Poradnik Przedsiębiorcy

Zaświadczenie o niezaleganiu w opłacie składek ZUS

Zaświadczenie o niezaleganiu w opłacie składek ZUS może być potrzebne przedsiębiorcy na przykład w celu uzyskania kredytu, rozliczenia się z urzędem pracy z otrzymanej dotacji lub przy udziale w przetargach. ZUS wydaje zaświadczenie o niezaleganiu w składkach ubezpieczeniowych na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych po złożeniu przez płatnika wniosku. Wydanie takiego dokumentu stwierdza fakt braku zaległości w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych na dzień wydania zaświadczenia. Stan rozliczeń jest ustalany na podstawie aktualnie zaksięgowanych na koncie płatnika danych z prawidłowo wypełnionych i przekazanych deklaracji rozliczeniowych, jak również dokonanych przez płatnika wpłat składek.

Wniosek o wydanie zaświadczenia

Zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek wydawane jest przez właściwą dla płatnika Terenową Jednostkę Organizacyjną ZUS po uprzednim złożeniu wniosku. Formularz wniosku ZUS-EWN można otrzymać w każdym oddziale ZUS, jest on także dostępny na stronie internetowej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Jego wypełnienie nie jest trudne - we wniosku należy podać:

  • oddział ZUS, do którego składane jest pismo,

  • dane płatnika składek:

    • numer NIP i REGON,

    • numer PESEL oraz numer i serię dowodu osobistego lub paszportu,

    • nazwę skróconą oraz pełną,

    • imię i nazwisko oraz datę urodzenia,

    • adres płatnika składek lub jego siedziby,

  • cel wydania zaświadczenia (czyli do czego będzie wykorzystane)

  • datę wydania ostatniego zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek

  • informację o formie odbioru zaświadczenia (odbiór osobisty lub wysyłka pocztą)

  • liczbę potrzebnych egzemplarzy.

Wniosek należy opatrzyć miejscowością oraz datą, a następnie podpisać. W przypadku odbioru wniosku w imieniu płatnika składek przez inną osobę, konieczne jest sporządzenie dla niej imiennego upoważnienia. Należy pamiętać, by przy odbiorze zaświadczenia posiadać przy sobie dokument potwierdzający tożsamość, zarówno w przypadku odbioru osobistego, jak i odbioru przez osobę upoważnioną.

Wniosek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek płatnik może złożyć we właściwym oddziale ZUS, wysłać listem poleconym lub skorzystać z możliwości złożenia wniosku za pośrednictwem konta płatnika na portalu Platformy Usług Elektronicznych, należącej do ZUS. Również w przypadku odbioru dokumentu istnieje możliwość wydania go w formie elektronicznej. Takie zaświadczenie jest opatrzone podpisem kwalifikowanym osoby uprawnionej do jego wydania. Wymogiem otrzymania zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek w postaci elektronicznej w formie pliku .xml jest posiadanie konta na Platformie Usług Elektronicznych oraz złożenie dyspozycji otrzymania dokumentu w takiej formie na wniosku przekazanym do ZUS.

Termin wydania zaświadczenia

Zakład Ubezpieczeń Społecznych powinien wydać zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek w terminie 7 dni od daty wpływu wniosku do oddziału. W momencie zajścia przyczyn uniemożliwiających wydanie zaświadczenia (na przykład błędy w złożonych dokumentach rozliczeniowych, zaległości w opłacaniu składek) terenowa jednostka

organizacyjna ZUS wydaje płatnikowi składek decyzję o odmowie wydania zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek. Jeżeli płatnik nie zgadza się z otrzymaną decyzją odmawiającą wydania zaświadczenia, ma prawo odwołania się od decyzji do sądu.

Potwierdzenie autentyczności zaświadczenia

ZUS uruchomił usługę umożliwiającą potwierdzenie autentyczności zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek. W celu poświadczenia autentyczności wydanego zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek należy na stronie https://ssl.zus.pl/zn/ podać:

  • numer zaświadczenia,
  • identyfikator płatnika i jego typ,
  • datę wydania zaświadczenia.

Po wprowadzeniu danych, należy kliknąć opcję “szukaj” i czekać na potwierdzenie faktu wydania przez ZUS zaświadczenia lub ukaże się informacja o braku takiego zaświadczenia w ewidencji ZUS.