Prowadząc działalność gospodarczą, możemy mieć do czynienia z różnego rodzaju rekompensatami i odszkodowaniami. Wyjaśniamy, czy wymagane jest opodatkowanie rekompensaty podatkiem dochodowym od osób fizycznych i czy zapłacone rekompensaty mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Czy rekompensata od kontrahenta stanowi przychód podatkowy?
Rekompensata stanowi przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Przedsiębiorca otrzymujący rekompensatę od kontrahenta powinien rozpoznać przychód podatkowy. Otrzymana kwota podlega zaewidencjonowaniu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 8 „Pozostałe przychody” w dniu otrzymania zapłaty, czyli w dniu, w którym przedsiębiorca otrzymał środki pieniężne z tytułu rekompensaty. Z objaśnień do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wynika, że kolumna 8 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych przychodów, np. przychodów z odpłatnego zbycia składników majątku, otrzymanych kar umownych, wynagrodzenia płatnika. Jest to katalog przykładowy, mimo że otrzymane rekompensaty nie zostały wskazane, to należy je ewidencjonować w kolumnie 8 PKPiR.
Przykład 1.
Pan Jacek prowadzi działalność gospodarczą opodatkowaną na zasadach ogólnych i rozlicza się na podstawie PKPiR. W związku z opóźnieniami zapłaty za wykonane usługi rozważa obciążenie nierzetelnych kontrahentów poza odsetkami za zwłokę dodatkową rekompensatą za koszty odzyskiwania należności. Zgodnie z art. 10 ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych wierzycielowi, od dnia nabycia uprawnienia do odsetek, przysługuje od dłużnika, bez wezwania, rekompensata za koszty odzyskiwania należności, stanowiąca równowartość kwoty:
- 40 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekracza 5000 złotych;
- 70 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego jest wyższa niż 5000 złotych, ale niższa niż 50 000 złotych;
- 100 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego jest równa lub wyższa od 50 000 złotych.
Czy wystawienie noty obciążeniowej dla nierzetelnych kontrahentów niedotrzymujących terminów płatności spowoduje powstanie przychodu?
Rekompensata stanowi przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, jednak na mocy art. 14 ust. 1i ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychód podatkowy powstaje w dniu faktycznego otrzymania rekompensaty od dłużnika. Oznacza to, że pan Jacek będzie miał obowiązek zewidencjonowania przychodu w KPiR dopiero w momencie, gdy otrzyma środki pieniężne od kontrahenta z tytułu rekompensaty. Otrzymana kwota rekompensaty podlega zaewidencjonowaniu na podstawie noty obciążeniowej w KPiR w kolumnie 8 „Pozostałe przychody”.
Opodatkowanie rekompensaty
Zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychodem z działalności gospodarczej są również otrzymane odszkodowania za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą lub z prowadzeniem działów specjalnych produkcji rolnej.
Dodatkowo zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 4 lit. a tej ustawy wolne od podatku dochodowego są kwoty otrzymane z tytułu ubezpieczeń majątkowych i osobowych, z wyjątkiem:
- odszkodowań za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą lub prowadzeniem działów specjalnych produkcji rolnej, z których dochody są opodatkowane zgodnie z art. 27 ust. 1 lub art. 30c;
- dochodu, o którym mowa w art. 24 ust. 15 i 15a;
Oznacza to, że odszkodowania związane ze składnikami majątku użytkowanymi w działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę, a więc w związku ich uszkodzeniem lub utratą, co do zasady stanowią przychody z tej działalności. Bez znaczenia pozostaje fakt, czy polisa ubezpieczeniowa została wcześniej zaliczona do kosztów uzyskania przychodów.
Warto podkreślić, że przepis ten odnosi się do składników majątku związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, a więc nie tylko do środków trwałych, lecz także do wartości niematerialnych i prawnych, wyposażenia, towarów, materiałów itd.
Na mocy art. 14 ust. 1i ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za datę powstania przychodu z tytułu otrzymania odszkodowania za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą uznaje się dzień otrzymania zapłaty, czyli dzień, w którym przedsiębiorca otrzymał środki pieniężne z tytułu odszkodowania.
Pozostałe dochody otrzymane z tytułu ubezpieczeń majątkowych i osobowych niestanowiące odszkodowań za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą ani niebędące dochodami, o których mowa w art. 24 ust. 15 i 15a, są natomiast zwolnione z opodatkowania podatkiem PIT.
Kiedy przedsiębiorca otrzymujący odszkodowanie za szkody w środku trwałym korzysta ze zwolnienia z opodatkowania?
Przedsiębiorcy otrzymujący odszkodowanie za szkody w środku trwałym przy spełnieniu odpowiednich warunków mogą skorzystać ze zwolnienia z opodatkowania. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 29b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są odszkodowania za szkody w środku trwałym, z wyłączeniem samochodu osobowego, w części wydatkowanej w roku podatkowym lub w roku bezpośrednio po nim następującym na remont tego środka trwałego albo na zakup lub wytworzenie we własnym zakresie środka trwałego zaliczonego zgodnie z Klasyfikacją Środków Trwałych (KŚT) wydaną na podstawie odrębnych przepisów, zwaną dalej Klasyfikacją, do tego samego rodzaju, co środek trwały, z którym związana była ta szkoda.
Zwróćmy uwagę, że zwolnienie dotyczy wyłącznie środków trwałych, a więc składników majątku wprowadzonych do ewidencji środków trwałych. Odszkodowania za szkody w pozostałych składnikach majątku użytkowanych w działalności gospodarczej podlegają opodatkowaniu na zasadach ogólnych. Zwolnienie nie dotyczy w szczególności odszkodowań za szkody dotyczące wartości niematerialnych i prawnych.
Poza tym ze zwolnienia z opodatkowania nie mogą korzystać odszkodowania za szkody w samochodach osobowych. Odszkodowania za szkody dotyczące pozostałych środków trwałych użytkowanych w działalności gospodarczej są zwolnione z opodatkowania, jednak warunkiem koniecznym skorzystania ze zwolnienia jest przeznaczenie otrzymanej kwoty odszkodowania w roku podatkowym lub w roku bezpośrednio po nim następującym na remont tego środka trwałego albo na zakup lub na wytworzenie we własnym zakresie środka trwałego, przy czym musi to być środek trwały zaliczany zgodnie z KŚT do tego samego rodzaju co środek trwały, z którym związana była ta szkoda. Wolna od podatku dochodowego jest tylko ta część odszkodowania, która zostanie wydatkowana w sposób wskazany przez ustawodawcę.
Trzeba mieć na uwadze, że wydatki sfinansowane kwotą odszkodowania, do którego zastosowano zwolnienie na mocy art. 21 ust. 1 pkt 29b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w tym także odpisy amortyzacyjne od środków trwałych w części ich wartości sfinansowanej z tego odszkodowania, są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.
Rekompensata dla kontrahenta w kosztach uzyskania przychodów
Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile nie zostały wyszczególnione w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym, stanowiącym katalog wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów.
Zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług. Rekompensata wypłacona kontrahentowi, niemieszcząca się w katalogu kar umownych wyłączonych z kosztów podatkowych, a więc wypłacona z innego tytułu niż wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad towarów, albo wykonanych robót i usług, podlega zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, o ile podatnik wykaże, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Rekompensata może bowiem stanowić zabezpieczenie źródła przychodów przedsiębiorcy. Za koszty służące zabezpieczeniu źródła przychodów należy uznać koszty poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów w sposób gwarantujący bezpieczne jego funkcjonowanie. Istotą tego rodzaju kosztów jest więc ich obligatoryjne poniesienie w celu niedopuszczenia do utraty źródła przychodu w przyszłości.
Definicja kosztów uzyskania przychodów ma charakter ogólny, przez co każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie. Jeżeli nie został wyłączony z kosztów podatkowych na mocy art. 23 ustawy o PIT, to zanim zostanie zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, należy zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.
Przykładowo możliwość ujęcia wypłaty rekompensaty dla kontrahenta w kosztach podatkowych została potwierdzona w interpretacji indywidualnej (sygn. 0114-KDIP2-4010.104.2021.1.KW) z 27 sierpnia 2021 roku wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że rekompensaty finansowe wypłacone kontrahentom, mające zminimalizować negatywne konsekwencje wprowadzonych ograniczeń w procesie produkcji, zostały poniesione w celu zabezpieczenia/zachowania źródła przychodów osiąganych w przyszłości i tym samym podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów.
Fragment uzasadnienia interpretacji:
„Należy uznać, że działania Wnioskodawcy były racjonalne i ekonomicznie uzasadnione z punktu widzenia specyfiki prowadzonej działalności gospodarczej i niezależnych od niego okoliczności zewnętrznych. Umożliwiły one niezakłócone korzystanie z wyspecjalizowanych usług sprawdzonych, długoletnich kontrahentów, co wypełnia przesłankę zabezpieczenia źródła przychodów z art. 15 ust. 1 updop i pozwala na zaliczenie rekompensaty do kosztów uzyskania przychodów.
Opisana we wniosku rekompensata nie mieści się także w katalogu kar umownych wyłączonych z kosztów podatkowych, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 22 updop. Z treści tego przepisu wynika, że nie są kosztem podatkowym kary umowne i odszkodowania ponoszone celem zrekompensowania szkód powstałych wskutek zaniedbania lub niestarannego działania podatnika czego efektem są wady dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług, zwłoka w dostarczeniu towaru wolnego od wad albo zwłoka w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług. Jak wielokrotnie podkreślano w judykaturze i piśmiennictwie przepis art. 16 ust. 1 pkt 22 updop, stanowiąc wyjątek od zasady określonej w art. 15 ust. 1 ustawy, winien być interpretowany ściśle. W analizowanej sprawie nie mamy do czynienia z karą umowną z żadnego z wymienionych w tym przepisie tytułów.
Jednakże, w rozpatrywanej sprawie, ww. wydatków nie można przypisać bezpośrednio do konkretnych przychodów osiąganych przez Wnioskodawcę. Nie można ich bowiem powiązać z konkretnym przychodem Wnioskodawcy. W świetle powyższego przedmiotowe wydatki mieszczą się w kategorii kosztów pośrednio związanych z przychodami Spółki”.
