Czym jest porozumienie ramowe w sprawie transgranicznej telepracy?

18 lipca 2023 roku ukazał się komunikat Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w którym poinformowano, że 1 lipca 2023 roku ZUS przystąpił do Porozumienia ramowego w sprawie stosowania art. 16 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w przypadkach zwyczajowej telepracy transgranicznej. Sprawdź, czego dokładnie dotyczy porozumienie ramowe w sprawie transgranicznej telepracy.

Co mówi art. 16 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 883/2004?

Porozumienie ramowe w sprawie transgranicznej telepracy odnosi się do przepisu art. 16 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 roku w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Rozporządzenie to jest aktem prawnym, wydanym m.in. w celu zagwarantowania, że prawo do swobodnego przepływu osób będzie wykonywane skutecznie, który to cel – zdaniem organów unijnych – nie mógł być osiągnięty przez państwa członkowskie Wspólnoty Europejskiej w stopniu wystarczającym, zatem należało go zrealizować na szczeblu Wspólnoty, która może przyjmować środki zgodnie z zasadą pomocniczości, określoną w art. 5 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, stanowiącym, że w dziedzinach, które nie należą do jej kompetencji wyłącznej, Wspólnota podejmuje działania, zgodnie z zasadą pomocniczości, tylko wówczas i tylko w takim zakresie, w jakim cele proponowanych działań nie mogą być osiągnięte w sposób wystarczający przez państwa członkowskie, natomiast z uwagi na rozmiary lub skutki proponowanych działań możliwe jest lepsze ich osiągnięcie na poziomie Wspólnoty.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 883/2004 dwa lub kilka państw członkowskich, właściwe władze tych państw członkowskich lub organy wyznaczone przez te władze mogą przewidzieć, za wspólnym porozumieniem, w interesie niektórych osób lub niektórych grup osób, wyjątki od przepisów art. 11 do 15 tego rozporządzenia, które ustanawiają zasady określania ustawodawstwa mającego zastosowanie w odniesieniu do osób podlegających unormowaniom omawianego rozporządzenia. Można np. wskazać, że w myśl wspomnianych przepisów:

• osoby, do których stosuje się rozporządzenie, podlegają ustawodawstwu tylko jednego państwa członkowskiego;
• osoba wykonująca w państwie członkowskim pracę najemną lub pracę na własny rachunek podlega ustawodawstwu tego państwa członkowskiego;
• urzędnik służby cywilnej podlega ustawodawstwu państwa członkowskiego, jakiemu podlega zatrudniająca go administracja;
• osoba otrzymująca zasiłek dla bezrobotnych na podstawie ustawodawstwa państwa członkowskiego zamieszkania podlega ustawodawstwu tego państwa członkowskiego;
• osoba powołana lub odwołana ze służby w siłach zbrojnych lub służby cywilnej w państwie członkowskim podlega ustawodawstwu tego państwa członkowskiego;
• osoba, do której nie mają zastosowania powyższe zasady, podlega ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym ma miejsce zamieszkania, bez uszczerbku dla innych przepisów rozporządzenia gwarantujących jej świadczenia na podstawie ustawodawstwa jednego lub kilku innych państw członkowskich.

W jakim celu ZUS przystąpił do Porozumienia?

Porozumienie ramowe w sprawie transgranicznej telepracy umożliwia ustalenie jako właściwego ustawodawstwa państwa siedziby pracodawcy, pomimo wykonywania w państwie zamieszkania znacznej części pracy. Tym samym po spełnieniu odpowiednich warunków Porozumienie ramowe umożliwia zastosowanie wyjątku względem art. 13 ust. 1 lit. a rozporządzenia (WE) nr 883/2004, który stanowi, że osoba, która normalnie wykonuje pracę najemną w dwóch lub więcej państwach członkowskich, podlega ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym ma miejsce zamieszkania, jeżeli wykonuje znaczną część pracy w tym państwie członkowskim.

Zatem zamiast konieczności przyjęcia jako właściwego ustawodawstwa państwa członkowskiego, w którym pracownik ma miejsce zamieszkania, Porozumienie umożliwia przyjęcie ustawodawstwa państwa siedziby pracodawcy.

Jakich osób dotyczy Porozumienie ramowe w sprawie transgranicznej telepracy?

Porozumienie ramowe w sprawie transgranicznej telepracy dotyczy pracowników, zwyczajowo pracujących w różnych państwach członkowskich, mających pracodawcę lub pracodawców w jednym państwie członkowskim (innym niż ich państwo zamieszkania) i wykonujących część pracy w państwie zamieszkania w formie telepracy transgranicznej w wymiarze co najmniej 25%, ale poniżej 50% całkowitego czasu pracy. Porozumienie nie obejmuje osób:

• normalnie wykonujących w państwie zamieszkania aktywność inną niż telepraca transgraniczna (np. jednocześnie pracujących tam stacjonarnie), lub
• normalnie wykonujących aktywność w państwie innym niż państwo zamieszkania i państwo siedziby (tj. gdy zaangażowane jest jeszcze inne państwo), lub
• wykonujących działalność na własny rachunek.

Jak rozumieć „telepracę transgraniczną”?

Telepraca transgraniczna dla celów Porozumienia oznacza pracę zdalną (telepracę) wykonywaną z państwa zamieszkania przy zachowaniu połączenia cyfrowego ze środowiskiem pracy pracodawcy, którego siedziba znajduje się w państwie innym niż państwo zamieszkania.

Jak skorzystać z postanowień Porozumienia?

Osoba zainteresowana może zostać objęta zakresem Porozumienia, jeśli miejsce jej zamieszkania znajduje się w państwie, które również przystąpiło do Porozumienia ramowego. Jednocześnie siedziba pracodawcy tej osoby musi znajdować się w jednym z pozostałych państw, które podpisały Porozumienie.

Wniosek o objęcie zakresem Porozumienia

Osoby zainteresowane zatrudnione u polskich pracodawców lub sami polscy pracodawcy, aby skorzystać z zapisów Porozumienia, powinny wystąpić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z wnioskiem US-36. Wniosek można złożyć za pośrednictwem portalu PUE ZUS lub w formie papierowej. Wniosek będzie rozpatrywany przez Oddział ZUS-u w Kielcach.

Po ustaleniu, że zainteresowany spełnia warunki określone Porozumieniem i otrzymaniu o tym stosownej informacji z Oddziału ZUS-u w Kielcach należy wystąpić z wnioskiem o wydanie dokumentu A1, który potwierdza zastosowanie polskiego ustawodawstwa. Wniosek US-34 jest dostępny do wypełnienia za pośrednictwem portalu PUE ZUS. Wniosek będzie obsługiwany przez Oddział ZUS-u właściwy ze względu na siedzibę pracodawcy.

W bloku dotyczącym powodu złożenia wniosku US-36 zainteresowany powinien zaznaczyć checkbox z powodem „Inny” i następnie jako podstawę wystąpienia z wnioskiem wpisać: „porozumienie ws. telepracy”. W tym samym polu trzeba podać informację o wymiarze telepracy wykonywanej w państwie zamieszkania oraz ewentualnej innej aktywności wykonywanej w tym państwie. Do wniosku należy dołączyć umowę, na podstawie której praca jest wykonywana za granicą oraz ewentualnie inne dokumenty mogące potwierdzać wykonywanie pracy w formie telepracy w oświadczonym wymiarze. Informacje te mogą być również przekazane w formie załącznika do wniosku US-36.

Przypadek wykonywania pracy dla podmiotu zagranicznego

Osoby zainteresowane, wykonujące telepracę na terenie Polski w związku z zatrudnieniem u zagranicznych pracodawców, mogą wystąpić o objęcie ich zapisami Porozumienia do instytucji zabezpieczenia społecznego w państwie siedziby pracodawcy (o ile to państwo przystąpiło do Porozumienia). Z wnioskiem do instytucji zagranicznej może wystąpić również zagraniczny pracodawca.

Powyższe zilustrowano na stronie zus.pl następującym przykładem.

Przykład 1.

Karol, obywatel Polski mieszkający w Niemczech, jest zatrudniony u polskiego pracodawcy jako programista. Pracodawca zgodził się, aby Karol wykonywał pracę według schematu: 2 dni telepracy w domu w Niemczech (40%) i 3 dni w tygodniu praca w biurze w Polsce (60%). Taki schemat został ustalony na 20 miesięcy. Karol pracuje na służbowym laptopie, ale podczas telepracy jest bezpośrednio podłączony do środowiska IT klienta swojego pracodawcy. Natomiast do sieci swojego pracodawcy łączy się tylko przez 30 minut rano, zajmując się sprawami kadrowymi i pocztą wewnętrzną. Jego sytuacja może być objęta zapisami porozumienia ws. telepracy, ponieważ:

• praca wykonywana jest na terenie dwóch państw będących sygnatariuszami porozumienia (Polska, Niemcy);
• wymiar czasu pracy wykonywany w formie telepracy wynosi 40% ogólnego czasu pracy, a więc nie przekracza ustalonego zakresu (co najmniej 25%, ale poniżej 50%);
• laptop pracownika jest podłączony do środowiska informatycznego pracodawcy (30 min rano), a w pozostałym czasie do środowiska IT klienta pracodawcy.

Podsumowując, Porozumienie ramowe w sprawie transgranicznej telepracy umożliwia wybranie – jako właściwego ustawodawstwa w zakresie ubezpieczeń społecznych – ustawodawstwa obowiązującego w państwie miejsca zamieszkania pracownika albo państwie siedziby jego pracodawcy. Wybór ten oznacza, że pracownik opłaca składki na ubezpieczenia społeczne w wybranym państwie i ma prawo do świadczeń w ramach systemu ubezpieczeń społecznych funkcjonującego w tym państwie.