Składnik wynagrodzenia który jest opodatkowany i zwolniony z oskładkowania

Wynagrodzenie pracownika możemy podzielić na wynagrodzenie zasadnicze oraz dodatki do wynagrodzenia. Niektóre elementy wynagrodzenia mogą być jednak zwolnione z oskładkowania – kiedy tak się dzieje? Czy składnik wynagrodzenia może być opodatkowany i zwolniony z oskładkowania? Jak w takim przypadku wyliczyć pensję?

Składnik wynagrodzenia

Zgodnie z art. 78 § 1 Kodeksu pracy wynagrodzenie za pracę powinno być ustalone tak, aby odpowiadało rodzajowi wykonywanej pracy i kwalifikacjom wymaganym przy jej realizowaniu, a także uwzględniało ilość i jakość świadczonej pracy. Zasadą jest również, że wynagrodzenie pracodawca wypłaca w formie pieniężnej, natomiast w innej formie jest dopuszczalne tylko wówczas, gdy przewidują to ustawowe przepisy prawa pracy lub układ zbiorowy pracy.

Wynagrodzenie wypłacane przez pracodawcę może składać się z wielu elementów. Część z nich stanowią składniki:

• obowiązkowe, tj.:
• dodatek za pracę w godzinach nocnych;
• wynagrodzenie za dyżury;
• wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy;
• dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych;
• nieobowiązkowe:
• za staż pracy;
• funkcyjny;
• z tytułu posiadania kwalifikacji, np. znajomości języków obcych;
• premię regulaminową;
• premię uznaniową.

Zwykle wszystkie te składniki wynagrodzenia są oskładkowane i opodatkowane, jednak przepisy prawa przewidują wyjątki od tej zasady.

Nieoskładkowane składnik wynagrodzenia

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wymienia składniki wynagrodzenia, które nie stanowią podstawy wymiaru składek. Wśród nich są:

• nagrody jubileuszowe (gratyfikacje), które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat;
• odprawy pieniężne przysługujące w związku z przejściem na emeryturę lub rentę;
• odprawy, odszkodowania i rekompensaty wypłacane pracownikom z tytułu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy, w tym z tytułu rozwiązania stosunku pracy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, nieuzasadnionego lub niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę lub rozwiązania jej bez wypowiedzenia, skrócenia okresu jej wypowiedzenia, niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy;
• odprawy wypłacane pracownikom powołanym do zasadniczej służby wojskowej;
• odszkodowania wypłacone byłym pracownikom po rozwiązaniu stosunku pracy, na podstawie umowy o zakazie konkurencji, o której mowa w art. 101(2) Kodeksu pracy;
• jednorazowe odszkodowania z tytułu stałego lub długotrwałego uszczerbku na zdrowiu albo śmierci oraz odszkodowań za przedmioty utracone wskutek wypadku przy pracy, przysługujących od pracodawcy;
• ekwiwalent za pranie i reperację odzieży roboczej wykonywane przez pracownika we własnym zakresie oraz ekwiwalenty za przedłużanie używalności odzieży roboczej i za używanie odzieży własnej zamiast odzieży roboczej;
• ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika;
• wartość świadczeń rzeczowych oraz ekwiwalenty za te świadczenia wynikające z przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym posiłków profilaktycznych wydawanych na podstawie art. 232 Kodeksu pracy;
• wartość ubioru służbowego (umundurowania), którego używanie należy do obowiązków pracownika lub ekwiwalent pieniężny za ten ubiór;
• wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu, z wyłączeniem posiłków profilaktycznych;
• ryczałty i ekwiwalenty za używanie do celów służbowych samochodów lub innych środków lokomocji niebędących własnością pracodawcy;
• kwoty otrzymywane przez pracownika z tytułu zwrotu kosztów przeniesienia służbowego oraz zasiłki na zagospodarowanie i osiedlenie w związku z przeniesieniem służbowym;
• należności z tytułu podróży służbowych;
• wartość świadczeń okolicznościowych przyznawanych w formie rzeczowej lub w formie bonów towarowych uprawniających do zakupu w sklepach artykułów spożywczych i przemysłowych, pod warunkiem że nie podlegają one wymianie na pieniądze;
• świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;
• zapomogi losowe w przypadku klęsk żywiołowych, indywidualnych zdarzeń losowych lub długotrwałej choroby;
• świadczenia na rehabilitację zawodową, społeczną oraz leczniczą osób niepełnosprawnych, finansowane przez zakłady pracy chronionej z zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych;
• korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji;
• dodatkowe świadczenia niemające charakteru deputatu przyznawane na podstawie przepisów szczególnych – kart branżowych, np. ekwiwalent pieniężny z tytułu zwrotu kosztów przejazdów urlopowych, świadczenia na pomoce naukowe dla dzieci, świadczenia przyznawane z tytułu uroczystych dni, jak tradycyjne „barbórkowe”, z wyjątkiem nagród pieniężnych wypłacanych z tytułu uroczystych dni;
• wartość świadczeń przyznanych przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika, z wyłączeniem wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy, przysługujących pracownikom podejmującym naukę lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych;
• składniki wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku.

Wyliczenia na liście płac

Wyliczenie większości elementów wymienionych wyżej nie stanowi zwykle problemów. Najwięcej wątpliwości budzą jednak wyszczególnienia składników wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku – i na tym punkcie się tu skupimy.

Wyłączenie to ma zastosowanie, gdy:

• wypłata tego składnika jest uregulowana zapisami w regulacjach płacowych lub w układzie zbiorowym pracy;
• niewypłacenie składnika przez pracodawcę powoduje, iż pracownik będzie mógł wystąpić z roszczeniem o ich wypłatę;
• wypłata następuje w okresie, w którym osoba go otrzymująca pobiera świadczenie chorobowe, a składnik jest należny za okres, w którym wystąpiła choroba.

Przepis ten często stosuje się do świadczeń pozapłacowych, takich jak np. grupowe ubezpieczenie na życie, pakiet medyczny, karnety na zajęcia sportowe, najem mieszkania dla pracownika itp.

Omawiany składnik jest w całości wolny od składek tylko wtedy, kiedy absencja spowodowana chorobą, opieką, wypadkiem lub rodzicielstwem trwa przez pełny miesiąc. W sytuacji gdy nieobecność w pracy obejmuje krótszy okres, wówczas należy ustalić, jakie części świadczenia przysługującego za czas pobierania świadczenia chorobowego są zwolnione ze składek. W tym celu można zastosować dwie metody:

1. podzielenie składnika wynagrodzenia należnego za cały miesiąc przez liczbę dni kalendarzowych danego miesiąca, pomnożenie wyniku przez liczbę dni pobierania świadczenia chorobowego. Następnie odjęcie otrzymanej wartości od pełnej kwoty elementu płacowego;
2. podzielenie kwoty składnika za cały miesiąc przez 30 (niezależnie od liczby dni kalendarzowych), pomnożenie wyliczonego ilorazu przez liczbę dni absencji oraz odjęcie otrzymanego wyniku od kwoty składnika wynagrodzenia należnego za pełny miesiąc.

Co ważne, metodę wybiera pracodawca, który powinien ją doprecyzować w przepisach wewnątrzzakładowych, np. w regulaminie wynagradzania.

Przykład 1.

Pan Karol co miesiąc otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 3000 zł i ma przyznawany dodatek stażowy w kwocie 1000 zł miesięcznie, który zgodnie z regulaminem wynagradzania przysługuje również w czasie choroby. W maju 2021 roku pan Karol przez 10 dni przebywał na zwolnieniu lekarskim.

1. Wyznaczenie wartości dodatku stażowego stanowiącego podstawę naliczenia składek według pierwszego (dzielnik w postaci liczby dni kalendarzowych danego miesiąca) sposobu wygląda następująco:

1000 zł : 31 dni = 32,26 zł;

32,26 zł x 10 dni absencji chorobowej = 323,26 zł;

1000 zł – 323,26 zł = 676,74 zł.

2. Wyznaczenie wartości dodatku stażowego stanowiącego podstawę naliczenia składek według drugiego sposobu wygląda następująco:

1000 zł : 30 = 33,33 zł;

33,33 zł x 10 dni absencji chorobowej = 333,33 zł;

1000 zł – 333,33 zł = 666,67 zł.

Po ustaleniu, jakie części składnika przysługują za okres pobierania świadczenia chorobowego i są zwolnione ze składek, można przystąpić do wyliczenia wynagrodzenia. W tym procesie szczególnie ważne jest, aby poprawnie ustalić podstawę:

• wymiaru składek społecznych;
• wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne;
• obliczenia zaliczki na podatek.

Pozwoli to na poprawne obliczenia kwoty netto.

Przykład 2.

Jeżeli pan Karol z przykładu 1. uprawniony jest do podstawowych kosztów uzyskania przychodu i złożył pracodawcy PIT-2, jego pracodawca do wyliczenia kwoty wolnego od ZUS-u dodatku stażowego stosuje metodę nr 1 (dzielnik w postaci liczby dni kalendarzowych danego miesiąca).

W przedstawionych okolicznościach rozliczenie listy płac powinno wyglądać jak poniżej:

• wynagrodzenie zasadnicze za przepracowaną część miesiąca: 2000 zł
• wynagrodzenie chorobowe: 694,60
• wysokość dodatku podlegająca ozusowaniu: 676,74 zł 
• wysokość dodatku zwolniona z oskładkowania, lecz podlegająca opodatkowaniu: 323,26 zł
• podstawa wymiaru składek społecznych: 2000 + 676,74 = 2676,74 zł
• składka na ubezpieczenie emerytalne: 2676,74 x 9,76% = 261,25 zł
• składki na ubezpieczenia rentowe: 2676,74 x 1,5% = 40,15 zł
• składka na ubezpieczenie chorobowe: 261,25 x 2,45% = 65,58 zł
• suma składek na ubezpieczenie społeczne: 289,65 + 0,15 + 65,58 = 366,98 zł
• podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne: 2676,74 + 694,60 – 366,98 = 3004,36 zł
• składka na ubezpieczenie zdrowotne obliczona w pełnej wysokości: 3004,36 x 9% = 270,39 zł
• składka zdrowotna do odliczenia od podatku: 3004,36 x 7,75% = 232,84 zł
• stawka procentowa podatku: 17%
• koszty uzyskania przychodu: 250 zł
• kwota zmniejszająca miesięczną zaliczkę podatkową: 43,76 zł
• podstawa obliczenia zaliczki na podatek po zaokrągleniu do pełnych złotych: 2676,74 + 694,60 + 323,26 – 366,98 – 250 = 3077,62, w zaokrągleniu 3078 zł
• zaliczka na podatek do przekazania na rachunek urzędu skarbowego po zaokrągleniu do pełnych złotych: 3078*17% – 232,84 – 43,76 = 246,66, po zaokrągleniu 247 zł
• kwota netto: 2000 + 694,60 + 1000 – 366,98 – 270,39 – 247 = 2810,23 zł.

Podsumowując, prawidłowe rozliczenie składników na liście płac wymaga przede wszystkim, aby w przepisach wewnątrzzakładowych znalazły się odpowiednie zapisy. Kolejny krok jest równie ważny, trzeba w nim bowiem poprawnie określić, jaka część składników w danym miesiącu należna jest za okres pobierania świadczenia chorobowego. Dzięki temu wyliczenia wynagrodzenia będą dokonane w sposób prawidłowy.