Poradnik Przedsiębiorcy

Odszkodowanie za nieterminowe bądź niewłaściwie sporządzone świadectwo pracy

Jednym z obowiązków pracodawcy jest wydanie pracownikowi świadectwa pracy. Pracodawca powinien wiedzieć, kiedy to zrobić, co powinno się w nim znaleźć oraz jakie są konsekwencje niewydania lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. W niniejszym artykule poruszamy te kwestie oraz odpowiadamy, w jaki sposób bronić się przed roszczeniami byłych pracowników.

Świadectwo pracy

Przepisy Kodeksu pracy nakładają na pracodawcę obowiązek wydania pracownikowi świadectwa pracy. Jest to dokument, który wskazuje, w jakim okresie był on zatrudniony, opisuje stanowisko, zadania, sposób rozwiązania umowy oraz podaje informacje dotyczące wykorzystania urlopu w danym roku kalendarzowym i korzystania z innych uprawnień pracowniczych oraz uprawnień z ubezpieczenia społecznego.

Zgodnie z przepisami pracodawca powinien wydać świadectwo pracy niezwłocznie po rozwiązaniu umowy o pracę, jeśli nie zamierza w ciągu 7 dni od ustania stosunku pracy zawrzeć nowej umowy z tym samym pracownikiem. Jest to sformułowanie dość nieostre, jeśli pracodawca jest poza przedsiębiorstwem lub gdy akta osobowe pracownika są obszerne, może to trwać kilka dni, są bowiem argumenty, które uniemożliwiają jego wydanie „od ręki”. Okres ten nie powinien przekroczyć 7 dni, co wynika z rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy, Polityki Społecznej w sprawie świadectwa pracy, a nie bezpośrednio z Kodeksu pracy.

Jeśli natomiast stosunek pracy zostanie nawiązany w okresie 7-dniowym (lub krótszym), pracownik może złożyć wniosek o wydanie świadectwa pracy za dotychczasowy okres zatrudnienia. Wniosek taki powinien być złożony na piśmie lub w postaci elektronicznej, w każdym czasie. Forma ustna nie wiąże pracodawcy. Należy jednak sprecyzować, jakiego okresu dotyczyć ma świadectwo pracy – czy tylko poprzedniego okresu zatrudnienia, czy wszystkich, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy. W przypadku złożenia wniosku, pracodawca jest obowiązany wydać świadectwo pracy w ciągu 7 dni od otrzymania żądania od pracownika. W tym wypadku termin jest sprecyzowany.

Wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą. Nawet jeśli pracownik ma zobowiązania wobec pracodawcy, nie może to wpływać na wydanie świadectwa pracy.

Niewydanie świadectwa pracy jest wykroczeniem, za które na pracodawcę nakłada się grzywnę w kwocie od 1000 do 30 000 zł.

Elementy składowe świadectwa pracy

Elementy, które muszą znaleźć się w treści świadectwa pracy, normuje rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie świadectwa pracy z dnia 30 grudnia 2016 r. Wszelkie te informacje mają na celu pozwolenie ustalenia uprawnień wynikających ze stosunku pracy oraz z ubezpieczeń społecznych. Informacje te dotyczą:

  • okresu lub okresów zatrudnienia;

  • wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy;

  • rodzaju wykonywanej pracy lub zajmowanych stanowisk bądź pełnionych funkcji;

  • trybu i podstawy prawnej rozwiązania lub podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy, a w przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem – strony stosunku pracy, która dokonała wypowiedzenia;

  • okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 361 § 1 Kodeksu pracy;

  • urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy i wykorzystanego w tym roku;

  • wykorzystanego urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia;

  • wykorzystanego urlopu ojcowskiego;

  • wykorzystanego urlopu rodzicielskiego i podstawy prawnej jego udzielenia;

  • wykorzystanego urlopu wychowawczego i podstawy prawnej jego udzielenia;

  • okresu, w którym pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy, o której mowa w art. 186(8) § 1 pkt 2 Kodeksu pracy;

  • zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 Kodeksu pracy, wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;

  • liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;

  • okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych;

  • okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze;

  • wykorzystanego dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia przewidzianego przepisami prawa pracy;

  • okresów nieskładkowych przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty;

  • zajęcia wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym;

  • należności ze stosunku pracy uznanych i niezaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych;

  • informacji o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach – na żądanie pracownika.

Świadectwo pracy musi także zawierać pouczenie o prawie pracownika do złożenia wniosku o jego sprostowanie.

Wniosek o sprostowanie świadectwa pracy

Jak wskazano powyżej, w samym świadectwie pracy należy poinformować pracownika o prawie złożenia wniosku o sprostowanie otrzymanego świadectwa pracy. Należy go złożyć w nieprzekraczalnym terminie 7 dni od daty otrzymania świadectwa pracy – czyli od dnia wręczenia go przez pracodawcę osobiście lub od dnia odebrania go, jeśli zostanie przekazane korespondencyjnie, co jest sposobem zalecanym – w ten sposób pewna będzie data odebrania świadectwa pracy przez pracownika oraz ustalenie, czy w terminie złożył wniosek o jego sprostowanie. Po otrzymaniu takiego wniosku pracodawca ma 7 dni na jego rozpatrzenie – w przypadku decyzji negatywnej zawiadamia pracownika na piśmie lub w postaci elektronicznej. Jeśli zaś uwzględni wniosek – wydaje pracownikowi nowe świadectwo pracy w powyższym terminie. 

Pozew o sprostowanie świadectwa pracy

W razie nieuwzględnienia wniosku o sprostowanie świadectwa pracy, pracownikowi przysługuje w ciągu 7 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy – od dnia odebrania pisma w tym przedmiocie (lub otrzymania elektronicznego zawiadomienia) – prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy. Pozew taki nie podlega opłacie.

Pozew o odszkodowanie za niewydanie w terminie lub wydanie niewłaściwego świadectwa pracy

Pozew o odszkodowanie dotyczy wyrządzonej pracownikowi szkody z tytułu niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Odszkodowanie przysługuje za czas pozostawania bez pracy, nie dłużej niż za 6 tygodni.

Wysokość odszkodowania oblicza się, biorąc za podstawę potencjalne wynagrodzenie, jakie pracownik otrzymywałby u nowego pracodawcy, nie zaś wynagrodzenie otrzymywane u dotychczasowego pracodawcy, wobec którego wystąpił z roszczeniem odszkodowawczym. Jest to bardzo trudne do udowodnienia, jeśli podejmuje się pracę w prywatnych firmach, gdzie stawki mogą znacząco się od siebie różnić, brak jest ujednolicenia w tym zakresie. Stanowi to podstawę do kwestionowania wysokości żądania pracownika oraz możliwość skorzystania z sądowej weryfikacji wskazanej wartości przedmiotu sporu. Wynagrodzenie może dotyczyć maksymalnie 6 tygodni, niezależnie od tego, jak długo były pracownik pozostaje bez pracy.

Warto wskazać, że przepisy te powstały w czasie, gdy w kraju był ustrój gospodarki centralnie sterowanej, a nie wolnorynkowej, stąd też odszkodowanie można było uzyskać za maksymalnie 6 tygodni. Obecnie poszukiwanie pracy w takim okresie nie jest nadzwyczajne. Zdarza się więc, że przepisy nie mają realnego wpływu na finanse byłych pracowników, bowiem rekompensata ta, jeśli zostanie przyznana, jest bardzo niewielka.

Ciężar dowodu, argumenty dla pracodawcy

Przesłankami, które muszą wystąpić, aby pracownik mógł wnosić o odszkodowanie, są:

  1. niewydanie w terminie świadectwa pracy lub wydanie niewłaściwego świadectwa pracy,

  2. pozostawanie przez pracownika bez pracy z jednego z tych powodów.

Pracownik obowiązany jest więc wykazać przed sądem istnienie związku przyczynowego pomiędzy niewydaniem w terminie lub wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy, a pozostawaniem bez pracy. To na pracowniku spoczywa ciężar dowodu – musi on te okoliczności wykazać przed sądem pracy, w sposób, który nie będzie wzbudzał wątpliwości. Wykazanie tego, w praktyce, stanowić będzie dużą trudność dla pracownika. O istnieniu związku przyczynowego mogą świadczyć takie okoliczności, jak podejmowanie przez pracownika bezskutecznych starań o pracę odpowiadającą jego możliwościom i kwalifikacjom oraz brak innych przeszkód w jej uzyskaniu niż wynikające z wadliwej treści świadectwa pracy, które w sposób ewidentny mogło utrudnić jego ponowne zatrudnienie.

Jeżeli takie twierdzenia pojawią się w złożonym pozwie, niepoparte żadnymi dowodami, można złożyć do sądu wniosek o zobowiązanie pracownika do przedstawienia dokumentów, które wykazałyby, że rzeczywiście nie został zatrudniony z uwagi na niewydanie w terminie, lub wydanie niewłaściwego świadectwa pracy. Wówczas bowiem wiązałoby się to z koniecznością uzyskania przez byłego pracownika, od potencjalnych pracodawców, oświadczeń, że nie został zatrudniony tylko z powodu braków w świadectwie pracy, co zdarza się jednak niezmiernie rzadko. Zazwyczaj decydują o tym kwalifikacje, umiejętności, wykształcenie, a posiadanie świadectwa pracy nie determinuje uzyskania stanowiska. Te argumenty na pewno okażą się trafne w toku postępowania sądowego. Jeśli pracownik przekaże takie oświadczenia, wówczas można wezwać na świadków potencjalnych pracodawców, i przesłuchać ich na okoliczność przyczyn niezatrudnienia przeciwnika procesowego. W ten sposób można też wykazać, że przedłożone oświadczenia były wydawane jedynie dla pozoru.

Wskazać także można fakt, że w toku rekrutacji pracownik przedkłada swoje CV, odbywa rozmowę rekrutacyjną, a na tej podstawie potencjalny pracodawca uzyskuje wszelkie informacje, których wymaga od kandydatów. W ten sposób może uzyskać taką samą wiedzę, jaką nabędzie z lektury świadectwa pracy.

Przedstawiona argumentacja na pewno będzie przydatna dla pracodawców w toku postępowania o odszkodowanie za niewydanie w terminie lub niewłaściwe świadectwo pracy. To pracownik ma znacznie trudniejszą sytuację procesową, gdyż musi samodzielnie wykazywać związek przyczynowy, przedkładać ku temu dowody, co obecnie, w dobie dużej konkurencji na rynku, jest często praktycznie niemożliwe.