Rozliczanie wynagrodzeń oraz zasiłków chorobowych to jedno z najważniejszych zagadnień, z jakim spotykają się działy kadr i płac w przedsiębiorstwach. Zdarza się, że nieobecność pracownika spowodowana chorobą trwa dłużej niż 1 miesiąc, co powoduje konieczność odpowiedniego rozliczenia tej nieobecności w kolejnych okresach rozliczeniowych. Prawidłowe rozliczenie choroby z poprzedniego miesiąca w bieżącym okresie wymaga skrupulatnego podejścia do przepisów oraz dokładnej analizy dokumentacji związanej z nieobecnością pracownika. W artykule omówimy, jak prawidłowo rozliczać wynagrodzenie i zasiłek chorobowy, gdy okres choroby pracownika obejmuje 2 różne miesiące, oraz jakie są zasady potrącania wynagrodzenia w takim przypadku.
Podstawowe zasady wynagrodzenia chorobowego
Wynagrodzenie za czas choroby oraz zasiłki chorobowe są podstawowymi świadczeniami przysługującymi pracownikom w przypadku ich niezdolności do pracy z powodu choroby. Pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe przez pierwsze 33 dni nieobecności w ciągu roku kalendarzowego (lub 14 dni w przypadku pracowników, którzy ukończyli 50 lat), natomiast po upływie tego okresu zasiłek chorobowy wypłaca ZUS.
Rozliczenie wynagrodzenia i zasiłku chorobowego staje się bardziej skomplikowane, gdy zwolnienie lekarskie zostało wystawione po wyliczeniu listy płac za bieżący okres lub gdy nieobecność pracownika obejmuje 2 miesiące – np., gdy choroba rozpoczyna się pod koniec jednego miesiąca i trwa przez część następnego.
W takich sytuacjach kluczowe jest nie tylko poprawne naliczenie wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego, ale także odpowiednie potrącenie wynagrodzenia w bieżącym okresie rozliczeniowym, jeśli rozliczenie choroby z poprzedniego miesiąca nie zostało jeszcze dokonane.
Ustalenie podstawy wynagrodzenia chorobowego
Bez względu na to, czy choroba w całości wystąpiła w miesiącu poprzednim, czy występuje ona na przełomie 2 miesięcy, w pierwszym etapie należy ustalić podstawę wynagrodzenia chorobowego. Zgodnie z przepisami podstawę wynagrodzenia chorobowego stanowi przeciętne wynagrodzenie z 12 miesięcy poprzedzających chorobę, pomniejszone o składki społeczne finansowane przez pracownika. Jeśli natomiast pracownik jest zatrudniony przez krótszy okres niż 12 miesięcy, należy uwzględnić okres zatrudnienia.
[alert-info] Dowiedz się więcej na temat ustalania podstawy wynagrodzenia chorobowego. [alert-info]
Przykład 1.
Pan Jan zatrudniony jest od 5 lat w firmie. Od 27 października 2025 roku przebywa na zwolnieniu lekarskim. Pracodawca w podstawie wynagrodzenia chorobowego powinien uwzględnić wynagrodzenie z okresu od października 2024 roku do września 2025 roku.
Natomiast w sytuacji, kiedy choroba przypada na przełom miesiąca, podstawę uwzględnia się tylko raz, ponieważ zgodnie z przepisami nie ustala się nowej podstawy wynagrodzenia chorobowego, jeśli pomiędzy kolejnymi dniami choroby nie występuje przerwa dłuższa niż 30 dni. Tak więc, jeśli choroba wystąpi na przełomie miesiąca, to podstawę należy ustalić zgodnie z okresem prawidłowym dla 1. dnia choroby.
Przykład 2.
Pani Marta otrzymała zwolnienie lekarskie na okres od 28 października do 3 listopada 2025 roku. Trzeba ustalić tylko 1 podstawę wynagrodzenia chorobowego dla całego okresu choroby, a do wyliczeń przyjąć okres od października 2024 roku do września 2025 roku.
Ustalenie podstawy wynagrodzenia chorobowego
W sytuacji, kiedy zwolnienie lekarskie nie zostało rozliczone w liście płac za miesiąc, kiedy choroba wystąpiła, należy tego dokonać w miesiącu kolejnym. Jest to bardzo częsta sytuacja w zakładach pracy, gdzie wypłata wynagrodzenia następuje przed zakończeniem miesiąca.
[alert-info] Okres rozliczenia zwolnienia lekarskiego nie wpływa na okres ustalania podstawy wynagrodzenia chorobowego. [alert-info]
Zasada pomniejszenia wynagrodzenia zasadniczego za okres choroby rozliczanej z przesunięciem w kolejnym miesiącu, nie różni się niczym od zasady ogólnej. Należy więc dokonać rozliczeń zgodnie z zasadami ogólnymi.
Przykład 3.
Pani Marta z przykładu 2. przebywała na zwolnieniu lekarskim w okresie od 28 października do 3 listopada 2025 roku. Ponieważ zwolnienie lekarskie wpłynęło po wypłacie wynagrodzenia za październik, cały okres zwolnienia zostanie rozliczony w wynagrodzeniu wypłaconym za listopad.
Ustalenie podstawy wynagrodzenia chorobowego z okresu od października 2024 roku do września 2025 roku, już pomniejszone o składki społeczne (13,71%) – 4567,78 zł.
Ustalenie kwoty wynagrodzenia chorobowego za cały okres:
- 4567,78 zł : 30 = 152,26 zł
- 152,26 zł × 80% = 121,81 zł
- 121,81 × 7 dni = 852,67 zł
Pomniejszenie wynagrodzenia zasadniczego za okres choroby:
- 5500 zł : 30 = 183,33 zł
- 183,33 zł × 7 = 1283,31 zł
- 5500 zł – 1283,31 zł = 4216,69 zł.
Wykazanie choroby w deklaracji ZUS
Ostatnim ważnym zagadnieniem związanym z rozliczeniem wynagrodzenia chorobowego w kolejnym okresie jest prawidłowe wykazanie choroby w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA. Prawidłowym postępowaniem jest wykazanie okresu choroby pracownika w raporcie ZUS RSA, który stanowi załącznik do deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, za miesiąc, w którym zostało rozliczone wynagrodzenie chorobowe pracownika. Jednak okres choroby należy podać zgodnie z danymi wykazanymi na zwolnieniu lekarskim.
Przykład 4.
Rozliczenie choroby pani Marty z przykładu 3. trzeba wykazać w deklaracji ZUS DRA za listopad 2025 roku. W raporcie ZUS RSA należy wskazać okres choroby od 28 października do 3 listopada 2025 roku.
Potrącenie z wynagrodzenia bez zgody pracownika
Jak wskazują przepisy, a także orzecznictwo sądowe, chorobę pracownika można rozliczyć tylko w kolejnym miesiącu występującym po miesiącu, w którym wystąpiła choroba. W takiej sytuacji pracodawca nie musi prosić o zgodę pracownika na potrącenie należności z wynagrodzenia. Co więcej, jak wskazuje wyrok Sądu Najwyższego z 12 kwietnia 1996 roku, potrąceniu „oprócz wynagrodzenia w sensie ścisłym podlegają także inne świadczenia pieniężne ze stosunku pracy, takie jak odprawa rentowa czy odprawa z tytułu zwolnień grupowych”. Jeśli jednak pracodawca spóźni się z rozliczeniem choroby w kolejnym miesiącu i chce tego dokonać w kolejnym okresie, zgoda pracownika na potrącenie będzie już wymagana. Zgoda na potrącenie będzie również wymagana w przypadku, kiedy pracownik choruje długo i potrącenia należy dokonać z zasiłku chorobowego.
Daj się wyręczyć z systemem wFirma
Choć rozliczenie choroby pracownika w kolejnym miesiącu może wydawać się skomplikowane, wcale nie musi takie być. Warto postawić na sprawdzone rozwiązania, jakie oferuje system do prowadzenia księgowości online – wFirma. W tym systemie podczas wprowadzania nieobecności chorobowej pracownika wystarczy wybrać miesiąc, w którym ta nieobecność ma zostać rozliczona, a system samodzielnie wyliczy wynagrodzenie chorobowe, pomniejszy wynagrodzenie zasadnicze oraz prawidłowo wykaże chorobę w raportach ZUS-u.
Rozliczenie choroby z poprzedniego miesiąca - podsumowanie
Rozliczanie choroby z poprzedniego miesiąca w bieżącym okresie rozliczeniowym to proces wymagający dużej precyzji i znajomości przepisów prawa pracy oraz ubezpieczeń społecznych. Prawidłowe naliczenie wynagrodzenia chorobowego, zasiłku chorobowego oraz dokonanie ewentualnych korekt w wynagrodzeniu to kluczowe zadania, z którymi muszą sobie poradzić pracodawcy. Ważne jest, aby zwracać szczególną uwagę na daty dostarczenia zwolnień lekarskich oraz dokładnie analizować dokumentację związaną z nieobecnością pracownika. Dzięki odpowiedniemu podejściu i znajomości przepisów można uniknąć wielu problemów i zapewnić, że rozliczenia będą prawidłowe oraz zgodne z obowiązującymi normami prawnymi.
