Poradnik Przedsiębiorcy

Zasady ustalania składek ubezpieczeniowych i ulgi w ich spłacaniu

Składki ZUS są nieodłącznym elementem prowadzenia działalności czy zatrudnienia pracowników. To, czy dane ubezpieczenie jest obowiązkowe, czy dobrowolne w głównej mierze zależy od posiadanego tytułu do ubezpieczenia. Można rozróżnić wiele przypadków. Jakie są zasady ustalania składek ubezpieczeniowych? Postaramy się odpowiedzieć na to pytanie w artykule.

Zasady ustalania składek ubezpieczeniowych pracowników

Nie ma wątpliwości, jeśli chodzi o składki odprowadzane  z umowy o pracę - każdy pracownik powinien być obowiązkowo objęty ubezpieczeniem emerytalnym, rentowym, chorobowym, wypadkowym i zdrowotnym od dnia rozpoczęcia stosunku pracy. Nie można tutaj bowiem dokonać wyboru, nawet w przypadku, gdy osoba taka posiada dodatkowy tytuł do ubezpieczenia.

Ważne!

Wyjątkiem jest umowa o pracę z osobą współpracującą, która w takiej sytuacji podlega ubezpieczeniom na takich samych zasadach jak przedsiębiorca.

Podstawę wymiaru składek stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Do tej podstawy nie wlicza się wynagrodzenia za okres niezdolności pracownika do pracy oraz zasiłków z ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego.

Ważne!

Zawarcie dwóch umów z tym samym pracownikiem powoduje konieczność odprowadzania składek z każdej z nich.

Zasady ustalania składek ubezpieczeniowych zleceniobiorców

W 2016 roku wprowadzono wiele istotnych zmian odnośnie do zasad podlegania ubezpieczeniom osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenie. W tym przypadku do opłacania składek na ubezpieczenia społeczne (prócz dobrowolnego chorobowego) zobowiązane są:

  • osoby nieposiadające innego tytułu do ubezpieczenia,

  • osoby, których pensja z równolegle zawartych umów zlecenie lub umowy o pracę nie przekracza poziomu minimalnego wynagrodzenia,

  • osoby prowadzące własną działalność i opłacają z tego tytułu składki w preferencyjnej wysokości,

  • osoby spełniające warunki do uznania za osobę współpracującą, a pomimo tego zawarto z nią umowę zlecenie (o ile nie osiąga przychodów przekraczających minimalne wynagrodzenie z innych tytułów),

  • emeryci i renciści.

Z kolei wyłącznie ubezpieczenie zdrowotne mogą opłacać osoby, które:

  • osiągają przychody z tytułu równolegle zawartych umów zlecenie lub umowy o pracę przewyższające minimalne wynagrodzenie,

  • prowadzą działalność i odprowadzają z tego tytułu składki w standardowej wysokości.

Ważne!

Umowa cywilnoprawna zawarta z własnym pracownikiem rodzi takie same skutki w oskładkowaniu jak umowa o pracę. Pracownik podlega obowiązkowo wszystkim ubezpieczeniom, łącznie z ubezpieczeniem chorobowym, które w tym przypadku nie jest dobrowolne.

Jednakże nie każda umowa zlecenie musi być oskładkowana. Jedynym wyjątkiem spośród zleceniobiorców jest osoba posiadająca status studenta, która nie ukończyła 26. roku życia. Zawierając umowę z taką osobą, nie trzeba odprowadzać żadnych składek.

Zasady ustalania składek ubezpieczeniowych przedsiębiorców

Przedsiębiorcy są zobowiązani do opłacania składek ZUS z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej. Właściciele firm są zobowiązani naliczać składki od podstawy wymiaru nie niższej niż:

  • 60% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia rocznego limitu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe (w 2016 roku - 2433,00 zł),

  • 30% kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę przez okres 24 pierwszych miesięcy wykonywania działalności gospodarczej (w 2016 roku - 555 zł) - w przypadku opłacania preferencyjnych składek ZUS.

Ważne!

Do każdego ze wspólników spółek cywilnych, jawnych i partnerskich stosuje się takie same zasady podlegania ubezpieczeniom oraz ustalania podstawy wymiaru składek na te ubezpieczenia jak dla osób, które samodzielnie prowadzą działalność gospodarczą.

Podstawy te dotyczą ubezpieczeń społecznych. Kwota, od której nalicza się składkę na ubezpieczenie zdrowotne, stanowi 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw IV kwartału roku ubiegłego. Minimalna podstawa wymiaru składki zdrowotnej w 2016 roku wynosi 3210,60 zł.

Przedsiębiorcy, nieposiadający innego tytułu ubezpieczenia lub których przychód z tych tytułów (podlegający oskładkowaniu) nie jest równy minimalnemu wynagrodzeniu za pracę, obowiązkowo są objęci wszystkimi ubezpieczeniami (prócz dobrowolnego chorobowego). Osoby prowadzące działalność i odprowadzające składki z tytułu zatrudnienia od 1850 zł podlegają wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu. Emeryci i renciści z tytułu prowadzenia działalności obligatoryjnie odprowadzają wyłącznie składkę na ubezpieczenie zdrowotne.

Ważne!

Osoba, która prowadzi działalność gospodarczą i zawarła umowę cywilnoprawną, powinna zwrócić uwagę, czy świadczone w ramach tej umowy prace mają charakter czynności wykonywanych w związku z prowadzoną działalnością. W tej sytuacji bowiem przedsiębiorca nie podlega ubezpieczeniom z tytułu zawarcia takiej umowy, a wyłącznie z tytułu prowadzenia firmy. Wówczas po wykonaniu umówionych czynności zleceniodawca nie wystawia rachunku do umowy, a fakturę.

Zasady ustalania składek ubezpieczeniowych wykonawców

Co do zasady, zawarcie umowy o dzieło nie powoduje konieczności naliczania od niej składek, istnieje jednak wyjątek. Dotyczy to osoby, która jednocześnie jest zatrudniona w tej samej firmie na podstawie stosunku pracy. Umowa cywilnoprawna zawarta z własnym pracownikiem zawsze rodzi takie same obowiązki wobec ZUS jak umowa o pracę.

Zasady ustalania składek ubezpieczeniowych osób przebywających na urlopach macierzyńskich i wychowawczych

Osoby przebywające na urlopach wychowawczych lub pobierające zasiłek macierzyński podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym. Warunkiem jest, aby nie miały ustalonego prawa do emerytury lub renty albo innych tytułów rodzących obowiązek ubezpieczeń społecznych. Obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu podlegają jedynie osoby, które korzystają z urlopu wychowawczego i nie mają prawa do ubezpieczenia na podstawie innego tytułu.

Ważne!

Osoba prowadząca działalność ma obowiązek oprowadzania podczas pobierania zasiłku macierzyńskiego składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Ulgi w spłatach zaległych składek

Czasami zdarza się, że płatnicy nie posiadają środków do opłacenia składek ubezpieczeniowych. W niektórych przypadkach ZUS może zastosować ulgę w spłacie zaległych składek.

Ważne!

Wniosek o zastosowanie którejkolwiek z poniżej wymienionych ulg można złożyć on-line za pośrednictwem platformy PUE ZUS.

Umorzenie zobowiązań składkowych

Umorzenie to wyraz ostatecznej rezygnacji z możliwości odzyskania należności z tytułu nieopłaconych składek od płatników zobowiązanych do ich uregulowania. Jednakże  takie rozwiązanie ma charakter wyjątkowy, gdyż terminowe opłacanie należnych składek jest obowiązkiem płatników.

Co do zasady, anulacji podlegają wyłącznie składki finansowane przez przedsiębiorcę - jeśli nieregulowanie zobowiązań jest przyczyną problemów finansowych, umorzeniu mogą ulec wyłącznie składki, które należne są za samego przedsiębiorcę. Z kolei, gdy ZUS uzna te należności za nieściągalne, wówczas uchylone zostaną również składki za pracowników, jednak wyłącznie w części finansowanej przez pracodawcę.

Płatnik w celu umorzenia zaległych składek powinien złożyć odpowiedni wniosek do ZUS, w którym muszą znajdować się:

  • dane wnioskodawcy,

  • dane adresata,

  • przedmiot wniosku,

  • uzasadnienie.

Odroczenie terminu płatności składek

Odroczenie terminu płatności to nic innego jak rozłożenie spłaty należności w ustalonym z ZUS-em terminie bez konsekwencji ich dochodzenia w trybie egzekucji. Polega to na tym, że nie są podejmowane czynności egzekucyjne wobec należności, których termin zapłaty został odroczony, nie nalicza się odsetek za zwłokę, jednakże w zamian pobiera się opłatę prolongacyjną. Opłata ta jest naliczana od następnego dnia po ustawowym dniu wymagalności składki do dnia odroczenia włącznie, w wysokości 50% stawki odsetek za zwłokę obowiązującej w dniu podpisania umowy.

Przedsiębiorca może wnioskować o odroczenie terminu płatności - zarówno składek finansowanych z własnych środków, jak i przez ubezpieczonych niebędących płatnikami składek. Wniosek o odroczenie terminu płatności składek musi być bardzo dobrze umotywowany. Wydłużenie spłaty zobowiązań składkowych jest bowiem rozwiązaniem o charakterze wyjątkowym.

Rozłożenie spłaty należności na raty

Dzięki układowi ratalnemu płatnik ma możliwość uregulowania zobowiązań wobec ZUS w okresie późniejszym zgodnie z ustalonym harmonogramem spłaty. Rozłożeniu na raty podlega całość zadłużenia, czyli będą to nie tylko składki finansowane ze środków pracodawcy, ale też te potrącane z wynagrodzenia pracownika.

Tak jak w przy poprzednich ulgach, aby zawrzeć układ ratalny, płatnik musi wystąpić z odpowiednim wnioskiem do ZUS. Wniosek ten powinien wskazywać, że rozłożenie zobowiązań na raty jest uzasadnione szczególnymi okolicznościami, przez które przedsiębiorca nie jest w stanie uregulować należnych kwot jednorazowo.

Uwzględnienie wniosku o ulgę w formie ratalnej spłaty zadłużenia powoduje, że odsetki za zwłokę nie są naliczane od dnia następnego po dniu wpływu wniosku w tej sprawie. Natomiast od każdej raty ZUS będzie naliczać opłatę prolongacyjną w wysokości 50% stawki odsetek za zwłokę obowiązującej w dniu podpisania umowy.