Obecnie na rynku istnieje wiele firm oferujących wynajem samochodów osobowych. Spore grono przedsiębiorców decyduje się na takie rozwiązanie - czy to jako chwilowe wyjście z sytuacji braku potrzebnego w danym momencie samochodu, czy też jako długoterminowy sposób na zapewnienie pojazdu służbowego sobie lub pracownikom. W każdej z tych sytuacji pojawia się konieczność rozliczenia czynszu za tak pozyskany samochód osobowy.
Nie podlega dyskusji fakt, iż aby w ogóle możliwe było rozliczanie wspomnianego czynszu w ramach prowadzonej działalności, wydatek ten musi spełniać warunki określone przez ustawodawcę w art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z nim, aby dany wydatek mógł zostać wliczony do kosztów uzyskania przychodu, konieczne jest, by:
- został poniesiony przez podatnika,
- pozostawał w związku z prowadzoną przez niego działalnością,
- jego poniesienie miało na celu uzyskanie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów,
- nie został wyłączony z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Krótko mówiąc, jeżeli samochód został wynajęty do celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, wówczas przedsiębiorca może ująć wydatek związany z czynszem za taki pojazd w kosztach. I tu zaczynają się schody - w jaki sposób dokonać takiego rozliczenia - czy wydatek taki należy ująć w tzw. kilometrówce, czy należy odnieść go bezpośrednio w koszty? Odpowiedź na to z pozoru proste pytanie nie jest jednoznaczna.
Czynsz w ramach kilometrówki...
W polskich przepisach nie znajdziemy jasnej odpowiedzi, co należy rozumieć przez wydatki z tytułu kosztów używania samochodu. Sprawa jest sporna. Organy podatkowe oraz część sądów administracyjnych w swoich wyrokach (np. wyroki NSA z dnia 8 lutego 2007 r., Sygn. akt II FSK 189/06; z dnia 25 marca 2010 r., Sygn. akt II FSK 1890/08; WSA w Gliwicach z dnia 15 lutego 2007 r., Sygn. akt I SA/GL 377/06, publik. CBOSA) powołuje się na przepis mówiący o tym, iż nie są kosztem uzyskania przychodu wydatki z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu (tzw. kilometrówka), określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
Zgodnie z opinią tej części ekspertów, do tak określonych kosztów używania zalicza się także opłaty z tytułu najmu, w związku z czym wydatek taki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu tylko uwzględniając limit wynikający z kilometrówki.
W tym celu niezbędne jest oczywiście prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, zgodnie ze wzorem określonym w odpowiednich przepisach.
... czy bezpośrednio w koszty?
Druga grupa wyroków sądów administracyjnych i interpretacji organów podatkowych prezentuje stanowisko zakładające, iż opłata za wynajem samochodu nie stanowi kosztów jego eksploatacji, ponieważ jest to wydatek związany z uzyskaniem tytułu prawnego umożliwiającego używanie cudzego auta. Zgodnie z tym poglądem czynsz powinien zostać odniesiony bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu, bez limitu tzw. kilometrówki.
W wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 17 października 2012 roku (sygn. akt II FSK 467/11) możemy przeczytać: "(…) ograniczenie wynikające z cytowanego przepisu (art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych - przyp. red.) (…) dotyczy tylko wydatków ponoszonych z tytułu używania samochodu, a więc wydatków o charakterze eksploatacyjnym. Ograniczenie to nie odnosi się natomiast do wydatków innego typu, poniesionych na uzyskanie możliwości używania samochodu w postaci nabycia określonego tytułu, uprawniającego do jego używania; takim wydatkiem może być, między innymi, czynsz najmu samochodu. Zatem twierdzenie, że limitowaniu w sposób określony w art. 16 ust. 1 pkt 51 u.p.d.o.p. podlegają wszelkie sumy wydane w związku z posługiwaniem się rzeczą, korzystaniem z rzeczy, uprawnione jest tylko wtedy, gdy towarzyszy mu istotne zastrzeżenie, że nie dotyczy to sum wydatkowanych na nabycie uprawnienia do posługiwania się rzeczą lub korzystania z rzeczy, jako wykraczającego poza pojęcie jej "używania". (…)".
W związku z tym, że stanowiska sądów i organów podatkowych w kwestii rozliczania czynszu za wynajem samochodu osobowego są niejednorodne, podatnik w oparciu o dostępne wyroki i interpretacji musi zdecydować, którą opcję przyjmie. Dla przedsiębiorców bardziej korzystnym rozwiązaniem jest bezpośrednie zaliczanie do kosztów wspomnianego wydatku. Jednak nigdy nie ma gwarancji, że organ kotroli skarbowej nie zakwestionuje rozwiązania przyjętego przez podatnika. Dlatego w celu zabezpieczenia się oraz rozwiania wątpliwości przedsiębiorca po wniesieniu niewielkiej opłaty może wystąpić o wydanie przez Ministra Finansów indywidualnej interpretacji podatkowej w jego sprawie.
