.
Opis dokumentu powinien natomiast jednoznacznie wskazywać, której pozycji w zestawieniu dokumentów dotyczy.
Centralny System Informatyczny CST2021 składa się z kilku aplikacji służących różnym procesom. Osoby odpowiedzialne za rozliczanie projektów unijnych na pewno powinny zapoznać się z aplikacjami „SL2021 Projekty” oraz Baza Konkurencyjności „BK2021”. Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości na swojej stronie zamieszcza instrukcje dla użytkowników, które krok po kroku przedstawiają główne funkcje dostępne dla użytkowników aplikacji SL2021 w zakresie tworzenia wniosku o płatność, zarządzania zmianą w projekcie czy korespondencji. Na etapie przygotowania pierwszego rozliczenia z instytucją warto zapoznać się ze wspomnianymi dokumentami. Ponadto znajomość zapisów umowy o dofinansowanie oraz bieżący kontakt z opiekunem projektu (m.in. w zakresie zmian wprowadzanych w projekcie) na pewno przyczyni się do skutecznego rozliczenia dotacji.
