Poradnik Przedsiębiorcy

Praca zdalna? Tak - jeżeli ją kontrolujesz

Rozwój współczesnych form komunikacji - w tym przede wszystkim internetu - sprawił, że znaczną część pracy można obecnie wykonać bez wychodzenia z domu. Rozwiązanie to wykorzystuje coraz więcej firm, zezwalając zatrudnianym osobom na tzw. pracę zdalną (telepracę). Każdy pracodawca powinien jednak pamiętać o właściwym kontrolowaniu swoich telepracowników - bardzo często dochodzi bowiem do zacierania się granic między pracą a obowiązkami domowymi, co wiąże się oczywiście ze spadkiem efektywności takiego pracownika. Jak powinna być zorganizowana praca zdalna, aby była korzystnym rozwiązaniem dla wszystkich?

Co to jest praca zdalna?

Praca zdalna polega na wykonywaniu obowiązków zawodowych poza siedzibą firmy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Należy jednak zaznaczyć, że rozwiązanie to, obecnie coraz bardziej popularne, nie jest wytworem współczesności - powstało już w latach siedemdziesiątych XX wieku w USA. Przyczyną był kryzys paliwowy - brak benzyny na stacjach spowodował, że wielu pracowników nie mogło dotrzeć do pracy, dlatego wykonywali swoje zadania w domu. Niezbędne dokumenty przekazywali do firmy raz na kilka dni za pośrednictwem kuriera.

Tak narodziła się praca zdalna, która współcześnie wygląda zdecydowanie inaczej - dzięki sieci możliwa jest ciągła komunikacja między pracownikami i przełożonym, wiele dokumentów wysyła się za pomocą poczty elektronicznej, bez konieczności angażowania kuriera, czyli z pominięciem dodatkowych kosztów. Osoby zatrudnione w danej firmie mają ciągły dostęp do ważnych informacji, ponieważ często umieszcza się je w chmurze. Stosowane są również specjalne platformy, umożliwiające po zalogowaniu się na nie wykonywanie bardziej skomplikowanych i specjalistycznych zadań.

Praca zdalna - Kodeks pracy

Zasady zatrudnienia w formie telepracy (pracy zdalnej) reguluje Kodeks pracy. Są to stosunkowo młode przepisy, ponieważ zaczęły one obowiązywać 16 października 2007 roku. Jak podaje art. 675 wspomnianego aktu prawnego, telepraca polega na regularnym wykonywaniu pracy poza zakładem pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Za telepracownika można uznać zatem pracownika, który wykonuje swoją pracę w tych warunkach i przekazuje pracodawcy jej wyniki, wykorzystując do tego ww. środki komunikacji elektronicznej.

Ważne!
Zgodnie z Kodeksem pracy telepraca musi być wykonywana z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu Ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Według jej art. 2 pkt 5 są to rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności poczty elektronicznej. Co ważne, wykorzystywanie przez pracownika wymienionych środków jest warunkiem niezbędnym do uznania zatrudnienia za zatrudnienie w formie telepracy.

Ważne!

Zgodnie z Kodeksem pracy telepraca musi być wykonywana z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu Ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Według jej art. 2 pkt 5 są to rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności poczty elektronicznej. Co ważne, wykorzystywanie przez pracownika wymienionych środków jest warunkiem niezbędnym do uznania zatrudnienia za zatrudnienie w formie telepracy.

Podsumowując, najważniejszymi cechami pracy zdalnej są:

  • regularność wykonywania pracy (systematyczność),
  • wykonywanie pracy poza zakładem pracy,
  • wykonywanie pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.

Umowa o telepracę

Pracodawca i pracownik mają dwie możliwości ustalenia, że praca będzie wykonywana zdalnie. Może to nastąpić w trakcie zawierania umowy o pracę lub też już w trakcie zatrudnienia. Jeżeli dojdzie do pierwszej ze wskazanych sytuacji, sporządzony kontrakt musi zawierać odpowiednie regulacje (np. określenie jednostki

organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy telepracownika, czy też wskazanie osoby/organu odpowiedzialnego za współpracę z telepracownikiem oraz upoważnionego do przeprowadzania kontroli).

Zmiana formy wykonywania zadań na pracę zdalną może nastąpić również w trakcie trwania zatrudnienia na mocy porozumienia stron, z inicjatywy pracownika lub pracodawcy. W takim wypadku przełożony jest zobowiązany przekazać telepracownikowi wskazane wyżej informacje w formie pisemnej.

Praca zdalna - korzyści i wady

Praca zdalna wiąże się z określonymi profitami zarówno dla pracodawcy, jak i samego pracownika. Pierwszy z nich może w ten sposób zredukować koszty związane z przygotowaniem oraz utrzymaniem stanowiska pracy. Co więcej, rozwiązanie takie w wielu przypadkach wiąże się ze wzrostem efektywności pracownika. Badania pokazują, że przy nienormowanym czasie pracy telepracownicy często pracują dłużej i skupiają się bardziej na osiągnięciu wyznaczonego celu niż na przepracowaniu odpowiedniej liczby godzin.

Praca zdalna to też duża szansa dla osób, które nie mogą podjąć pracy w innej formie. Mowa tu w szczególności o osobach niepełnosprawnych, młodych mamach oraz pracownikach mieszkających daleko od siedziby firmy. Badania pokazują ponadto, że telepracownicy są zdecydowanie mniej zestresowani niż ich koledzy spędzający długie godziny w biurze.

Z telepracą wiążą się również różnego rodzaju zagrożenia. Przede wszystkim pracodawca posiada ograniczone możliwości kontrolowania warunków pracy (BHP) oraz postępów w realizacji zadań. To z kolei może osłabiać motywację pracownika i powodować spadek jego zaangażowania. Innym problemem może stać się brak umiejętności organizacyjnych osoby zatrudnionej w formie telepracy: obowiązki domowe mogą wypierać zawodowe - i odwrotnie. Taki brak równowagi może skutkować koniecznością nadrabiania zaległości kosztem snu i zdrowia.

Negatywną stroną pracy zdalnej jest również izolacja i brak bezpośredniego kontaktu z innymi pracownikami, co może wpływać na niską identyfikację telepracownika z firmą. Z drugiej strony - praca zdalna to praca z wykorzystaniem sprzętu teleinformatycznego lub telekomunikacyjnego, który może szwankować i psuć się, utrudniając tym samym wykonywanie zadań.

Kontrolowanie telepracowników

Przez wzgląd na wymienione wyżej negatywne strony pracy zdalnej pracodawca powinien podjąć różnego rodzaju działania regulujące wykonywanie obowiązków zawodowych w tej formie. Bardzo ważne jest klarowne określenie oczekiwań względem telepracowników. Należy określić zasady dotyczące częstotliwości zaglądania na firmową skrzynkę e-mail, odbierania telefonów. W wielu wypadkach niemożliwe jest kontrolowanie bieżących wyników pracy zdalnej, dlatego w takim wypadku warto wyznaczać jasne i łatwe do zmierzenia cele.

W kontrolę nad telepracownikiem warto zaangażować również dostępne technologie. Należy wyposażyć go w odpowiednie narzędzia, organizować spotkania online w formie telekonferencji, wykorzystywać pliki i serwisy w chmurze umożliwiające bieżącą współpracę.

Kolejną ważną zasadą jest - oczywiście w miarę możliwości - organizowanie spotkań i pracy we wspólnej przestrzeni. Pozwoli to na nawiązanie głębszej relacji między zatrudnionymi osobami, co w przyszłości ułatwi im współpracę. Ponadto spowoduje, że zarówno firma, zadania do wykonania, jak i współpracownicy staną się bardziej realni. Jeżeli spotkania nie są możliwe, wówczas warto organizować częste wideokonferencje.

Ufaj i kontroluj - warto co jakiś czas sprawdzić, czy pracownik rzeczywiście pracuje np. przez zadanie pytania przez komunikator albo poproszenie o przesłanie raportu z dotychczasowych postępów. Takie działania stosowane raz na jakiś czas spowodują, że telepracownik - nawet jeżeli ma tendencję do rozmywania granic między pracą a życiem prywatnym - będzie miał większą motywację do rzetelnego angażowania się w obowiązki zawodowe.