Kilka dni temu pracownik, który jest u nas zatrudniony od 2 miesięcy, złożył wniosek o udzielenie mu urlopu ojcowskiego w pełnym wymiarze 14 dni. Nie byłoby w tym nic dziwnego, gdyby nie to, że pracownik przed okresem zatrudnienia u nas prowadził własną działalność gospodarczą, z której tytułu również mógł skorzystać z tego świadczenia. Jak weryfikować prawo do urlopu ojcowskiego pracownika?
Maria, Gdańsk
Prawo do urlopu ojcowskiego ma każdy pracownik, nawet w sytuacji, kiedy jego dziecko urodziło się lub zostało przysposobione przed nawiązaniem stosunku pracy z obecnym pracodawcą. Uprawnienie takie można wykorzystać do czasu ukończenia przez dziecko 24. miesiąca życia. Urlop ojcowski przysługuje w wymiarze 14 dni i może zostać udzielony w maksymalnie 2 częściach – każda po 7 dni. Co ważne, jeśli pracownik złożył wniosek w odpowiednim terminie, tj. 7 dni przed rozpoczęciem urlopu oraz dołączy do niego wymagane dokumenty, to pracodawca ma obowiązek uwzględnić prośbę wystosowaną przez podwładnego.
Prawo do urlopu ojcowskiego na podstawie świadectwa pracy
Weryfikacja, czy pracownik ma prawo do urlopu ojcowskiego, jest prosta w sytuacji, kiedy przed zatrudnieniem w obecnej firmie, pracownik był zatrudniony na etacie u innego pracodawcy i otrzymał świadectwo pracy. Z dokumentu tego wprost wynika, czy pracownik korzystał z uprawnień związanych z rodzicielstwem, czy nie. Powinno być tam również ujęte czy urlop został podzielony na części. Istotne jest to, że urlop ojcowski przysługuje na każde dziecko. W przypadku wykorzystania urlopu na więcej niż jedno dziecko, świadectwo pracy od poprzedniego pracodawcy musi zawierać informacje, na które z potomków udzielono tego przywileju.
Jak zweryfikować pracownika, który wcześniej prowadził własną działalność gospodarczą?
Jeśli nasz pracownik przed nawiązaniem stosunku pracy prowadził własną działalność, to nie przedstawi nam dokumentu podobnego do świadectwa pracy. W takiej sytuacji najprostszym sposobem weryfikacji, czy pracownik ma prawo do urlopu ojcowskiego i otrzymania zasiłku macierzyńskiego z tego tytułu, jest kontakt Zakładem Ubezpieczeń Społecznych np. przez wysłanie odpowiedniego pisma. Pracodawca ma prawo również żądać oświadczenia od pracownika o tym, że nie korzystał wcześniej z urlopu ojcowskiego i nie pobierał zasiłku macierzyńskiego.
Wysokość zasiłku za czas przebywania na urlopie ojcowskim
Za czas przebywania na urlopie ojcowskim pracownikowi przysługuje zasiłek macierzyński.
Podstawę jego naliczenia stanowi przychód z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc skorzystania z urlopu. Pod pojęciem przychodu należy rozumieć kwotę, od jakiej były opłacane składki na ubezpieczenie chorobowe. Świadczenie za czas urlopu należne jest w wysokości 100% podstawy wymiaru.
Co w sytuacji, kiedy pracownik próbuje oszukać pracodawcę?
Może okazać się, że pracownik – umyślnie lub nie – wprowadzi pracodawcę w błąd, twierdząc, że nie korzystał jeszcze z urlopu ojcowskiego i nie pobierał z tego tytułu zasiłku macierzyńskiego. Na tej podstawie pracodawca przekazuje do ZUS-u zgromadzone dokumenty potwierdzające prawo do zasiłku macierzyńskiego, gdzie są weryfikowane.
Odmowa wypłaty zasiłku – gdy płatnikiem zasiłku jest ZUS
Jeśli pracodawca zatrudnia poniżej 20 pracowników i płatnikiem zasiłku jest ZUS, przekazuje on dokumenty pracownika do ZUS-u, a w ewidencji czasu pracy pracownika wprowadza urlop ojcowski. W raporcie imiennym RSA pracownik będzie wykazany z kodem tytułu ubezpieczenia 327 – zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu ojcowskiego. Jeśli Zakład Ubezpieczeń Społecznych odmówi wypłaty zasiłku macierzyńskiego, pracodawca zobowiązany jest dokonać zmiany w ewidencji czasu pracy i urlop ojcowski zmienić na nieobecność usprawiedliwioną bezpłatną, a w korekcie raportu RSA wykazać go z kodem 151 – usprawiedliwiona nieobecność w pracy bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku.
Nieprzyznanie prawa do zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu ojcowskiego – gdy płatnikiem zasiłku jest pracodawca
Jeżeli płatnikiem zasiłków jest pracodawca (ponieważ zatrudnia 20 pracowników lub więcej) i rozliczy pracownikowi okres urlopu ojcowskiego jako okres z prawem do zasiłku macierzyńskiego, a także wypłacił mu ten zasiłek, po czym ZUS zakwestionuje prawo do tego świadczenia, to pracodawca zobowiązany jest dokonać korekty raportu RSA tak samo, jak w przedstawiono wcześniej. Ponadto może potrącić pracownikowi z przyszłego wynagrodzenia wypłaconą kwotę zasiłku macierzyńskiego. O potrąceniu należy poinformować pracownika, jednak nie trzeba uzyskać jego zgody na to potrącenie, ponieważ błędne naliczenie zasiłku nastąpiło z winy pracownika.
Pracodawca, który nie ma pewności, czy jego pracownik nie wykorzystał już urlopu ojcowskiego z innego tytułu przed rozpoczęciem współpracy, powinien skontaktować się z ZUS, aby w późniejszym okresie uniknąć modyfikacji czy korygowania deklaracji rozliczeniowych.
Rozliczenie urlopu ojcowskiego w systemie wFirma.pl
Oprogramowanie do kadr i płac pozwala we właściwy sposób rozliczyć urlop ojcowski pracownika. Wystarczy w KADRY » PRACOWNICY wybrać nazwisko pracownika, a po pojawieniu się okna przejść do CZAS PRACY » NIEOBECNOŚCI » DODAJ. Po pojawieniu się okna konieczne jest wybranie odpowiedniego rodzaju nieobecności – tu URLOP OJCOWSKI. Wtedy automatycznie podstawi się odpowiedni kod świadczenia przerwy, a także wyliczona zostanie podstawa naliczania zasiłku.
W sytuacji, gdy to ZUS wypłaca świadczenia za czas choroby i macierzyństwa, to po wprowadzeniu urlopu ojcowskiego na liście płac zostanie pomniejszone wynagrodzenie pracownika. Jeśli natomiast pracodawca jest płatnikiem zasiłków, wówczas kwota zasiłku macierzyńskiego będzie naliczona w liście płac sporządzonej za okres przebywania pracownika na urlopie ojcowskim, a wynagrodzenie zasadnicze odpowiednio się zmniejszy.
Na podstawie takich wpisów utworzona deklaracja DRA będzie zawierała odpowiednie raporty imienne z wykazaniem urlopu ojcowskiego pracownika.
