Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z obowiązkiem terminowego opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Ze względu na niedawne zmiany legislacyjne w 2023 roku przedsiębiorcy po raz pierwszy muszą rozliczyć składkę zdrowotną na całkowicie nowych zasadach. Co się stanie jeśli rozliczenie składki zdrowotnej nie zostanie wykonane? Wyjaśniamy.
Rozliczenie składki zdrowotnej
Obecnie składka zdrowotna jest zróżnicowana dla każdej osoby, która jest objęta ubezpieczeniem w NFZ. Nie można jej przy tym odliczać od podatku dochodowego, co było możliwe przez wiele poprzednich lat. Osoby wykonujące działalność gospodarczą musiały zgodnie z nowymi przepisami rozliczyć składkę zdrowotną za 2022 roku do 20 maja 2023 roku (standardowo rozliczenia mają być dokonywane do 22 maja następnego roku kalendarzowego). Osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą musi rozliczyć swoją składkę, składając formularz ZUS DRA albo ZUS RCA – można to zrobić elektronicznie albo w tradycyjnej formie papierowej (listownie lub osobiście w oddziale ZUS-u).
Celem rozliczenia omawianej składki jest ustalenie jej wysokości na dany rok w oparciu o wysokość przychodów/dochodów danego przedsiębiorcy. Przypomnijmy – obecnie wysokość składki zdrowotnej nie jest już jednolitą kwotą dla wszystkich, lecz opiera się na zróżnicowanych stawkach.
Składka zdrowotna po rozliczeniu może doprowadzić do nadwyżki, podobnie jak ma to miejsce w przypadku nadpłaty podatku dochodowego. Jeśli przedsiębiorca zyska taką nadpłatę, to najpóźniej do 1 czerwca musi zadecydować, czy zechce odebrać swoje pieniądze od ZUS-u, czy też mają one zostać zaksięgowane na poczet przyszłych należności składkowych. Pierwsze rozwiązanie jest możliwe tylko wtedy, gdy przedsiębiorca zaakceptuje wniosek o zwrot nadpłaty, który Zakład wygenerował dla wszystkich osób prowadzących działalność gospodarczą i umieścił go na platformie PUE-ZUS. Jeśli przedsiębiorca przegapił akceptację takiego pisma, nadpłata składki zdrowotnej zostanie automatycznie zaksięgowana na poczet przyszłych należności składkowych. Oczywiście jeżeli dana osoba od razu wie, że chce skorzystać z takiego przeksięgowania, to nie musi dokonywać żadnych czynności – wniosek wygenerowany przez ZUS wystarczy po prostu zignorować. Pamiętajmy jednak, że jeśli dana osoba posiada jakiekolwiek zaległości w zakresie składki zdrowotnej, to Zakład Ubezpieczeń Społecznych w pierwszej kolejności przekaże ewentualną nadpłatę na pokrycie takiego zadłużenia.
Brak rozliczenia składki zdrowotnej
Przedsiębiorca może jednak nie dokonać rozliczenia składki zdrowotnej – celowo lub przez zwykłe zapomnienie. W takiej sytuacji narusza przepisy Ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 roku o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Okazuje się jednak, że nie będzie to skutkowało żadnymi negatywnymi konsekwencjami dla przedsiębiorców, ponieważ przepisy Polskiego Ładu nie określają skutków braku rozliczenia składki zdrowotnej. Osoba wykonująca działalność gospodarczą nie będzie mogła co najwyżej skorzystać z wniosku o zwrot ewentualnej nadpłaty w zakresie omawianej składki, bo ZUS nie będzie miał możliwości opracowania takiego pisma i wgrania go do swojego systemu.
Teoretyczne Zakład może wezwać przedsiębiorcę, by dopełnił obowiązku rocznego rozliczenia składki zdrowotnej, jednak w praktyce nie będzie to rodziło poważniejszych skutków. Osoba wykonująca działalność gospodarczą może zostać ukarana grzywną tylko wtedy, gdy ZUS wykaże, iż brak rozliczenia ma charakter celowy i uporczywy. Przedsiębiorca może więc bronić się tym, że nie wie, jak dokonać właściwego rozliczenia, problemami technicznymi lub tym, że po prostu zapomniał albo nie wiedział o takim obowiązku. W efekcie ZUS nie będzie mógł nałożyć na niego żadnej grzywny.
Według rzecznika ZUS-u Pawła Żebrowskiego: „jeżeli jednak przedsiębiorca nie wywiąże się z obowiązku złożenia dokumentu ZUS DRA/ ZUS RCA z rocznym rozliczeniem składki na ubezpieczenie zdrowotne, w takim przypadku będzie wszczęte postępowanie wyjaśniające, w ramach którego zostanie wydana decyzja ustalająca roczną podstawę wymiaru na ubezpieczenie zdrowotne. Roczna podstawa wymiaru będzie ustalana w oparciu o dane otrzymane z KAS. Po wydaniu decyzji ZUS sporządzi dokument z rocznym rozliczeniem z urzędu. Należy pamiętać, że może to wpłynąć na stan rozliczeń na ubezpieczenie zdrowotne i na konieczność dopłaty składek. Niedopłatę będzie trzeba uregulować wraz z odsetkami za zwłokę” (źródło: https://www.prawo.pl).
Przykład 1.
Przedsiębiorca zapomniał dokonać rozliczenia swojej rocznej składki zdrowotnej i zrobił to dopiero 30 maja 2023 roku. Czy w takim przypadku ma prawo wnioskować o zwrot nadpłaty tej składki, która jest mu należna?
Tak, jeśli zdąży zaakceptować i wysłać wniosek o zwrot do ZUS-u.
Przykład 2.
Przedsiębiorca zapomniał dokonać rozliczenia swojej rocznej składki zdrowotnej i zrobił to dopiero 2 czerwca 2023 roku. Czy w takim przypadku ma prawo wnioskować o zwrot nadpłaty tej składki, która jest mu należna?
Nie, ponieważ wniosek o zwrot można zaakceptować i przesłać do ZUS-u najpóźniej 1 czerwca tego roku, w którym dokonywane jest rozliczenie składki zdrowotnej. W tej sytuacji składka zdrowotna tego przedsiębiorcy zostanie przeznaczona na poczet jego przyszłych składek lub na spłatę ewentualnego zadłużenia składkowego.
Przykład 3.
Przedsiębiorca nie rozliczył w ogóle rocznej składki zdrowotnej, ponieważ nie wiedział, że ciąży na nim taki obowiązek. Pod koniec maja 2023 roku dowiedział się jednak, że ma możliwość zawnioskowania do ZUS-u o zwrot nadpłaty z takiej składki. 31 maja 2023 roku wysłał za pośrednictwem PUE-ZUS stosowny wniosek o zwrot nadpłaty na jego konto bankowe. ZUS nie zgodzi się na zwrot nadpłaty, ponieważ brak rocznego rozliczenia składki zdrowotnej skutkuje brakiem możliwości jakiegokolwiek rozliczenia nadpłaty u przedsiębiorcy. Zakład wyda w tym przypadku odmowną decyzję i zobowiąże daną osobę do jak najszybszego dokonania rozliczenia omawianej składki.
Postępowanie wyjaśniające przy braku rozliczenia składki zdrowotnej
Jeśli przedsiębiorca nie rozliczy rocznej składki zdrowotnej i pomimo upomnienia ze strony ZUS nadal nie będzie chciał zrealizować takiego obowiązku, wówczas może zostać wszczęte postępowanie wyjaśniające. Składki finalnie i tak będą rozliczone przez ZUS, jednak w oparciu o dane pochodzące z Krajowej Administracji Skarbowej, co teoretycznie może oznaczać rozbieżność w sumach stanowiących podstawę jej wymiaru. Po przeprowadzeniu stosownego postępowania ZUS wyda decyzję w sprawie ustalenia wysokości składki zdrowotnej wobec konkretnego przedsiębiorcy, od której będzie można oczywiście wnieść odwołanie. Jeśli sprawa trafi do sądu, to Zakład będzie musiał udowodnić, że dokonał prawidłowych obliczeń. Przedsiębiorca może zakwestionować jego rozstrzygnięcie bez obowiązku przedstawiania swoich wyliczeń. Przyjmuje się, że w praktyce tego rodzaju spraw nie będzie zbyt dużo, ponieważ będą zajmowały zbyt wiele czasu i wygenerują po stronie ZUS-u dodatkowe koszty.
Problematyczne może okazać się także nakładanie grzywny przez ZUS na przedsiębiorców, którzy nie chcą dokonywać rozliczeń składki zdrowotnej w ustawowym terminie. Z jednej strony podstawą takiego działania może być art. 195 ustawy o ubezpieczeniu zdrowotnym, z drugiej jednak spora część prawników uważa, że powyższy przepis nie może być stosowany przy tego rodzaju sprawach. Ze względu na nowość, jaką jest roczne rozliczanie składki zdrowotnej, nie wiemy, jak potoczą się ewentualne sprawy sądowe, jeśli chodzi o karanie grzywnami opornych przedsiębiorców. Teoretycznie ZUS ma możliwość ukarania sprawcy kwotą do 5 tys. zł. Jeśli jednak przedsiębiorca będzie w stanie wykazać przed sądem, że art. 195 ustawy o ubezpieczeniu zdrowotnym nie może być stosowany w sprawach z zakresu rocznych rozliczeń składek zdrowotnych, to o żadnej grzywnie nie będzie mowy, a ZUS zostanie zobowiązany do uiszczenia kosztów sądowych całego postępowania. W takim przypadku przedsiębiorca w dalszym ciągu nie będzie musiał dokonywać omawianych rozliczeń, ponieważ nikt mu za to nic nie zrobi.
Jeśli przedsiębiorcy regularnie dokonują wpłat należnych składek na ubezpieczenie zdrowotne, to roczne rozliczenie składkowe nie ma większego sensu. ZUS posiada w takiej sytuacji niezbędne dane do sprawdzenia, czy w danym przypadku może powstać nadpłata, którą przedsiębiorca będzie chciał otrzymać na swoje konto bankowe. Roczne rozliczenia są więc dodatkową pracą dla wszystkich osób, które prowadzą pozarolniczą działalność gospodarczą. ZUS prawdopodobnie i tak nie będzie decydował się na wszczynanie postępowań administracyjnych lub sądowych względem opornych przedsiębiorców, ponieważ jest to zbyt czasochłonne i kosztowne. Możliwa jest więc sytuacja, w której przedsiębiorcy nie będą dokonywać rocznych rozliczeń, a ZUS i tak nic z tym nie zrobi.
Podsumowanie
Zgodnie z obowiązującymi przepisami każdy przedsiębiorca prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą jest zobligowany do dokonywania rocznego rozliczenia swoich składek zdrowotnych. Ma na to czas do 22 maja następnego roku po minionym roku kalendarzowym. W przypadku wygenerowanej nadpłaty przedsiębiorca może zadecydować o przeksięgowaniu jej na wskazane konto bankowe albo zaliczeniu jej na poczet zaległych lub przyszłych składek zdrowotnych. W przypadku braku rocznego rozliczenia ZUS ma teoretycznie możliwość wszczęcia postępowania wyjaśniającego wobec przedsiębiorcy, jednak ze względu na niejednoznacznie brzmiące przepisy może nie mieć podstawy do ukarania go grzywną.
