Od początku 2016 r. nie ma konieczności, by chory pracownik musiał dostarczyć do zakładu pracy zwolnienie lekarskie. Lekarze mogą wystawiać elektroniczne zwolnienia lekarskie (L4). Wprowadzenie zwolnień on-line to znaczące ułatwienie dla osób chorych, które musiały taki dokument przekazać pracodawcy w ciągu 7 dni od wystawienia, a stan zdrowia na to nie pozwalał. W takim wypadku często pracownicy prosili o pomoc osobę bliską lub członków swojej rodziny. Nie oznacza to jednak, że od tej daty zniknęły dotychczasowe papierowe zwolnienia. Będzie można je stosować do końca czerwca 2018 roku. Docelowo elektroniczne zwolnienia mają całkowicie zastąpić obecnie wystawiane zaświadczenia lekarskie ZUS ZLA. Oznacza to, że od początku lipca 2018 roku będą wystawiane jedynie zwolnienia elektroniczne.
Co to są elektroniczne zwolnienia?
Czasowa niezdolność do pracy spowodowana chorobą pracownika nakłada na niego obowiązek dostarczenia zwolnienia lekarskiego (L4) za czas choroby. Pracownik w tym czasie jest zwolniony z obowiązku świadczenia pracy. Zmiany spowodują, że dokumentem potwierdzającym czasową niezdolność do pracy z powodu choroby będzie elektroniczne L4, które wystawi lekarz. Cały proces ma na celu usprawnienie przepływu dokumentów między pracownikiem, pracodawcą oraz Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. E-zwolnienie będzie również trudniejsze do sfałszowania, zatem możliwości nadużyć staną się mniejsze. Pracodawca niemal natychmiast będzie mógł, również drogą elektroniczną, wystąpić do ZUS-u z wnioskiem o kontrolę prawidłowości wystawienia tego zwolnienia.
Papierowe zwolnienia lekarskie obejmują najczęściej krótki okres. ZUS nie jest w stanie dokonać kontroli prawidłowości ich wystawienia. By ZUS miał czas wezwać ubezpieczonego do lekarza orzecznika, musi mieć szybki przepływ informacji o wystawionym zwolnieniu.
Lekarze mają bezpłatny dostęp do informacji zgromadzonych na kontach ubezpieczonych i płatników składek, w niezbędnym zakresie, w celu wystawienia zaświadczenia lekarskiego o niezdolności do pracy z powodu choroby lub opieki nad członkiem rodziny. Zaświadczenie lekarskie będzie wystawiane w formie dokumentu elektronicznego uwierzytelnionego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP. Zarówno ZUS, jak i pracodawca dostaną informację o zwolnieniu lekarskim przesłanym drogą elektroniczną. Po wystawieniu tego tzw. e-zwolnienia (elektroniczna wersja L4), lekarz przekaże je na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS-u, który udostępni je bezpłatnie płatnikowi składek na jego profilu informacyjnym. Elektroniczne zwolnienie lekarskie traktowane będzie dokładnie tak samo, jak papierowe zwolnienia.
Jednak aby pracodawca posiadał wgląd do zwolnień elektronicznych, musi założyć profil informacyjny.
Obowiązki pracodawcy w zakresie wystawiania e-zwolnień
Płatnik składek zgłaszający powyżej 5 ubezpieczonych musiał założyć profil informacyjny płatnika, aby móc otrzymywać elektroniczne zwolnienia lekarskie pracowników. Profil zakładany jest zawsze dla osoby fizycznej. Tworzy się go online i bezpłatnie za pomocą systemu udostępnionego przez ZUS – Platformy Usług Elektronicznych. Jednak żeby z niego skorzystać, płatnik musi być posiadaczem tzw. profilu zaufanego. Będzie go musiał utrzymywać nawet wtedy, gdy nie ma już obowiązku wysyłania dokumentów elektronicznych (np. z uwagi na zmniejszenie zatrudnienia).
Firmy, które nie zgłaszają do ubezpieczeń więcej niż 5 osób, nie mają obowiązku, aby posiadać profil informacyjny w ZUS-ie. Tym samym tacy pracodawcy będą otrzymywać wydruk elektronicznego L4, który będzie musiał dostarczyć im pracownik w ciągu 7 dni od momentu jego wystawienia.
Także płatnicy rozliczający składki za nie więcej niż 5 osób mogą założyć profil informacyjny. Wówczas będą oni otrzymywali drogą elektroniczną wystawione ich ubezpieczonym e-zwolnienia.
Gdy z informacji udostępnionych przez ZUS na profilu informacyjnym wystawiającego zwolnienie lekarskie wynika, że płatnik składek nie posiada profilu informacyjnego płatnika składek, lekarz przekazuje ubezpieczonemu wydruk wystawionego e-zaświadczenia, opatrzonego jego podpisem i pieczątką. Pracownik musi dostarczyć go pracodawcy. Lekarz wystawiający zaświadczenie ZUS ZLA powinien poinformować ubezpieczonego o konieczności jego doręczenia odpowiednio płatnikowi zasiłku lub płatnikowi składek w terminie 7 dni od dnia otrzymania zaświadczenia. Gdy termin ten zostanie przekroczony, zasiłek chorobowy czy opiekuńczy zostanie obniżony o 25%.
Papierowe zwolnienia - Zmiana terminu obowiązywania
Zasadniczo papierowa wersja zwolnień lekarskich miała obowiązywać jedynie do końca 2017 r. Sejm uchwalił 21 kwietnia 2017 r. zmiany w ustawie o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, które ułatwiają wystawianie elektronicznych zwolnień lekarskich. Jednocześnie ustawodawca zdecydował, że papierowe zwolnienia będą w obiegu do końca czerwca 2018 r.
Docelowo zaświadczenia lekarskie o czasowej niezdolności do pracy lekarz będzie mógł podpisać przy pomocy podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP, kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo przez oprogramowanie dostarczone bezpłatnie przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
Należy pamiętać, że pomimo iż pracodawca posiada profil informacyjny, pracownik wciąż może otrzymać zwolnienie lekarskie wystawione według dotychczasowych zasad - na papierowym formularzu (ZUS ZLA), które trzeba przekazać do zakładu pracy. Dopiero od 1 lipca 2018 r. będą wystawiane wyłącznie zwolnienia elektroniczne.
