Poradnik Przedsiębiorcy

Czy zaległość w ZUS można rozłożyć na raty?

Płatnik składek ZUS z uwagi na przejściowe trudności gospodarcze ma możliwość ubiegania się o rozłożenie zaległości na raty. W tym celu konieczne jest przede wszystkim złożenie przez dłużnika wniosku, w którym uwzględni propozycje spłaty zobowiązania. ZUS w odpowiedzi może wyrazić zgodę na spłatę w poszczególnych transzach, określając ich harmonogram spłaty. Przeczytaj artykuł i dowiedz się więcej, jak prawidłowo rozłożyć zaległość w ZUS na raty!

Zaległość w ZUS i rozłożenie jej na raty a korzyści 

Składki należne, które ZUS zgodzi się rozłożyć na raty, nie będą tytułem naliczania odsetek za zwłokę w płatności. Koszt spłaty zobowiązania nie będzie więc rósł bezpośrednio z przeciągającym się terminem spłaty. Oczywiście odsetki nie będą naliczane wyłącznie wówczas, gdy przedsiębiorca będzie się stosował do harmonogramu rat określonego przez ZUS. Uzyskując zgodę na ratalną spłatę zadłużenia, przedsiębiorca nie będzie narażony na dochodzenie należności w trybie egzekucji.

Czy wszystkie zaległości w ZUS mogą zostać rozłożone na raty?

Jeżeli przedsiębiorca opłaca składki wyłącznie za siebie, całość zaległych składek (społeczne, zdrowotne, fundusz pracy i fundusz emerytur pomostowych) może podlegać rozłożeniu na raty. Jeżeli firma zatrudnia pracowników, rozłożeniu na raty podlegają składki na:

  • ubezpieczenia społeczne - z wyłączeniem kwot odpowiadających wysokości składki na ubezpieczenie emerytalne za zatrudnionych pracowników lub innych ubezpieczonych niebędących płatnikami składek na własne ubezpieczenia (np. zleceniobiorców, nakładców).

Rozłożeniu na raty będą podlegały również odsetki za zwłokę naliczone do dnia złożenia wniosku wraz z ewentualnie wymierzoną dodatkową opłatą oraz kosztami upomnienia.

Jakie warunki musi spełnić płatnik aby zaległość w ZUS mogła zostać rozłożona na raty?

Przede wszystkim konieczne jest samo zgłoszenie informujące Zakład Ubezpieczeń Społecznych o potrzebie rozłożenia w terminie płatności za zaległe składki. Płatnik musi również wskazać, z jakiego rodzaju pomocy chce skorzystać w związku z odroczeniem terminu płatności, czy będzie to:

  • pomoc de minimis, czy

  • pomoc indywidualna przeznaczona na restrukturyzację, czy

  • pomoc indywidualna przeznaczona na naprawę szkód wyrządzonych przez klęski żywiołowe lub inne nadzwyczajne zdarzenia.

Wniosek przedsiębiorcy powinien zawierać uzasadnienie mówiące, z jakich przyczyn pomocne byłoby odroczenie płatności w czasie. Należy w nim określić również proponowany okres spłaty (liczbę rat) lub wysokość miesięcznej kwoty raty. Przy ustalaniu wstępnego harmonogramu przedsiębiorca powinien mieć na uwadze, iż mimo że po otrzymaniu zgody na spłatę ratalną zaległych składek nie są naliczane odsetki, to do każdej z rat naliczana jest tzw. opłata prolongacyjna.

Do wniosku przedsiębiorca załącza dokumentację potwierdzającą zasadność udzielenia ulgi, a także dokumenty, które potwierdzą faktyczne możliwości płatnicze przedsiębiorcy i kondycję finansową przedsiębiorstwa. Dokumenty powinny być przedstawione w formie oryginałów. Można również złożyć kopie, z tym że konieczne jest wówczas przedstawienie oryginałów, aby pracownik ZUS-u mógł dokonać poświadczenia zgodności z oryginałem.

Przykładowe dokumenty, jakie mogą stanowić załącznik wniosku to:

  • Wpis do ewidencji działalności gospodarczej,

  • Decyzja o wykreśleniu z ewidencji działalności gospodarczej, w przypadku zakończenia prowadzenia działalności gospodarczej,

  • Oświadczenie o terminowości uiszczania opłat przez nabywców,

  • Oświadczenie o szacunkowej wartości zobowiązań firmowych,

  • Deklaracje podatkowe (ostateczne za ubiegły rok i zaliczkowe za bieżący),

  • Zaświadczenie z urzędu skarbowego o niezaleganiu lub zaleganiu z podatkami,

  • Harmonogramy spłaty kredytu bankowego bądź zadłużeń realizowanych wobec innych podmiotów, np. wobec urzędu skarbowego,

  • Wszelkie dokumenty dotyczące bieżących wydatków, np. wydatki na leki oraz leczenie.

Dodatkowym warunkiem otrzymania zgody na płatność zaległości w ZUS w kolejnych transzach jest uiszczenie obowiązkowych składek za pracowników - tych które nie podlegają rozłożeniu na raty.

Jak złożyć wniosek dotyczący zaległości w ZUS?

Wniosek w formie pisemnej przedsiębiorca może złożyć osobiście w placówce lub za pośrednictwem poczty. Wniosek o rozłożenie na raty zaległość w ZUS można również przesłać elektronicznie za pośrednictwem Elektronicznego Urzędu Podawczego lub platformy ePUAP, z tym że elektroniczna wysyłka wymaga elektronicznego podpisu kwalifikowanego lub posiadania profilu zaufanego.

Zaległość w ZUS a termin rozpatrywania wniosku

Wniosek rozpatrywany jest w terminie 14 dni od dnia skompletowania dokumentacji niezbędnej do rozpatrzenia sprawy i nie później niż w terminie dwóch miesięcy od dnia wpływu wniosku. Jeżeli ZUS wyda odpowiedź pozytywną, podpisywana jest z przedsiębiorcą umowa cywilno-prawna, w której określony jest m.in. harmonogram spłaty zadłużenia z tytułu składek.

Sytuacja finansowa firmy a zmiana umowy

Jeżeli w trakcie trwania umowy sytuacja finansowa firmy ulegnie zmianie, przedsiębiorca ma prawo wystąpić z wnioskiem o zmianę warunków umowy odnośnie:

  • zmiany terminu płatności rat lub ich wysokości;

  • skrócenia lub wydłużenia okresu spłaty należności.

Zmiana warunków ujmowana jest za zgodą ZUS-u w aneksie do umowy pierwotnej.

Przedsiębiorca, który znalazł się w trudnej sytuacji finansowej, a zalega z opłatami za składki ZUS, może więc ubiegać się o rozłożenie zadłużenia na raty. Musi jednak pamiętać, że w sytuacji gdy zatrudnia pracowników, nie wszystkie składki podlegają rozłożeniu w terminie. Podpisując umowę z ZUS-em, należy również mieć na uwadze, że bieżące składki, których nie dotyczy umowa rozłożenia na raty, przedsiębiorca zobowiązany jest opłacać w ustawowym terminie.  

Jak rozliczyć odsetki karne za zaległość w ZUS?

Jeśli przedsiębiorca nie opłaca w terminie składek ZUS, musi liczyć się również z doliczaniem do składek karnych odsetek. Kwestię tę reguluje art. 51 par. 1 Ordynacji podatkowej. W związku z tym, kiedy opłacamy zaległość w ZUS, zgodnie z harmonogramem część wpłaconej kwoty stanowią zaległe składki, a drugą część karne odsetki. Niestety karnych odsetek przedsiębiorca nie może zaliczyć do swoich kosztów uzyskania przychodu, a wskazuje na to art. 23 ust. 1 pkt 18. ustawy o PIT: Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odsetek za zwłokę z tytułu nieterminowych wpłat należności budżetowych i innych należności, do których stosuje się przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa.

W związku z powyższym wysokość odsetek karnych nie może być ujęta w KPiR w wydatkach.