Poradnik Przedsiębiorcy

Usługi podwykonawców w księdze przychodów i rozchodów

Prowadząc działalność, przedsiębiorcy mogą korzystać z różnorodnych usług podwykonawców. Problemem może stać się prawidłowa ewidencja w KPiR poszczególnych usług obcych. W związku z tym sprawdźmy, kiedy usługi podwykonawców księguje się w KPiR jako zakup towarów i materiałów (kol. 10), a w jakiej sytuacji są to pozostałe wydatki związane z działalnością (kol. 13)?

Usługi podwykonawców w KPiR a towary i materiały

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawiera szczegółowy opis poszczególnych kolumn księgi z wyszczególnieniem, jak należy klasyfikować zdarzenia gospodarcze. Co do zasady kolumna 10 służy do ewidencji zakupu towarów i materiałów w cenie zakupu.

Ważne!

Zgodnie z par. 3 ust.1 rozporządzenia za towary uważa się towary handlowe, podstawowe i pomocnicze, półwyroby, wyroby gotowe, braki i odpady oraz materiały przyjęte do dalszego przerobu lub obróbki, przy czym:

  • towarami handlowymi są wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym

  • materiałami podstawowymi są materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu

(...)

  • wyrobami gotowymi są wyroby własnej produkcji, których proces przerobu został całkowicie zakończony, wykonane usługi, prace naukowo-badawcze, prace projektowe, geodezyjno-kartograficzne, zakończone roboty, w tym także budowlane

Usługi podwykonawców mogą wiązać się z wytworzeniem wyrobów gotowych przeznaczonych do późniejszej sprzedaży. Jednak ustawodawca nie uwzględnił bezpośrednio kwestii usług przy sporządzaniu opisu poszczególnych kolumn księgi. W związku z tym konieczne jest zwrócenie uwagi na interpretacje podatkowe, zdaniem organów podatkowych np. definicja wyrobów gotowych jest bowiem bardzo szeroka i nie wyklucza usług zewnętrznych jako elementu wyrobów gotowych.

Potwierdzeniem tego stanowiska jest interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 5.01.2016 r., nr ITPB1/4511-1061/15/DP, w której możemy przeczytać, że usługi mechaniczne, typu gięcie, cięcie, walcowanie nabytych wcześniej rur, zlecone podwykonawcy, oddają swoje właściwości gotowemu wyrobowi. W związku z tym usługi podwykonawców powinny być zaksięgowane w kolumnie 10 KPiR jako zakup towarów i materiałów.

W interpretacji tej czytamy: (...) zakupione przez Wnioskodawczynię usługi cięcia, gięcia oraz walcowania nabytych wcześniej rur stają się główną substancją (budulcem, elementem) gotowego wyrobu i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości zaliczane do materiałów podstawowych w rozumieniu § 3 pkt 1 lit. b ww. rozporządzenia. Zatem wydatki poniesione na ww. usługi zaewidencjonować należy w kolumnie 10 (zakup materiałów oraz towarów handlowych wg cen zakupu) podatkowej księgi przychodów i rozchodów (...).

Pozostałe wydatki a usługi podwykonawców

Co do zasady w kolumnie 13 KPiR księgowane są pozostałe wydatki związane z działalnością gospodarczą, które nie mogły zostać ujęte w innych kolumnach księgi. Przede wszystkim wydatek zewidencjonowany w tej kolumnie nie może znajdować się w katalogu kosztów wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów, znajdującym się w art. 23 ustawy o PIT. Usługi podwykonawców, które nie mogą zostać ujęte w kolumnie 10, powinny zostać uznane za pozostałe wydatki.

Przykład 1.

Jan Kowalski prowadzi agencję reklamową. Zlecił firmie zewnętrznej wydrukowanie plakatów dla klientów, przekazując jej potrzebny papier do wydruku. W której kolumnie powinna zostać ujęta otrzymana faktura za wykonaną usługę od podwykonawcy?

Wydatek związany z fakturą za usługi podwykonawcy należy zaksięgować w kolumnie 13, w sytuacji gdy firma zewnętrzna świadczy jedynie usługę drukarską, pan Jan dostarczył bowiem materiały niezbędne do wydruku, które zostały ujęte w kolumnie 10. W sytuacji gdy drukarnia zapewniłaby potrzebny papier, fakturę jaką otrzymał pan Jan należy zaksięgować w kolumnie 10, ponieważ jest to towar przeznaczony do dalszej odsprzedaży.

Podsumowując, otrzymanie faktury za usługi podwykonawców należy każdorazowo rozpatrywać w sposób indywidualny. Samo stworzenie wyrobu gotowego przeznaczonego do dalszej odsprzedaży nie stanowi podstawy do ujęcia wydatku w kolumnie 10 KPiR. Jednak warto zauważyć, że pojęcie wyrobów gotowych uwzględnia wykorzystywanie usług obcych w procesie produkcji. Dodatkowo warto mieć na uwadze kwestie związane z tym, który podmiot przekazuje materiały potrzebne do wykonania usługi. Jeśli firma zewnętrzna korzysta z materiałów przekazanych przez zleceniodawcę, to koszt usługi podwykonawców będzie podlegał ewidencji w kolumnie 13 KPiR.