Rzeczowymi aktywami obrotowymi są materiały nabyte w celu zużycia na własne potrzeby, wytworzone lub przetworzone przez jednostkę produkty gotowe zdatne do sprzedaży bądź w toku produkcji, półprodukty oraz towary nabyte w celu odsprzedaży w stanie nieprzetworzonym. Rzeczowe aktywa obrotowe należą do aktywów operacyjnych jednostki i mają ścisły związek z jej podstawową działalnością, czyli działalnością operacyjną. Z artykułu dowiesz się, jak ewidencjonować obrót materiałowy i towarowy.
Czym są materiały?
Materiały to nabyte środki gospodarcze podlegające przetworzeniu w procesie produkcyjnym w produkty lub wykorzystywane na cele ogólne jednostki. Obrót materiałami obejmuje zakup materiałów, składowanie materiałów i zużycie ich do produkcji lub na cele ogólne.
Materiały dzielimy na następujące grupy:
- materiały podstawowe (bezpośrednio zużywane w procesie wytworzenia wyrobów);
- materiały pomocnicze (zużywane na cele ogólne produkcji, administracji i sprzedaży);
- paliwa;
- części zamienne maszyn i urządzeń;
- opakowania;
- odpady;
- inwentarz żywy.
Towary – charakterystyka
Towary to nabyte składniki rzeczowe z przeznaczeniem do dalszej odsprzedaży, bez poddawania ich w danej jednostce procesowi produkcyjnemu. Towary są zatem sprzedawane w stanie nieprzetworzonym. Obrót towarami obejmuje zakup towarów, składowanie towarów i sprzedaż innej jednostce lub konsumentowi.
Wyróżniamy dwie formy obrotu towarowego:
- obrót hurtowy, w którego ramach dokonuje się zakupu towarów z różnych źródeł celem odsprzedaży dużych partii towarów jednostkom detalicznym, przedsiębiorstwom produkcyjnym lub innym jednostkom dokonującym zakupów na dużą skalę;
- obrót detaliczny to obrót obsługujący finalnego odbiorcę towarów, czyli konsumenta.
Towary dzielimy na:
1. trwałe towary:
- nabyte od obcych dostawców,
- powstałe w wyniku przekwalifikowania wyrobów własnej produkcji, w związku z przekazaniem ich do sprzedaży w ramach sieci handlowej przedsiębiorstwa;
2. artykuły spożywcze:
- przeznaczone do dalszej odsprzedaży,
- przeznaczone do przerobu we własnej działalności gastronomicznej;
3. inwentarz żywy nabywany w drodze skupu i przeznaczony do dalszej odsprzedaży.
Obrót materiałowy i towarowy - dokumentacja
Obrót materiałowy i towarowy powinien być odpowiednio udokumentowany. Do podstawowych dowodów wewnętrznych stosowanych w obrocie materiałowym i towarowym zaliczamy:
- PZ – „Przyjęcie z zewnątrz” – służy do stwierdzenia faktu przyjęcia materiałów lub towarów z zakupu;
- RW – „Rozchód wewnętrzny” – stanowi podstawę do wydania materiałów do produkcji lub na inne wewnętrzne cele jednostki;
- WZ – „Wydanie na zewnątrz” – odnosi się do sprzedaży towarów, ewentualnie materiałów kontrahentom, pracownikom lub ich wydaniu na inne cele;
- ZW – „Zwrot wewnętrzny” – dotyczy materiałów pobranych uprzednio z magazynu do zużycia, a zwracanych z powodu pobrania nadmiernej ilości;
- MW – „Przesunięcie międzymagazynowe” – wystawiany przy przemieszczeniu materiałów lub towarów między magazynami przedsiębiorstwa.
Ewidencja materiałów i towarów
Właściwa ewidencja materiałów i towarów umożliwia bieżącą kontrolę przychodów, rozchodów i stanu końcowego zapasów oraz rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im składniki majątku. Operacje gospodarcze odnoszące się do materiałów i towarów ewidencjonujemy na kontach księgi głównej w ramach zespołu 3 – „Materiały, towary i rozliczenie zakupu”. Uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów na kontach księgi głównej są zapisy na kontach ksiąg pomocniczych.
Otrzymaną fakturę zakupu ewidencjonujemy w następujący sposób:
1. łączna kwota zobowiązania (brutto):
- Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,
- Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”;
2. VAT naliczony:
- Wn konto 22-1 „VAT naliczony i jego rozliczenie”,
- Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.
Wystawioną fakturę sprzedaży ewidencjonujemy następująco:
1. łączna kwota należności (brutto):
Wn konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”;
2. kwota sprzedaży netto:
Ma konto 73-0 „Sprzedaż towarów”;
3. VAT należny:
Ma konto 22-2 „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego”.
Odniesienie w koszty wartości sprzedanego towaru ustalonego w cenie zakupu (nabycia) księgujemy w następujący sposób:
- Wn konto 73-1 „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)”,
- Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.
Inwentaryzacja materiałów i towarów
Dane ewidencji księgowej powinny być uwiarygodnione w drodze kontroli polegającej na ich porównaniu ze stanem rzeczywistym, proces tej kontroli nazywany jest inwentaryzacją lub spisem z natury.
Trzeba mieć na uwadze, że w razie stwierdzenia różnic, wartość księgowa materiałów i towarów musi być doprowadzona do wartości zgodnej ze stanem rzeczywistym tych składników majątku. Powodami ujawnienia tych różnic mogą być zmiany naturalnych cech przedmiotów, których nie można ustalić na podstawie dowodów, w szczególności zużycie z upływem czasu, przeterminowanie czy zmiana mody oraz błędy i nadużycia popełnione przez pracowników takie jak pomyłki liczbowe, pomyłki w przyjmowaniu i wydawaniu składników majątku czy kradzieże i nadużycia.
Inwentaryzacji podlegają:
- własne zapasy materiałowe i towarowe;
- obce materiały i towary, z wyjątkiem znajdujących się w jednostkach świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania;
- znajdujące się w przechowaniu;
- znajdujące się w przerobie obcym;
- postawione do dyspozycji dostawcy;
- opakowania obce;
- sprzedane, ale nieodebrane od odbiorów;
- nadesłane przez dostawców, które nie zostały jeszcze przyjęte.
