Zawierając transakcje WSTO, czyli dokonując sprzedaży towarów na odległość, lub TBE, czyli świadcząc usługi telekomunikacyjne, elektroniczne i nadawcze w Unii Europejskiej, przedsiębiorcy mogą rozliczać je w ramach procedury VAT OSS. Jest to uproszczenie dla sprzedawców dokonujących transakcji z osobami prywatnymi, ponieważ nie muszą pilnować limitów sprzedaży, rejestrować się do VAT w innych krajach UE i mogą płacić zagraniczny podatek VAT w polskim urzędzie skarbowym. Chcąc korzystać z procedury unijnej od 1 stycznia 2022 roku, trzeba mieć na względzie, że termin rejestracji do VAT OSS mija 10 lutego!
Jaki jest termin rejestracji do VAT OSS?
Aby możliwe było rozliczanie sprzedaży w ramach VAT OSS, należy dokonać rejestracji do tej procedury. W tym celu przedsiębiorca ma obowiązek złożenia formularza rejestracyjnego VIU-R do naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.
Zgodnie z art. 130b ust. 7 ustawy o VAT zgłoszenie VIU-R należy złożyć najpóźniej 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wystąpiła okoliczność wymagająca zawiadomienia, czyli m.in. rozpoczęcie sprzedaży rozliczanej w ramach VAT OSS.
Ustawodawca wprowadził jednolitą wartość zwolnienia z VAT OSS, która wynosi 42 000 zł. Do momentu przekroczenia tego limitu podatnicy opodatkowują transakcję sprzedaży jak dostawę krajową, a więc stosują polską stawkę VAT (lub stawkę „zw”, jeżeli korzystają ze zwolnienia z VAT). Po przekroczeniu limitu podatnik ma dwie możliwości:
- zarejestrować się do VAT OSS
- lub zarejestrować się do VAT w każdym kraju, w którym mieszka nabywca.
Przykład 1.
Pani Danuta dokonuje transakcji WSTO od 2020 roku, jednak dotychczas nie przekraczała limitu transakcji. 15 marca 2022 roku zawarcie transakcji sprzedaży to spowoduje. Czy pani Danuta może dokonać rejestracji do VAT OSS przed tą datą (przekroczeniem limitu) i 15 marca wystawić fakturę z zagraniczną stawką VAT w ramach procedury VAT OSS?
Tak, z racji tego, że pani Danuta zdecydowała się na rejestrację do VAT OSS przed przekroczeniem limitu transakcji, formularz rejestracyjny może złożyć do 10 kwietnia 2022 roku. Natomiast transakcja, która spowoduje przekroczenie limitu sprzedaży, powinna być opodatkowana zagraniczną stawką VAT.
Co do zasady rejestracja w ramach procedury VAT OSS jest skuteczna od pierwszego dnia kwartału następującego po kwartale, w którym podatnik poinformował państwo członkowskie identyfikacji, że chce rozpocząć korzystanie z procedury VAT OSS.
„Mogą jednak wystąpić sytuacje, w których podatnik zaczyna realizować dostawy w ramach procedury przed tą datą. W takim przypadku podatnik może rozpocząć korzystanie z procedury z dniem realizacji tej pierwszej dostawy pod warunkiem że poinformował państwo członkowskie identyfikacji o rozpoczęciu czynności w ramach danej procedury do dziesiątego dnia miesiąca następującego po tej pierwszej dostawie. Jeżeli podatnik nie dotrzyma tego terminu, zobowiązany jest do zarejestrowania się i rozliczenia z VAT bezpośrednio w państwie członkowskim (państwach członkowskich) konsumpcji”
Przykład 2.
Pan Łukasz rozszerzył swoją sprzedaż na rynki zagraniczne od 2 stycznia 2022 roku. Zdecydował się skorzystać z procedury VAT OSS dla sprzedawanych towarów dla odbiorców prywatnych w UE. Czy musi dokonać rejestracji do VAT OSS przed dokonaniem pierwszej sprzedaży?
Nie, z racji tego, że pan Łukasz dopiero rozpoczyna prowadzenie sprzedaży na rzecz osób prywatnych z UE, to może dokonać zgłoszenia do procedury VAT OSS do 10 lutego 2022 roku.
Konsekwencje wysyłki formularza VIU-R po terminie
Jeżeli przedsiębiorca, który rozpoczyna prowadzenie sprzedaży w ramach WSTO lub TBE od stycznia 2022 roku, złoży w urzędzie skarbowym formularz VIU-R po terminie, czyli np. 11 lutego, wówczas z procedury VAT OSS będzie mógł skorzystać dopiero od kolejnego kwartału, czyli dla sprzedaży realizowanej od 1 kwietnia 2022. Jeżeli natomiast od 1 stycznia 2022 roku wystawiał faktury z zagraniczną stawką VAT, ma on obowiązek rejestracji do VAT w kraju, z którego pochodzi nabywca. W związku z tym trzeba złożyć zagraniczne deklaracje VAT, a tym samym uregulować zobowiązanie z tytułu VAT w urzędzie skarbowym w kraju nabywcy.
Przykład 3.
Pan Jan złożył formularz rejestracyjny do VAT OSS 11 lutego, natomiast z procedury VAT OSS korzystał od 1 stycznia. Czy z racji tego, że formularz VIU-R został złożony po terminie, ma obowiązek korygowania wystawionych faktur?
Nie, faktury wystawiane w ramach procedury VAT OSS (pomimo braku prawa do korzystania z niej) zawierają dane niezbędne do ustalenia podatku VAT w kraju nabywcy. Pan Jan powinien natomiast dokonać rejestracji do VAT w kraju nabywcy i złożyć w tamtejszym urzędzie skarbowym zagraniczną deklarację VAT.
Jak wypełnić formularz VIU-R w systemie wFirma?
W celu wygenerowania formularza VIU-R w systemie wFirma należy przejść do zakładki: START » PODATKI » PODATEK VAT » DODAJ DEKLARACJĘ » ZGŁOSZENIE VIU R.
W polu DATA ROZPOCZĘCIA PROCEDURY OSS trzeba wprowadzić datę sprzedaży z faktury VAT wystawionej z zagraniczną stawką VAT. Z racji tego, że formularz VIU-R może być składany do 10. dnia miesiąca następnego, w polu tym możliwe jest wprowadzenie daty wcześniejszej niż data wypełnienia formularza – tzw. „rejestracja wstecz”.
Prawidłowo wygenerowany formularz VIU-R będzie miał wypełnione pola w trzech sekcjach.
W polu 1. znajduje się NIP podatnika, czyli zwykły NIP, którym przedsiębiorca posługuje się w prowadzonej działalności.
W części A zostanie wpisana nazwa urzędu, do którego składany jest formularz – Drugi Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście – i jako „Cel złożenia” zaznaczona opcja rejestracji. Dodatkowo uzupełnione zostanie pole 6., czyli data wypełnienia jako bieżąca, w której uzupełniany jest formularz VIU-R.
Następnie uzupełnione będą dane dotyczące podatnika w części B.1.-B.3.
Kolejną ważną uzupełnioną pozycją jest pole 37. w części B.8., w którym znajduje się data rozpoczęcia korzystania z procedury unijnej VAT OSS. Jeżeli podatnik stosuje procedurę VAT OSS od 1 stycznia 2022 roku, to taką datę wprowadza w polu 37.
Dzięki temu urząd może zweryfikować, czy przedsiębiorca zmieścił się w terminie rejestracji do VAT OSS. Może bowiem wystąpić sytuacja, w której zgłoszenie VIU-R jest wypełniane 9 lutego (pole 6. w części A), a przedsiębiorca korzysta z procedury VAT OSS od 1 stycznia (pole 37. w części B.8.).
Jak wysłać formularz VIU-R z systemu wFirma?
Formularz rejestracyjny VIU-R może być wysłany do urzędu wyłącznie w formie elektronicznej. W celu autoryzacji wysyłki niezbędny jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Aby wysłać VIU-R z systemu wFirma, trzeba przejść do zakładki: START » PODATKI » PODATEK VAT, zaznaczyć wygenerowany formularz VIU-R na liście i z górnego menu wybrać opcję WYŚLIJ/EKSPORTUJ » WYŚLIJ DO URZĘDU. Wysyłka możliwa jest z zakładki WŁASNY PODPIS.
