Poradnik Przedsiębiorcy

Najem a obowiązek posiadania kasy fiskalnej – czy jest konieczny?

Sprzedaż na rzecz osób prywatnych należy zaewidencjonować na kasie fiskalnej. W niektórych sytuacjach podatnicy mogą jednak skorzystać ze zwolnienia z tego obowiązku. Czy w przypadku wynajmu lokalu trzeba używać kasy fiskalnej? Sprawdź zagadnienie „najem a obowiązek posiadania kasy fiskalnej”!

Kasa fiskalna – podstawowe informacje

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy zobowiązani są do prowadzenia ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności oraz rolników ryczałtowych przy zastosowaniu kas rejestrujących. Istnieją także zwolnienia z obowiązku posiadania kasy ze względu na:

  • limit obrotu na rzecz tej grupy kontrahentów – zwolnienie podmiotowe;
  • rodzaj wykonywanej działalności – zwolnienie przedmiotowe. 

Nie każdy podatnik może skorzystać ze zwolnienia z obowiązku rejestrowania sprzedaży na kasie. W rozporządzeniu w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących ustawodawca określił grupę podatników, którzy ze względu na świadczone usługi oraz sprzedawane towary nie mają prawa do skorzystania ze zwolnienia z kasy.

Sprzedaż na rzecz firm należy zawsze udokumentować fakturą.

Zwolnienie z kasy – kiedy przysługuje?

Pierwszym kryterium uprawniającym do zwolnienia podmiotowego z kasy jest nieprzekroczenie limitu obrotu na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności oraz rolników ryczałtowych. Aby skorzystać ze zwolnienia z kasy, obrót na rzecz tej grupy z ubiegłego roku nie może przekroczyć wartości 200 000 zł. Limit ten podlega proporcji, w przypadku gdy podatnik rozpoczął sprzedaż na rzecz tej grupy kontrahentów w trakcie roku. Wyliczenia wartości proporcji obrotu sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności oraz rolników ryczałtowych należy dokonać według poniższego wzoru:

20 000 zł / 365 dni x liczba dni od pierwszej transakcji do końca roku

Oprócz zwolnienia podmiotowego (tj. uwarunkowanego obrotem na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych) podatnicy mogą skorzystać ze zwolnienia przedmiotowego. Zakres wykonywanych usług i dostaw, które uprawniają do zwolnienia z kasy, został wyszczególniony w załączniku do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, z których można wyróżnić:

  • usługi:

    • związane z transportem kolejowym pasażerskim, miejskim i podmiejskim;

    • kurierskie, pocztowe;

    • w zakresie noclegów;

    • telekomunikacyjne;

    • elektroniczne;

    • finansowe;

    • ubezpieczeniowe;

    • związane z czynnościami notarialnymi;

  • dostawy:

    • wody;

    • energii elektrycznych;

    • nieruchomości;

    • towarów i usług przez pracodawcę na rzecz jego pracowników;

    • towarów w systemie wysyłkowym. 

Ustawodawca zgodnie z § 2 ust. 1 oraz poz. 25 załącznika do rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących przewidział również zwolnienie z kasy w przypadku najmu i usług zarządzania nieruchomościami własnymi bądź dzierżawionymi, jeśli usługi te zostały w całości udokumentowane fakturą. Potwierdzeniem stosowania tej formy zwolnienia z kasy jest interpretacja indywidualna z 21 sierpnia 2020 roku, 0111– KDIB3– 2.4012.492.2020.2.AZ, w której można przeczytać, iż:

W analizowanej sprawie spełnione są [...] warunki uprawniające Wnioskodawcę do zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej w stosunku do ww. usługi najmu, gdyż świadczone przez Gminę usługi najmu [...] w całości dokumentowane są fakturą.

Wnioskodawca może więc na podstawie § 2 ust. 1 rozporządzenia w zw. z poz. 25 załącznika do niego stosować zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania w stosunku do usług wynajmu.

Zwolnienie z kasy możliwe jest również w przypadku, gdy usługodawca „otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła”.

Kiedy konieczna jest kasa fiskalna?

Ustawodawca wyszczególnił także dostawę towarów i świadczenia usług, przy których sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności oraz rolników ryczałtowych bezwzględnie musi zostać udokumentowana na kasie fiskalnej. Grupa ta została wymieniona w § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących i dotyczy między innymi:

  • dostawy:

    • części do silników;

    • części i akcesoriów do pojazdów silnikowych;

    • sprzętu fotograficznego;

    • perfum;

  • usług:

    • naprawy pojazdów silnikowych;

    • prawniczych;

    • doradztwa podatkowego;

    • fryzjerskich, kosmetycznych.

Najem a obowiązek posiadania kasy fiskalnej – podsumowanie

Zgodnie z powyższym podatnicy rozliczający najem mogą skorzystać ze zwolnienia z kasy, ponieważ tego rodzaju czynności wykonywane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności i rolników ryczałtowych nie zostały wyróżnione jako usługi, które bezwzględnie należy zaewidencjonować na kasie fiskalnej. Prawo to przysługuje, jeżeli zostanie spełniony jeden z poniższych warunków:

  • podatnik korzysta ze zwolnienia podmiotowego z kasy fiskalnej (nie został przekroczony limit 20 000 zł);
  • usługa najmu została w całości udokumentowana fakturą;
  • zapłata za najem została otrzymana w całości za pośrednictwem poczty, banku lub SKOK, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.

W celu uniknięcia obowiązku ewidencji przychodu z najmu na kasie fiskalnej wystarczy wykorzystać jedno z wyżej wymienionych zwolnień.