W obrocie gospodarczym zdarzają się sytuacje, kiedy to sprzedawca zobowiązany jest wystawić fakturę korygującą. Sposób postępowania w odniesieniu do podatku VAT w takim wypadku zależy od tego, czy zadaniem korekty jest stwierdzenie podwyższenia podstawy opodatkowania lub samej kwoty podatku, czy też ich zmniejszenie. W tym pierwszym wypadku fakturę taką należy ująć wstecz w okresie, w którym zdarzenie gospodarcze potwierdzone dokumentem pierwotnym miało miejsce. W przypadku obniżek – ich ujęcie może następować na bieżąco, pod warunkiem jednak uzyskania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez kontrahenta.
Potwierdzenie otrzymania faktury korygującej a VAT
Zasada ogólna reguluje, że podatnik może dokonać obniżenia podstawy opodatkowania VAT pod warunkiem posiadania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę, dla którego ją wystawiono. Ważne jest, by sprzedawca pozyskał je przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury. Uzyskanie potwierdzenia po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia korekty faktury za okres, w którym potwierdzenie to otrzymano.
Jaka forma potwierdzenia?
Nie zostało uregulowane prawnie, jaką formę powinno przyjąć potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi, dlatego też w praktyce stosuje się różne metody. Przedsiębiorcy najczęściej wykorzystują:
podpis nabywcy bezpośrednio na wystawionej korekcie,
faks z podpisem na korekcie,
przesyłany wiadomością e-mail skan faktury korygującej z podpisem nabywcy,
pocztowe potwierdzenie odbioru,
akceptację drogą elektroniczną, czyli wiadomość e-mail wysłana bezpośrednio przez odbiorcę.
Jak wynika z powyższego, potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez kontrahenta nie musi mieć formy wyłącznie przesyłki poleconej ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Organy podatkowe dopuszczają również elektroniczne potwierdzanie otrzymania faktury korygującej przesłanej wiadomością e-mail, czego dowodem jest stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie przedstawione w interpretacji indywidualnej z 18 października 2013 roku (sygn. akt IPPP1/443-979/13-2/IGo). Stwierdził on, iż prawidłowe jest obniżenie podstawy opodatkowania w przypadku, gdy wystawiający fakturę korygującą otrzyma w odpowiedzi na wiadomość zawierającą fakturę korygującą, automatycznego maila zwrotnego o ustalonej treści lub gdy otrzyma automatyczny komunikat zwrotny o ustalonej treści, informujący o odczytaniu dokumentu przez nabywcę.
Jak widać, potwierdzenie otrzymania faktury korygującej nie musi przybierać wyłącznie form tradycyjnych - papierowych, ale dopuszczalne są również informacje przesłane wiadomością e-mail, nawet wówczas, gdy stanowią one automatyczną odpowiedź generowaną przez pocztę elektroniczną.
