Przedsiębiorcy dokonujący zakupu kasy fiskalnej mają prawo do skorzystania z ulgi na jej zakup w postaci odliczenia określonej kwoty. W poniższym artykule przeanalizujemy, czy jest możliwość na odliczenie opłat licencyjnych za korzystanie z kasy wirtualnej.
Czym jest kasa wirtualna?
Obecnie standardem preferowanym przez ustawodawcę są kasy online. Tzw. kasy tradycyjne z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii nie są już sprzedawane, ale podatnicy mogą nadal z nich korzystać na zasadzie praw nabytych.
Natomiast odnośnie do kas wirtualnych należy wskazać, że stosownie do art. 111b ust.1 ustawy o VAT ewidencja sprzedaży w odniesieniu do niektórych grup podatników lub rodzajów czynności może być prowadzona przy użyciu kas rejestrujących mających postać oprogramowania, spełniających wymagania, o których mowa w przepisach wykonawczych.
Z powyższego wynika, że każda kasa mająca postać oprogramowania, czyli tzw. kasa wirtualna jest jednocześnie kasą online.
Trzeba jednak zauważyć, że nie każda sprzedaż może być ewidencjonowana za pomocą kasy wirtualnej. W celu uregulowania tego zakresu ustawodawca wprowadził obowiązujące od 1 czerwca 2020 roku rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania. Tylko świadczenie usług i dostawa towarów określona w tymże rozporządzeniu może być ewidencjonowana przy użyciu kas wirtualnych.
Dodajmy, że ustawodawca w ww. rozporządzeniu ściśle określił czynności, tj. wskazał konkretne usługi i dostawy określonych towarów, w odniesieniu do których podatnik ma możliwość używania kas rejestrujących mających postać oprogramowania. Oznacza to, że ewidencja może dotyczyć wyłącznie tych wymienionych czynności, a nie całej realizowanej przez podatnika sprzedaży, w tym czynności niewymienionych w rozporządzeniu.
Należy w tym miejscu wskazać, że wprowadzenie kas rejestrujących mających postać oprogramowania dla wskazanych w rozporządzeniu grup podatników ma charakter fakultatywny, co oznacza, że podatnik może z takiego rozwiązania skorzystać lub nie.
Ulga na zakup kasy fiskalnej
W art. 111 ust. 4 ustawy o VAT określono ulgę na zakup kasy fiskalnej, która polega na tym, że podatnicy mają prawo do odliczenia od podatku należnego kwoty wydanej na zakup każdej z kas rejestrujących, w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł.
Sposób i tryb odliczania od podatku należnego lub zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących online określa obowiązujące od 1 maja 2019 roku Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 roku w sprawie odliczenia lub zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika.
Zgodnie z § 2 ust. 1 rozporządzenia odliczenie lub zwrot kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących następuje pod warunkiem:
- rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przez podatnika przy użyciu kasy rejestrującej zakupionej w okresie obowiązywania potwierdzenia spełnienia wymagań technicznych;
- posiadania przez podatnika faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej oraz dowodu zapłaty całej należności za jej zakup.
Z treści ustawy o VAT oraz ww. rozporządzenia wynika, że przepisy przewidują system zwrotu kwot wydanych na zakup kasy online w wysokości 90% zakupu (bez podatku), jednakże nie więcej niż 700 zł dla:
- podatników, u których powstał obowiązek prowadzenia ewidencji i którzy rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży w obowiązujących terminach, przy użyciu kas online;
- podatników, u których nie powstał obowiązek prowadzenia ewidencji i którzy dobrowolnie rozpoczną prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas online oraz wcześniej nie stosowali innych rodzajów kas do prowadzenia ewidencji sprzedaży;
- podatników zobligowanych do wymiany kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii na kasy online ze względu na działalność prowadzoną w określonych ustawą branżach.
rozpocząć prowadzenie ewidencji sprzedaży przy użyciu zakupionych kas online, których nabycie nastąpiło w okresie obowiązywania potwierdzenia wydanego przez Prezesa Głównego Urzędu Miar;
posiadać fakturę na zakup kasy online oraz dowód zapłaty całej należności za tę kasę.
Czy jest możliwe odliczenie opłat licencyjnych za korzystanie z kasy wirtualnej?
Jak widać z przywołanych przepisów, jednym z warunków skorzystania z odliczenia jest to, aby podatnik posiadał fakturę potwierdzającą zakup kasy online i dowód zapłaty całej należności za jej zakup. Reguła ta dotyczy kas fiskalnych online, a zatem również kas wirtualnych.
W konsekwencji z tytułu zakupu kasy rejestrującej mającej postać oprogramowania przysługuje ulga w przypadku nabycia oprogramowania (kasy mającej postać oprogramowania).
To z kolei prowadzi do wniosku, że w sytuacji, gdy podatnik nie nabędzie oprogramowania, lecz będzie korzystał z kasy wirtualnej na zasadzie licencji, nie jest możliwe otrzymanie zwrotu.
Tak też wskazał Dyrektor KIS w interpretacji z 6 września 2021 roku (nr 0113-KDIPT1-3.4012.120.2021.2.ALN). W piśmie tym możemy przeczytać, że ponieważ w odniesieniu do kasy mającej postać oprogramowania wnioskodawca nie nabędzie oprogramowania (kasy mającej postać oprogramowania) i nie będzie posiadał faktury potwierdzającej zakup tej kasy oraz dowodu zapłaty całej należności za jej zakup, nie zostaną spełnione wymogi art. 111 ust. 4 ustawy w związku z § 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie odliczenia lub zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika.
Zatem wnioskodawcy nie będzie przysługiwało prawo do dokonania odliczenia kwot wydatkowanych na opłaty licencyjne w związku z umową o korzystanie z kasy rejestrującej online mającej postać oprogramowania.
W konsekwencji, jeżeli podatnik nabywa kasę wirtualną, tzn. ma prawo własności, co jest udokumentowane fakturą, przysługuje mu odliczenie kwoty na zakup w ramach ulgi z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT.
Jeżeli jednak podatnik korzysta z kasy wirtualnej należącej do innego podmiotu i użytkuje ją na podstawie umowy, w ramach której ponosi opłaty licencyjne, odliczenie nie przysługuje.
Warto zatem mieć na uwadze, że prawo do odliczenia ulgi określonej w art. 111 ust. 4 ustawy o VAT dotyczy tylko wydatków na zakup kas online, w tym również kas wirtualnym mających postać oprogramowania.
