Podatnik zatrudniający pracowników w prowadzonej działalności gospodarczej ma prawo powiększać koszty uzyskania przychodów o wydatki ponoszone w ramach stosunku pracy. Wśród najpowszechniejszych kosztów znajdują się wynagrodzenia w kwocie brutto, a także opłacone składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracodawcę (płatnika). Jak wiadomo, w praktyce często bywa, że pracownicy firmy delegowani są do odbycia podróży służbowej np. w celu spotkania z kontrahentem w innym mieście. Czy zatem w takim przypadku możliwe jest zaliczenie wydatków na nocleg pracownika w hotelu do kosztów podatkowych? Tak, ale przy spełnieniu kilku warunków.
Koszty uzyskania przychodu
Co do zasady aby podatnik mógł powiększyć koszty uzyskania przychodów w ramach prowadzonej działalności, to wydatki muszą spełniać przesłanki wynikające z definicji kosztów zawartej w ustawie o podatku dochodowym (PIT). Zgodnie z art. 22 ust. 1 wydatki mogą zostać zaliczone w poczet kosztów podatkowych, jeżeli zostały poniesione w celu uzyskania przychodów lub zabezpieczenia bądź zachowania źródła tych przychodów. Wyjątek stanowią wydatki wymienione przez ustawodawcę w art. 23 ust. 1, które - bez względu na cel poniesienia - nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodów.
Co istotne, podatnik powinien pamiętać, aby wszelkie poniesione nakłady w ramach działalności zostały prawidłowo udokumentowane, np. w postaci faktur bądź rachunków, ponieważ taki obowiązek nakłada na niego Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Dopiero po udowodnieniu bezpośredniego bądź pośredniego związku udokumentowanych wydatków z uzyskanym przychodem podatnik może pomniejszyć zobowiązanie względem urzędu skarbowego z tytułu podatku dochodowego. Dotyczy to również wydatków poniesionych w związku z zatrudnianiem pracowników.
Wydatki na nocleg pracownika
W odniesieniu do podróży służbowych pracowników firmy podatnik może zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wydatki ponoszone przez nich podczas delegacji. Można tu wymienić m.in. diety pracownicze, koszty przejazdów, koszty korzystania z komunikacji miejscowej oraz wydatki na nocleg w miejscu tymczasowego pobytu. Konieczne jest również sporządzenie polecania wyjazdu służbowego.
Obowiązek właściwego udokumentowania dotyczy również poniesionych przez pracowników wydatków podczas wykonywania czynności niezbędnych podczas wyjazdu służbowego, w tym zakwaterowania. Przedsiębiorca aby móc dany wydatek zaliczyć do kosztów podatkowych, musi uzyskać właściwy dowód księgowy - fakturę lub rachunek. Następnie na podstawie dokumentu wydatek należy zewidencjonować w kolumnie 13. KPiR - Pozostałe wydatki.
Co ważne, w przypadku czynnych podatników VAT nie istnieje prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z faktury za nocleg pracownika, gdyż według przepisów ustawy o VAT usługi hotelowe zostały wyłączone z tej możliwości - podobnie jak usługi gastronomiczne (art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT).
Potwierdzeniem uznania wydatków na nocleg pracownika w hotelu za koszt podatkowy jest interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 18 września 2013 roku (IPTPB3/423-240/13-2/GG), w której stwierdził:
“Warunkiem podstawowym zaliczenia należności wypłacanych pracownikowi z tyt. opłaconego noclegu do kosztów uzyskania przychodów jest wykazanie, że świadczona przez niego praca będzie wykonywana w celu osiągnięcia (zachowania lub zabezpieczenia) przychodów. Jeżeli ten warunek będzie spełniony, to kosztem uzyskania przychodów będzie równowartość zwracanych pracownikowi kosztów noclegu.”
Zatem podatnik, zaliczając do kosztów uzyskania przychodów zwrot wydatków poniesionych na nocleg pracownika podczas podróży służbowej, musi pamiętać, że to na nim spoczywa obowiązek udowodnienia związku z uzyskanym przychodem.
