Po ponad trzech latach od momentu, kiedy praca zdalna stała się powszechna, nareszcie wprowadzono do Kodeksu pracy związane z nią regulacje. Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 roku o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw wprowadza do Kodeksu pracy regulacje odnoszące się do wykonywania pracy zdalnej, jednocześnie uchylając dotychczas obowiązujące przepisy dotyczące telepracy. Sprawdź jak zawrzeć porozumienie regulujące wykonywanie pracy zdalnej.
Kiedy możliwa jest praca zdalna?
Dopuszczalność pracy zdalnej oznacza wykonywanie pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Praca zdalna jest niedopuszczalna w przypadku następujących rodzajów prac:
- szczególnie niebezpiecznych;
- w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
- z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;
- związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
- powodujących intensywne brudzenie.
Obowiązujące od kwietnia 2023 roku uregulowania Kodeksu pracy wymagają uzgodnienia między pracodawcą a pracownikiem wykonywania pracy zdalnej przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. Uzgodnienie co do wykonywania pracy zdalnej w trakcie zatrudniania może być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.
Porozumienie regulujące wykonywanie pracy zdalnej – procedura zawarcia
Porozumienie regulujące wykonywanie pracy zdalnej zawierane jest przez pracodawcę i zakładową organizacją związkową. Jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, stronami porozumienia jest pracodawca i wszystkie te organizacje. Przy braku możliwości uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.
Ustawa z dnia 23 maja 1991 roku o związkach zawodowych za reprezentatywną zakładową organizacją związkową uznaje zakładową organizację związkową będąca jednostką organizacyjną albo organizacją członkowską ponadzakładowej organizacji związkowej uznanej za reprezentatywną w rozumieniu ustawy o Radzie Dialogu Społecznego, zrzeszająca co najmniej 8% osób wykonujących pracę zarobkową, zatrudnionych u pracodawcy lub zrzeszająca co najmniej 15% osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy. Gdy żadna z zakładowych organizacji związkowych nie spełnia powyższych kryteriów, za reprezentatywną zakładową organizację związkową uznaje się organizację zrzeszająca największą liczbę osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy.
Kiedy uchwalany jest regulamin określający zasady pracy zdalnej?
Gdy do zawarcia porozumienia nie dojdzie we wskazany wyżej sposób we wskazanym terminie, wówczas pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.
Regulamin określający zasady pracy zdalnej wprowadzony przez pracodawcę musi zostać ogłoszony w sposób u niego przyjęty.
Elementy porozumienia lub regulaminu określającego zasady pracy zdalnej
Porozumienie albo regulamin określające zasady pracy zdalnej powinny zawierać w szczególności następujące elementy:
oznaczenie grup lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
określenie zasad pokrywania przez pracodawcę kosztów zapewnienia instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycia niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej albo pokrycia innych kosztów niż wskazane bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, których zwrot został określony w porozumieniu lub regulaminie;
określenie zasad ustalania ekwiwalentu pieniężnego za wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę lub ryczałtu odpowiadającego przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej wypłacanego w miejsce obowiązku pokrycia kosztów związanych z obowiązkiem zapewnienia instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej albo wypłaty ekwiwalentu;
określenie zasad porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
określenie zasad kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
określenie zasad kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
określenie zasad kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
określenie zasad instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.
Kiedy pracodawca ma obowiązek uwzględnić wniosek o wykonywanie pracy zdalnej?
Obowiązkiem pracodawcy jest uwzględnienie wniosku pracownika o wykonywanie pracy zdalnej w przypadku:
pracownika – rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie potwierdzające ciężkie i nieodwracalne upośledzenie albo nieuleczalną chorobę zagrażającą życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu wydane przez lekarza ubezpieczenia zdrowotnego posiadającego specjalizację II stopnia lub tytuł specjalisty w dziedzinie: położnictwa i ginekologii, perinatologii, neonatologii, neurologii dziecięcej, kardiologii dziecięcej lub chirurgii dziecięcej;
pracownika – rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych;
pracownika – rodzica dziecka posiadającego odpowiednio: opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych;
pracownicy w ciąży;
pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia;
pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.
Pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku o wykonywanie pracy zdalnej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.
Dopuszczalność pracy zdalnej w przypadku braku u pracodawcy porozumienia lub regulaminu określającego jej zasady
Dopuszczalne jest wykonywanie pracy zdalnej nawet wtedy, gdy nie zostało zawarte porozumienie lub regulamin regulujące zasady jej realizowania. W takim przypadku pracodawca określa warunki wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.
Wykonywanie przez pracownika pracy zdalnej na polecenie pracodawcy jest możliwe, jeżeli bezpośrednio przed wydaniem polecenia pracownik złoży oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do realizowania pracy zdalnej w następujących sytuacjach:
w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie trzech miesięcy po ich odwołaniu lub
w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.
Polecenie wykonywania pracy zdalnej może być przez pracodawcę w każdym czasie cofnięte z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem. Ponadto pracownik w przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiających wykonywanie pracy zdalnej informuje o tym niezwłocznie pracodawcę, a ten niezwłocznie cofa polecenie wykonywania pracy zdalnej.
Przykład 1.
Czy Józef Nowak prowadzący studio projektowe, będący pracodawcą, może wydać swoim pracownikom polecenie wykonywania pracy zdalnej, w sytuacji gdy doszło do powodzi i w siedzibie jego firmy nie ma możliwości świadczenia pracy, bowiem w zalanych pomieszczeniach nadal znajduje się woda i nie jest możliwe zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.
Wydanie polecenia wykonywania pracy zdalnej w tych okolicznościach przez Józefa Nowaka będzie mieścić się w przesłance siły wyższej uzasadniającej wydanie przez pracodawcę polecenia pracy zdalnej. Siła wyższa nie została zdefiniowana, na ogół przyjmuje się, że jest to zdarzenie zewnętrzne o nadzwyczajnym charakterze, któremu nie można zapobiec. Najczęściej jako zdarzenia kwalifikowane jako działanie siły wyższej wymienia się zjawiska przyrody, w tym m.in. powódź, trzęsienie ziemi, huragan.
Przykład 2.
Czy Józef Nowak, u którego nie zawarto porozumienia ani regulaminu dotyczącego uregulowania zasad pracy zdalnej, może zezwolić Annie Kowalskiej na wykonywanie pracy zdalnej polegającej na realizowaniu prac projektowych, przesyłanych następnie do siedziby pracodawcy?
Pracodawca może w takiej sytuacji zezwolić na świadczenie pracy zdalnej, zawierając indywidualne porozumienie z pracownicą, a gdyby praca miałaby być świadczona zdalnie incydentalnie, należałoby się zastanowić, czy Anna Kowalska nie powinna wystąpić z wnioskiem o wykonywanie pracy zdalnej okazjonalnie.
Praca zdalna okazjonalna
7 kwietnia 2023 roku weszły też w życie regulacje dotyczące wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej. Praca zdalna będzie mogła być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.
W przypadku pracy zdalnej okazjonalnej nie obowiązują regulacje odnoszące się do ustalenia zasad wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub regulaminie oraz określania zasad wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w indywidualny porozumieniu zawartym z pracownikiem.
Podsumowanie – czy istnieje obowiązek zawierania porozumienia regulującego zasady pracy zdalnej?
Pracodawca nie ma obowiązku zawierania porozumienia regulującego zasady pracy zdalnej, bowiem w wyjątkowych, określonych w przepisach okolicznościach, może wydać pracownikowi polecenie wykonywania pracy zdalnej albo zawrzeć z nim indywidualne porozumienie. W większych firmach zdecydowanie lepiej sprawdzi się zawarcie porozumienia lub regulaminu, bo nie będzie konieczności każdorazowego regulowania pracy zdalnej indywidualnym porozumieniem.
