Chociaż w potocznym języku zwroty „przedstawiciel” i „pełnomocnik” są traktowane jako synonimy, to jednak opierając się na ustawie VAT, możemy wskazać na pewne istotne różnice w zakresie funkcjonowania tych instytucji. Jakie funkcje mają przedstawiciel i pełnomocnik w podatku VAT?
Przedstawiciel podatkowy na gruncie podatku VAT
W kwestii instytucji przedstawiciela wskażmy, że zgodnie z art. 18a ust. 1 ustawy VAT podatnik nieposiadający siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium państwa członkowskiego, podlegający obowiązkowi zarejestrowania się jako podatnik VAT czynny, jest obowiązany ustanowić przedstawiciela podatkowego.
W myśl zaś art. 18a ust. 2 ustawy VAT podatnik posiadający siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju może ustanowić przedstawiciela podatkowego.
Zauważmy, że obowiązek ustanowienia przedstawiciela ma podatnik niemający siedziby na terenie UE. Natomiast podatnik, który ma siedzibę w jednym z państw członkowskich, może, ale nie musi posługiwać się przedstawicielem przed organami podatkowymi.
Art. 18b ustawy VAT określa warunki, jakie muszą być spełnione, aby dany podmiot mógł być przedstawicielem podatkowym. W przepisie tym czytamy, że przedstawicielem podatkowym może być osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, jeżeli łącznie spełnia następujące warunki:
- posiada siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju;
- jest zarejestrowana jako podatnik VAT czynny, a w przypadku, o którym mowa w art. 18d ust. 1 – jako podatnik VAT UE;
- przez ostatnie 24 miesiące nie zalegała z wpłatami poszczególnych podatków stanowiących dochód budżetu państwa, przekraczającymi odrębnie w każdym podatku odpowiednio 3% kwoty należnych zobowiązań podatkowych w poszczególnych podatkach; udział zaległości w kwocie podatku ustala się w stosunku do kwoty należnych wpłat za okres rozliczeniowy, którego dotyczy zaległość;
- przez ostatnie 24 miesiące osoba fizyczna będąca podatnikiem, a w przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi – osoba będąca wspólnikiem spółki cywilnej lub handlowej niemającej osobowości prawnej, członkiem władz zarządzających, głównym księgowym, nie została prawomocnie skazana za popełnienie przestępstwa skarbowego;
- jest uprawniona do zawodowego wykonywania doradztwa podatkowego zgodnie z przepisami o doradztwie podatkowym lub do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami o rachunkowości.
Przedstawiciela podatkowego ustanawia się w drodze sporządzonej na piśmie umowy. Jej obligatoryjne elementy zostały określone w art. 18b ust. 4 ustawy VAT.
Najważniejszą jednak kwestią jest określenie zakresu odpowiedzialności przedstawiciela podatkowego. W tym zakresie należy sięgnąć do treści art. 18c ustawy VAT, gdzie możemy przeczytać, że przedstawiciel podatkowy wykonuje w imieniu i na rzecz podatnika, dla którego został ustanowiony:
- obowiązki tego podatnika w zakresie rozliczania podatku, w tym w zakresie sporządzania deklaracji podatkowych oraz informacji podsumowujących, a także w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji, w tym ewidencji, na potrzeby podatku;
- inne czynności wynikające z przepisów o podatku od towarów i usług, jeżeli został do tego upoważniony w umowie.
Należy też wyraźnie zaznaczyć, że przedstawiciel podatkowy odpowiada solidarnie z podatnikiem za zobowiązanie podatkowe, które przedstawiciel podatkowy rozlicza w imieniu i na rzecz tego podatnika. Tak bezpośrednio wynika z treści art. 18c ust. 2 ustawy VAT. Odpowiedzialność solidarna oznacza, że organ podatkowy ma możliwość wyboru, czy chce egzekwować należność podatkową od podatnika, czy od przedstawiciela. Oba te podmioty ponoszą odpowiedzialność za cały dług podatkowy.
Pełnomocnik podatnika na gruncie podatku VAT
Z instytucją pełnomocnika na gruncie podatku VAT mamy do czynienia w art. 96 ust. 4b ustawy VAT. W świetle tej regulacji w przypadku zarejestrowania podatnika, którego zgłoszenie rejestracyjne zostało złożone przez pełnomocnika, pełnomocnik odpowiada solidarnie wraz z zarejestrowanym podatnikiem do kwoty 500 000 zł za zaległości podatkowe podatnika powstałe z tytułu czynności wykonanych w ciągu 6 miesięcy od dnia zarejestrowania podatnika jako podatnika VAT czynnego.
W myśl zaś art. 96 ust. 4c ustawy ww. przepisu nie stosuje się, jeżeli powstanie zaległości podatkowych nie wiązało się z uczestnictwem podatnika w nierzetelnym rozliczaniu podatku w celu odniesienia korzyści majątkowej.
Sama instytucja pełnomocnika w sprawach podatkowych jest szeroko omówiona w przepisach Ordynacji podatkowej. W tym zakresie wskażmy przede wszystkim na treść art. 138b, gdzie podano, że pełnomocnikiem strony może być osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. W kwestiach mniejszej wagi wynikających w toku postępowania organ podatkowy może nie żądać pełnomocnictwa, jeżeli pełnomocnikiem jest małżonek strony, a nie ma wątpliwości co do istnienia i zakresu jego upoważnienia do występowania w imieniu strony.
Przedstawiciel i pełnomocnik w podatku VAT - różnice
Na podstawie przywołanych przepisów możemy stworzyć katalog różnic pomiędzy pełnomocnikiem a przedstawicielem w podatku VAT.
Po pierwsze pełnomocnikiem może być wyłącznie osoba fizyczna. Szerszy katalog podmiotów, które mogą być przedstawicielem, oferuje art. 18b ustawy VAT, gdzie podano, że może nim być osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej.
Po drugie przedstawiciela podatkowego może ustanowić tylko podmiot mający siedzibę w innym kraju niż Polska. Jeżeli ma siedzibę w Polsce, może zatem ustanowić tylko pełnomocnika.
Po trzecie inny jest zakres odpowiedzialności. Przedstawiciel odpowiada solidarnie za zobowiązania podatkowe podatnika, natomiast pełnomocnik ponosi odpowiedzialność za zaległości podatkowe mocodawcy.
Po czwarte przedstawiciel podatkowy odpowiada w pełnym zakresie, co do pełnomocnika natomiast zostały stworzone okoliczności wyłączające odpowiedzialność. Nie odpowiada on:
- za zaległości podatnika ponad kwotę 500 000 zł;
- za zaległości podatnika z tytułu czynności dokonanych po upływie 6 miesięcy, licząc od dnia zarejestrowania podatnika do VAT;
- za zaległości, których powstanie nie wiązało się z uczestnictwem podatnika w nierzetelnym rozliczaniu podatku w celu odniesienia korzyści majątkowej.
Po piąte bardziej rozbudowany katalog warunków do spełnienia ma przedstawiciel podatkowy niż pełnomocnik. W przypadku pełnomocnika wystarczające jest legitymowanie się zdolnością do czynności prawnych. Natomiast przedstawiciel podatkowy musi spełnić warunki określone w art. 18b ust. 1 ustawy VAT.
Z perspektywy podmiotu mającego status pełnomocnika czy też przedstawiciela najważniejszą sprawą będzie zakres odpowiedzialności za należności podatkowe mocodawcy. Trzeba wskazać, że zdecydowanie szerszy zakres odpowiedzialności został przypisany przedstawicielowi podatkowemu.
