Poradnik Przedsiębiorcy

Rozliczenie nadgodzin w równoważnym czasie pracy

Równoważny system czasu pracy daje dużo możliwości swobodnego kreowania czasu pracy. W przypadku kiedy w systemie równoważnym zostaną wykazane nadgodziny, konieczne jest ich odpowiednie zakwalifikowanie i rozliczenie. Jak wygląda rozliczenie nadgodzin w równoważnym czasie pracy?

Równoważny system pracy

System równoważnego czasu pracy obok systemu podstawowego pozostaje jednym z najpopularniejszych schematów czasu pracy. Z pewnością jego plusem jest swobodna możliwość planowania czasu pracy szczególnie w miejscach, gdzie z góry nie wiadomo, jakie będzie zapotrzebowanie na danego pracownika w danym okresie, czyli np. w handlu czy też w zakładach produkcyjnych.

Art. 135. § 1 Kodeksu pracy nadgodzin Jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją, może być stosowany system równoważnego czasu pracy, w którym jest dopuszczalne przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym.

Równoważny system pracy nie może być stosowany wszędzie – musi to być uzasadnione. W przypadku kiedy w danym zakładzie zachodzi potrzeba zastosowania tego systemu czasu pracy, wówczas pracownicy mogą pracować dłużej niż 8 godzin w danej dobie bez powstawania nadgodzin. Założenie jest jednak takie, że jednego dnia pracownik pracuje dłużej, zaś innego godziny te są równoważone krótszym dniem pracy lub dniem wolnym. Co do zasady w takim trybie pracy stosuje się 1-miesięczny okres rozliczeniowy. W uzasadnionych przypadkach może on zostać wydłużony, nie więcej jednak niż do 3 miesięcy. Wyjątkiem są miejsca, gdzie praca jest uzależniona od warunków atmosferycznych – wówczas okres rozliczeniowy może wynosić 4 miesiące.

Planowanie czasu pracy w systemie równoważnym

Jak już wcześniej wspomniano, system równoważny polega na równoważeniu godzin pracy tak, aby utrzymać przeciętną 40-godzinną normę tygodniową w okresie rozliczeniowym. Co więcej, w trakcie stosowania powyższego systemu czasu pracy obowiązuje zasada nieprzerwanych odpoczynków, zarówno 11-godzinnego dobowego, jak i 35-godzinnego tygodniowego. Zasady dotyczące odpoczynków są więc takie same jak w systemie czasu podstawowym i należy brać je pod uwagę podczas planowania harmonogramu czasu pracy.

Nadgodziny w równoważnym systemie czasu pracy

W przypadku planowania godzin pracy w systemie równoważnego czasu pracy trzeba pamiętać, że kwalifikacje nadgodzin są inne niż w przypadku systemu podstawowego. W równoważnym zachodzi sytuacja zwana „równoważeniem wartości dobowych”, czyli na przykład 9. godzina pracy w systemie podstawowym na ogół jest kwalifikowana jako nadgodzina, a w systemie równoważnym już nie. Inna jest też więc metodologia działania podczas wyliczeń nadgodzin. W rezultacie w systemie równoważnym badać należy przede wszystkim nadgodziny powstałe z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, przy czym trzeba pamiętać, że przekroczenie wartości dobowych może jednocześnie prowadzić do przekroczenia przyjętej średniotygodniowej normy czasu pracy.

System równoważnego czasu pracy przedłuża normę dobową czasu pracy do 12 godzin. Dobowe godziny nadliczbowe będą się rozpoczynać dopiero po przekroczeniu wymiaru przedłużonego.

Przykład 1.

Pracownik wykonuje pracę w równoważnym systemie czasu pracy – 12 godzin na dobę. W środę w grafiku miał zaplanowaną pracę od 7:00 do 19:00, jednak w związku z awarią na polecenie pracodawcy musiał pozostać w pracy dłużej i w efekcie wykonywał pracę do 20:00. Praca przypadająca w godzinach między 19:00 a 20:00 stanowi pracę w godzinach nadliczbowych (nadgodziny dobowe).

Przykład 2.

Pracownik zatrudniony w systemie równoważnym we wtorek miał zaplanowaną pracę na 7 godzin od 7:00 do 14:00. Na polecenie pracodawcy wykonywał pracę do 17:00. W tym przypadku pracownik ma 2 nadgodziny dobowe (od 15:00 do 17:00), czyli dopiero powyżej 8. godziny.

Przykład 3.

Pracownik pełnoetatowy jest zatrudniony w systemie równoważnym. W jednym z dni miał zaplanowaną pracę od 7:00 do 12:00, a faktycznie pracował od 7:00 do 18:00. Tego dnia pracownik miał zaplanowane 5 godzin pracy, a przepracował 11. Godziny od 7:00 do 15:00 (8 godzin) nie stanowią nadgodzin. Praca w tym dniu ponad normę, czyli powyżej 8. godziny, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych. Są to więc godziny od 15:00 do 18:00 i za nie należy wypłacić 50% dodatek do wynagrodzenia.

Wyliczenie średniotygodniowej normy czasu pracy

Metoda ustalania przekroczeń średniotygodniowych nie została wprost określona w Kodeksie pracy. Wskazała ją natomiast Państwowa Inspekcja Pracy. Według PIP nadgodziny średniotygodniowe ustala się następująco:

  • od liczby godzin faktycznie przepracowanych przez pracownika w danym okresie rozliczeniowym odejmuje się liczbę godzin nadliczbowych wynikających z przekroczeń dobowych;
  • od otrzymanej liczby godzin odejmuje się liczbę godzin wynikających z obowiązującego wymiaru czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym.

Za pracę w godzinach nadliczbowych oprócz normalnego wynagrodzenia przysługuje pracownikowi dodatek w wysokości:

  • 100% wynagrodzenia – za nadgodziny, które przypadły w nocy, w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, albo w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy;
  • 50% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w każdym innym dniu niż wymieniony wyżej.

Ponadto za każdą godzinę pracy nadliczbowej z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym pracownikowi przysługuje 100% dodatek, chyba że przekroczenie tej normy nastąpiło w wyniku pracy w godzinach nadliczbowych, za które przysługuje prawo do dodatku z przekroczeń dobowych.

W dużym uproszczeniu, aby poprawnie ustalić wynagrodzenie po zakończonym okresie rozliczeniowym w systemie równoważnym, należy sprawdzić, ile w tym czasie było godzin do przepracowania, następnie – ile pracownik przepracował, kolejno ustalić nadgodziny z przekroczeń dobowych. Powstała różnica to będą nadgodziny z tytułu przekroczenia normy średniotygodniowej.

Przykład 4.

Pracownik pracuje w systemie równoważnym w 1-miesięcznym okresie rozliczeniowym. 5 lipca 2021 roku pracował 13 godzin, a miał zaplanowane 12 godzin, 26 lipca miał zaplanowane wolne, a pracował 12 godzin. Razem przepracował 189 godzin, gdzie w planie miał 176 godzin. Nadgodziny dobowe wystąpiły 5 lipca (1 godzina) oraz 26 lipca (4 godziny) powyżej 8-godzinnej normy dobowej. Razem więc wystąpiło 5 nadgodzin dobowych. 189 godzin – 5 godzin (płatne 50%) = 184 godziny – 176 godzin = 8 nadgodzin z tytułu przekroczenia normy średniotygodniowej (płatne 100%).

Rozliczenie nadgodzin w równoważnym czasie pracy – podsumowanie

Rozliczenie nadgodzin w równoważnym czasie pracy bywa kłopotliwe, jednak znajomość zasad kwalifikacji nadgodzin znacznie ułatwia ten proces. Przede wszystkim należy pamiętać, że dopiero pod koniec okresu rozliczeniowego można ustalić, gdzie wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe. Nie bez znaczenia pozostają również dobowe przekroczenia, które także należy odpowiednio zakwalifikować, aby poprawnie ustalić wynagrodzenie za pracę.