ZUS ZFA oraz ZUS ZBA - co warto wiedzieć?

Przedsiębiorcy co do zasady muszą opłacać składki do ZUS-u. Zanim to jednak nastąpi, w pierwszej kolejności powinni przejść przez procedurę rejestracyjną. W tym celu niezbędne jest wypełnienie i złożenie 2 deklaracji – ZUS ZFA oraz ZUS ZBA. Sprawdźmy, co dokładnie znajduje się w tych drukach i jak poprawnie je wypełnić.

Obowiązek opłacania składek do ZUS-u

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością terminowego regulowania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Nie dotyczy to działalności nierejestrowanych, w ramach których miesięczne dochody przedsiębiorcy nie przekraczają progu aktualnego minimalnego wynagrodzenia za pracę. Odprowadzanie składek ubezpieczeniowych nie będzie konieczne także w przypadku pierwszej działalności i chęci skorzystania z tzw. ulgi na start. W tym przypadku przez 6 miesięcy przedsiębiorca nie musi regulować składek na ubezpieczenia społeczne, choć wymaga się od niego opłacania składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Składki ubezpieczeniowe muszą być opłacane na indywidualny numer rachunku składkowego NRS. Przedsiębiorca może dokonywać wpłat w zasadzie z każdego konta – zarówno na poczcie, w agencji bankowej, jak i poprzez swoją bankowość elektroniczną w domu. Zgodnie z obowiązującymi przepisami:

• do 5. dnia następnego miesiąca składki opłacają jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe;
• do 15. dnia następnego miesiąca składki opłacają spółki kapitałowe, spółdzielnie, stowarzyszenia i fundacje;
• do 20. dnia następnego miesiąca składki opłacają pozostali płatnicy, np. spółki osobowe oraz przedsiębiorcy regulujący składki na własne ubezpieczenie.

Aby przedsiębiorca mógł w ogóle dokonać jakiejkolwiek płatności składkowej, musi w pierwszej kolejności dokonać zgłoszenia rejestracyjnego. W tym celu powinien złożyć do Zakładu 2 podstawowe formularze – ZUS ZFA oraz ZUS ZBA.

ZUS ZFA

Pierwszym dokumentem, który musi zostać złożony do ZUS-u przez przedsiębiorcę, jest ZUS ZFA. Formularz ten pozwala na zgłoszenie płatnika składek, ewentualnie zmianę lub korektę danych płatnika już zarejestrowanego. Omawiany druk jest wypełniany i wysyłany do ZUS-u automatycznie w przypadku przedsiębiorców rejestrujących się w CEIDG – dotyczy więc jednoosobowych działalności gospodarczych. Po prawidłowym wypełnieniu druku CEIDG-1 i złożeniu go w formie elektronicznej lub papierowej w urzędzie gminy system samodzielnie dokonuje zgłoszenia płatnika do ZUS-u. W tym zakresie przedsiębiorca nie musi podejmować żadnych dodatkowych czynności. ZUS ZFA jest drukiem, który nie podlega żadnym opłatom skarbowym, podobnie jak przejście przez cały proces zakładania nowej działalności gospodarczej.

Jeśli przedsiębiorca zamierza dokonać korekty zgłoszonych przez siebie danych lub chciałby je zmienić, również musi posłużyć się drukiem ZUS ZFA. Na szczęście nie wymaga to od niego uzupełniania skomplikowanych formularzy, lecz wysłania wniosku aktualizacyjnego przez CEIDG-1. W tym zakresie nowe dane płatnika składek również są przekazywane automatycznie z systemu CEIDG do ZUS-u. W tym miejscu wyjaśnijmy, że korekta zgłoszenia następuje w przypadku wcześniejszego podania błędnych danych przedsiębiorcy, zmiana ma zaś miejsce, gdy poprzednie dane były co prawda prawidłowe, jednak obecnie informacje na temat przedsiębiorcy są zupełnie inne.

Przykład 1.

Pan Piotr prowadził jednoosobową działalność gospodarczą, którą zarejestrował samodzielnie w CEIDG. Po kilku miesiącach zorientował się, że w formularzu zgłoszeniowym wpisał błędny numer lokalu, w którym prowadzi swoją firmę – zamiast 8 wpisał 80. W jaki sposób powinien on poprawić wadliwą informację?

Powinien zrobić to poprzez wysłanie korekty w ramach formularza CEIDG-1. System następnie samodzielnie przygotuje ZUS ZFA – korektę, którą prześle do ZUS-u.

Przykład 2.

Pan Michał prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, którą zarejestrował tradycyjnie w urzędzie gminy. Po 8 miesiącach zmienił miejsce wykonywania swojej działalności, a dokładniej przeniósł się do innego lokalu w tym samym budynku (dotychczasowy numer zajmowanego przez niego lokalu to 2, nowy numer to 10). Czy pan Michał ma obowiązek dokonać zgłoszenia aktualizacyjnego?

Tak i może to zrobić poprzez wypełnienie CEIDG-1 w formie elektronicznej albo składanej do urzędu gminy. Po wprowadzeniu nowego adresu wykonywania działalności system samodzielnie przygotuję ZUS ZFA – zmianę, która zostanie przesłana do ZUS-u.

Jeśli przedsiębiorca podlega rejestracji w KRS (np. jest spółką prawa handlowego), to zgłoszenie lub zmiana danych płatnika nie następuje automatycznie poprzez system KRS. W tym przypadku druk ZUS ZFA musi zostać wypełniony i złożony do ZUS-u samodzielnie przez przedsiębiorcę. Można tego dokonać zarówno w tradycyjnej formie papierowej, jak i elektronicznie poprzez portal PUE ZUS, przy czym wymagane jest wówczas posiadanie aktywnego profilu zaufanego albo kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Sprawdźmy, jak prawidłowo wypełnić formularz ZUS ZFA:

• I DANE ORGANIZACYJNE – w tej części zaznaczamy X w polu 01, gdy chcemy zgłosić płatnika składek. Jeśli chcemy dokonać zmiany poprzedniego wniosku, w polu 02 wpisujemy cyfrę 1, gdy interesuje nas korekta, wpisujemy w tym polu cyfrę 2. Płatnik nie wypełnia pól 03 i 04.
• II. DANE IDENTYFIKACYJNE PŁATNIKA SKŁADEK – w polu 01 wpisujemy NIP, w polu 02 numer REGON, w polu 03 numer PESEL, pola 04 i 05 muszą być wypełnione tylko wtedy, gdy przedsiębiorcy nie nadano NIP-u, REGON-u lub PESEL-u (pola te służą do wskazania danych z dowodu osobistego albo paszportu), w polu 06 wpisujemy skróconą nazwę płatnika, w polu 07 nazwisko płatnika, w polu 08 pierwsze imię płatnika, w polu 09 dokładną datę urodzenia płatnika (dzień/miesiąc/rok).
• III. DANE EWIDENCYJNE PŁATNIKA SKŁADEK – w polu 01 wpisujemy drugie imię płatnika składek, w polu 02 miejsce urodzenia płatnika składek, w polu 03 obywatelstwo płatnika.
• IV. PODSTAWA DO PROWADZENIA POZAROLNICZEJ DZIAŁALNOŚCI – w polu 01 wpisujemy kod uprawnienia przedsiębiorcy do wykonywania działalności gospodarczej, w polu 02 numer tego uprawnienia, w polu 03 nazwę organu wydającego uprawnienia (np. Prezydent Miasta Warszawa), w polu 04 datę wydania uprawnienia, w polu 05 datę powstania obowiązku opłacania składek.
• V. DANE O RACHUNKU BANKOWYM PŁATNIKA SKŁADEK – w polu 01 wpisujemy numer rachunku bankowego płatnika. Jeśli płatnik ma dodatkowe konta bankowe, należy zaznaczyć pole 02 i dołączyć do wniosku wypełniony druk ZUS ZBA.
• VI. ADRES SIEDZIBY PŁATNIKA SKŁADEK – w polu 01 wpisujemy kod pocztowy miejsca wykonywania działalności, w polu 02 miejscowość siedziby płatnika składek, w polu 03 nazwę gminy lub dzielnicy, w polu 04 nazwę ulicy, w polu 05 numer domu, w polu 06 numer lokalu, w polu 07 numer telefonu poprzedzony numerem kierunkowym, pole 08 należy wypełnić tylko wtedy, gdy adres płatnika składek jest inny niż polski (wpisujemy wówczas dwuliterowy symbol właściwego kraju oraz zagraniczny kod pocztowy). W polu 09 podajemy adres poczty elektronicznej. Jeżeli adres prowadzenia działalności gospodarczej jest inny niż adres siedziby firmy, trzeba zaznaczyć pole 10 i wypełnić formularz ZUS ZAA.
• VII. ADRES ZAMIESZKANIA PŁATNIKA SKŁADEK – tę część wypełniamy tylko wtedy, gdy adres zamieszkania płatnika jest inny niż adres siedziby wskazany w części VI „Adres siedziby płatnika składek”. Pola od 01 do 08 należy wypełnić tak samo jak w części VI.
• VIII. ADRES DO KORESPONDENCJI PŁATNIKA SKŁADEK – tę część wypełniamy tylko wtedy, gdy wnioskujemy o przekazywanie korespondencji na inny adres niż wskazany w części VI „Adres siedziby płatnika składek”. Pola od 01 do 10 należy wypełnić tak samo jak w części VI.
• IX. DANE O BIURZE RACHUNKOWYM – tę część wypełniamy tylko wtedy, gdy dokumentację finansowo-księgową płatnika składek prowadzi biuro rachunkowe. Wówczas w polu 01 wpisujemy NIP takiego biura, w polu 02 jego REGON, a w polu 03 nazwę skróconą biura rachunkowego.
• X. OŚWIADCZENIE PŁATNIKA SKŁADEK – w polu 01 wpisujemy datę wypełnienia formularza, w polu 02 płatnik składa swój podpis, w polu 03 przystawiamy pieczątkę płatnika składek.

ZUS ZBA

Kolejnym ważnym drukiem przy zgłaszaniu przedsiębiorcy do ubezpieczeń społecznych jest ZUS ZBA. Formularz ten służy przekazaniu informacji o numerach rachunków bankowych płatnika składek. Zasada składania tego wniosku jest taka sama jak w przypadku ZUS ZFA – jest on automatycznie przesyłany do ZUS-u przez system CEIDG, jeśli przedsiębiorca rejestruje się jako jednoosobowa działalność gospodarcza. W przypadku przedsiębiorstwa wpisanego do KRS druk ZUS ZBA musi zostać przesłany do ZUS-u samodzielnie – dotyczy to także wszelkiego rodzaju korekt i zmian w zakresie rachunku bankowego płatnika.

Sprawdźmy, jak prawidłowo wypełnić formularz ZUS ZBA:

• I. Dane organizacyjne – płatnik nie ma obowiązku wypełniać tej sekcji, robi to za niego ZUS.
• II. Dane identyfikacyjne płatnika składek – w tej części należy podać dane identyczne z tymi, które zostały zgłoszone poprzez druki ZUS ZPA, ZUS ZFA lub w CEIDG-1. W przypadku dokonywania zmiany lub korekty podajemy informacje takie samej jak te ujawnione w sekcji III druku ZUS ZIPA lub we wniosku CEIDG-1. Pola 03-05 oraz 07-09 powinny być wypełnione przez płatników będącym osobami fizycznymi.
• III-VIII. Informacja o rachunku bankowym płatnika składek – w polu 01 wskazujemy cel składania druku, tj. wpisujemy cyfrę 1, gdy zgłaszamy nowy rachunek bankowy albo cyfrę 2, gdy zgłaszamy zamknięcie poprzednio zgłoszonego rachunku. W polu 02 umieszczamy numeru rachunku bankowego zgłaszającego. Kolejne sekcje należy wypełnić analogicznie do sekcji III.
• IX. Oświadczenie płatnika składek – jest to część przeznaczona na oświadczenie płatnika, że podane przez niego dane są zgodne ze stanem faktycznym i prawnym. Formularz zawiera tutaj pouczenie odnośnie do odpowiedzialności karnej za zeznanie nieprawdy lub zatajenie prawdy.
• X. Adnotacje ZUS – płatnik nie ma obowiązku wypełniać tej sekcji, robi to za niego ZUS.

Podsumowanie

Deklaracje ZUS ZFA oraz ZUS ZBA są drukami informacyjnymi dotyczącymi danych płatnika składek oraz posiadanych przez niego rachunków bankowych. Za ich pośrednictwem dokonuje się nie tylko zgłoszeń do ZUS-u, ale także zmian lub korekt w uprzednio złożonych deklaracjach. W przypadku przedsiębiorców wpisywanych do CEIDG nie ma obowiązku odrębnego wypełniania i dostarczania ZUS ZFA lub ZUS ZBA do ZUS-u, ponieważ odbywa się to poprzez system CEIDG. Przedsiębiorcy, którzy są wpisani do innych rejestrów (KRS lub zagranicznych), muszą wypełnić i dostarczyć te druki do ZUS-u samodzielnie – osobiście, listem poleconym albo za pośrednictwem platformy PUE ZUS.